Ammattilaisten kirjeen ja sähköpostin kirjoittamista koskevat ohjeet

Mikä on paras tapa kirjoittaa ammatillinen kirje - paperilla tai sähköpostilla? Yksi ei todellakaan ole parempi kuin toinen. Joissakin tapauksissa on järkevää viestiä sähköpostitse ja joskus saatat joutua lähettämään perinteisen kirjoitetun, painetun ja allekirjoitetun kirjeen. Riippumatta siitä, mitä valitset, on tärkeää noudattaa parhaita ammatillisia kirjeen ja sähköpostin kirjoittamista ja muotoilua koskevia ohjeita.

Sähköposti on nopeampi ja helpompi, mutta jotkut sähköpostiviestit eivät koskaan avaudu, ja riippuen siitä, kuka kirjoitat ja miksi kirjoitat, saatat joutua lähettämään kirjoitetun ja allekirjoitetun kirjeen tai jopa lähettämään sen verkossa.

Valitsemasi viestin tyyppi riippuu siitä, kenen kanssa olet yhteydessä, ja kirjeenvaihdon tarkoituksesta.

Ammattilaisten kirjeen ja sähköpostin kirjoittamista koskevat ohjeet

Kaikissa hyvin kirjoitetuissa kirjeissä on useita osia. Kunkin jakson tiedot ja yleinen muoto riippuvat siitä, lähetätkö kirjoitetun kirjeen tai sähköpostiviestin.

On tärkeää, että tiedät kirjeen eri osat ja mitä pitäisi luetella kussakin. Sinun on myös tiedettävä, miten voit kirjoittaa ja kirjoittaa sekä kirjoitettuja että sähköpostiviestejä. Kirjeen eri osat ovat seuraavat:

• Yhteystiedot
• Tervehdys (tervehdys)
• Kirjain
• Sulkeminen
• Allekirjoitus

Yhteystiedot

Yhteystietojesi lisääminen on erilainen sen mukaan, miten lähetät kirjeen. Sähköpostiviestissä yhteystietosi ovat viestin lopussa, kun taas kirjallisessa kirjeessä yhteystietosi ovat sivun yläreunassa. Tässä on, mitä haluat sisällyttää yhteystietosi osioon, sekä näytteitä sekä kirjoitetuille kirjaimille että sähköposteille.

Tervehdys

Tervehdys on kirjeenne tervehdysosa, jossa on jotain "Dear Mr. Petersonia" tai "Kenelle se voi koskea." Tässä on luettelo kirjeistä tervehdysesimerkkejä, jotka toimivat hyvin ammattimaisessa kirjeenvaihdossa.

Kirjain

Kirjeessäsi on useita kohtia. Ensimmäisessä kohdassa olisi oltava johdanto ja lyhyt selitys kirjoittamisesi syystä. Toisessa kappaleessa (ja seuraavissa kohdissa) on syytä selittää lisää syitäsi. Viimeisessä kappaleessa on joko pyydettävä lukijalta toimia, jos pyydät jotain, tai ilmoita, miten seuraat. Varmista, että kirjeen tarkoitus on selkeä. Lukijan on tiedettävä, mitä pyydät ja miten he voivat auttaa sinua.

Jos tarjoat palveluita tai apua, varmista, että on selvää, mitä voit tarjota.

Sulkeminen

Kirje on suljettu termillä "Best regards" tai "Sincerely", jota seuraa pilkku, sitten allekirjoitus, jos lähetät kirjoitetun kirjeen.Jos lähetät sähköpostiviestin, kirjoita nimesi sulkemisen jälkeen. Seuraavassa on luettelo kirjeiden sulkemisesta, jotka ovat sopivia yritysten ja työhön liittyvän kirjeenvaihdon kannalta.

Allekirjoitus

Kirjeesi viimeistely on allekirjoitus, joka sisältää sähköpostiviestissäsi yhteystietosi. Voit allekirjoittaa kirjeen ja määrittää ja allekirjoittaa allekirjoituksen.

Miten osoitetaan kirje

On tärkeää ottaa yhteyttä henkilöön, jonka kirjoitat, virallisesti, ellet tiedä niitä hyvin. Seuraavassa kerrotaan, miten voit lähettää kirjeen, joka sisältää yleisiä tietoja, joita voit käyttää, jos sinulla ei ole yhteyshenkilöä yrityksessä.

Kirjeenvaihdon alustaminen

Nyt kun sinulla on kaikki tiedot, joita tarvitset viestiin sisällyttämiseksi, tarkista kirjaimien ja sähköpostiviestien standardimuoto.

Kirjeen kirjoitusohjeet

Seuraava vaihe on kirjeen kiillotus. Kappaleiden ja sivun ylä- ja alareunan välillä on oltava runsaasti tilaa. Haluat myös valita luettavan, ammattimaisen tyylin ja fontin koon. Mitä sanot riippuu syystä, jonka kirjoitat, joten varmista, että räätälöität kirjeenne henkilökohtaiseen ja ammatilliseen tilanteeseesi. Seuraavassa on vaiheittaiset oppaat, joiden avulla voit kirjoittaa useita erilaisia ​​kirjeitä, mukaan lukien sivumarginaalit, fontit, välilyönnit ja yksityiskohtaiset tiedot siitä, mitä sisällyttää, sekä esimerkkejä jokaisesta:

• Miten kirjoittaa kirjeen
• Kannen kirjeen kirjoittaminen
• Työhakemuksen kirjoittaminen
• Viitekirjan kirjoittaminen
• Miten kirjoitetaan eron kirjain
• Miten kirjoittaa kiitoskirje
• LinkedIn-viestin ja kutsun ohjeet
• Ammattimaiset sähköpostiviestien ohjeet

Esimerkkejä ja malleja

Mallin käyttäminen on loistava tapa aloittaa oma kirjeen tai sähköpostiviestin, koska aloitat perusmuotoon. Täytä tietosi vain kirjeen asianmukaiseen osaan.

Esimerkkien tarkasteleminen on hyödyllistä myös siksi, että saat ideoita, mitä sanoa omassa kirjeenvaihdossasi.

• Kirjeinäytteet:Tarkista nämä kirjalliset kirjeinäytteet, mukaan lukien liikekirjeet, kirjekuoret, haastattelukirjeet, seurantakirjeet, työn vastaanotto- ja hylkäyskirjeet, eroamiskirjeet, arvostuskirjeet, liikekirjeet ja lisää kirjeinäytteitä ja malleja.
• Sähköpostiviestien esimerkit:Näihin sähköpostiesimerkkeihin kuuluvat työllisyys, työnhaku- ja yritysviestien esimerkit sekä sähköpostimallit, muotoiltujen viestien esimerkit ja aihealue sekä tervehdykset ja allekirjoitusesimerkit.

Oikoluku ja oikeinkirjoituksen tarkistus

Lopuksi, ennen kuin tulostat tai lähetät kirjeenne tai lähetät sähköpostiviestisi, oikeinkirjoituksen tarkistuksen, kielioppitarkastuksen ja oikolukeman.

Vihje varmistaaksesi, että virheitä ei ole, on lukea se ääneen. Voit huomata virheitä, joita olet lukenut vain lukemalla.