Yhteiset vastaanottajien haastattelukysymykset ja parhaat vastaukset

Monissa organisaatioissa vastaanottovirkailijat ovat yrityksen kasvot. Jokainen uusi asiakas, työnhakija, työntekijä tai kolmannen osapuolen myyjä läpäisee tai kirjautuu sisään vastaanottovirkailijalle, joten työnantajat ovat innokkaita löytämään jonkun, joka on vastuullinen, ystävällinen ja rauhallinen.

10 tyypillisiä kysymyksiä, jotka on esitetty vastaanottajahaastattelussa

Täältä löydät usein kysyttyjä kysymyksiä vastaanottovirkailijoille, otosvastauksia ja vinkkejä, mitä sanoa haastattelun aikana.

1:53

Katso nyt: Miten vastata 4 Yhteistä vastaanotto-haastattelukysymystä

1. Mitä teet, jotta pysyt nopeassa työympäristössä?

Mitä he haluavat tietää: Haastattelijasi haluaa olla varma, että voit pysyä mukana. Miten teet sen, on todennäköisesti merkityksetöntä, mutta sinulla on oltava selkeä ja luotettava vastaus valmis.

Yksi tärkeimmistä asioista on pitää rauhallinen, koska kiihkeä, korostunut asenne ei ole hyödyllinen eikä myöskään ole hyvä etsiminen minkä tahansa henkilökunnan tai asiakkaiden edessä. Yritän jakaa tehtäviä, jotta olen aina tärkeimmän tehtävän parissa. Yleensä se on jotain, joka liittyy johonkin yhtiön asiakkaista. Lisäksi pidän käynnissä olevaa luetteloa kaikesta, mitä minun tarvitsee tehdä, jotta en laiminlyö mitään tärkeitä tehtäviä.

2. Miten pidät päivittäisen aikataulusi järjestettynä?

Mitä he haluavat tietää: Miten järjestät päiväsi ei ole oikea asia. Tarkoituksena on osoittaa, että olet hyvin organisoitu ja täyttää kaikki tehtävänne pätevästi ja ajoissa.

Aloitan joka päivä tekemällä luettelon kaikesta, mitä tarvitsen. Tarkistan kalenterini kokouksia tai tapaamisia varten, joten voin olla tietoinen niistä ja saada tarvittaessa kattavuutta vastaanotosta. Työssäni viestintä on avainasemassa, joten vastaan ​​jatkuvasti puhelimeen ja tarkistan sähköpostini uusiin pyyntöihin ja päivitän sitten tehtäväluetteloni seurantatehtävissä.

3. Mikä rooli vastaanottovirkailijalla on asiakkaan ensimmäisessä vaikutelmassa organisaatiosta?

Mitä he haluavat tietää: Haastattelijan täytyy olla varma, että ymmärrät kannanne, mutta tämä kysymys voi olla myös kulttuurinen ja koskettaa työnfilosofiaa.

Vastaanottovirkailija voi tehdä suurta vaikutusta - positiivinen tai negatiivinen - asiakkaille. Koska olen yksi ensimmäisistä ihmisistä, joita asiakkaat näkevät, turhauttava tai huono vuorovaikutus voi todella herättää heidän mielipiteensä yrityksestä tai kokeneesta kokemuksesta. Minulle se on samanlainen kuin silloin, kun isäntä tervehtii sinua ravintolassa. Jos ne näyttävät kiihkeiltä tai toimivat rudelysti, se voi tuntea myöhemmin, kuten ruoka ei vain maistu niin herkullisena. Siksi olen aina varma, että tervehdin ihmisiä hymyillen kasvoni edessä ja varmista, että kaikki asiakkaat tuntevat olevansa täysin kiinnostuneita.

4. Kerro minulle aika, jolloin joudut käsittelemään vihaisia ​​asiakkaita tai vieraita joko puhelimitse tai henkilökohtaisesti. Miten hoidit tilanteen?

Mitä he haluavat tietää: Tämä on yksi monista kysymyksistä, joihin saatat kysyä, miten käsittelet stressaavia ja vaikeita olosuhteita. Voit myös kysyä, miten vastasit rikolliseen tai epäeettiseen toimintaan. Ole rehellinen. Älä liioittele ja älä myy itseäsi lyhyeksi.

Lääkärin vastaanottajana olen usein käsitellyt puhelimen turhautuneita potilaita. Kerran nainen oli niin raivoissaan, että laskutusosasto ei ollut kutsunut häntä takaisin samana päivänä, että hän alkoi huutaa minua puhelimessa. Se oli epämiellyttävää! Yritän tehdä näissä tilanteissa ajatusta siitä, kuinka stressaantunut ihminen tuntuu käyttäytyvän tällä tavalla. Muutaman minuutin huutamisen jälkeen sanoin: "Sinun täytyy olla todella turhautunut. Voitteko kertoa lisää siitä, mitä tapahtuu?" Tämä auttoi hidastamaan keskustelua ja vähentämään hänen äänenvoimakkuuttaan. Hän selitti koko tilanteen, ja vakuutin hänelle, että laskutusvelvollemme oli vain päivän ulkopuolella ja että hän olisi yhteydessä. Kerroin myös, että laitan muistiinpanon laskutushenkilön työpöydälle ja pyydän häntä kutsumaan naisen takaisin ensimmäiseksi tehtäväksi. Puhelun loppuun mennessä hän oli paljon rauhallisempi ja pyysi anteeksi hänen aikaisempia ankaria sanojaan.

5. Oletko valmis työskentelemään ylitöitä?

Mitä he haluavat tietää: Jos et halua työskennellä ylitöitä, niin sano. Jos olet valmis tekemään ylitöitä, mutta vain tietyissä rajoissa, sanokaa se myös. Kyllä, on yrityksiä, joissa ylityöt eivät toimi, mikä maksaa sinulle työtä. Mutta sitoumuksen tekeminen, jota et voi pitää tai asettaa itsellesi sellaisessa tilanteessa, jossa sinun täytyy uhrata hyvinvointisi tai perheesi työsi, ei ole hyväksyttävä vaihtoehto. Tarvitset työn, joka vastaa käytettävyyttäsi.

Olen mukava työskennellä ylitöitä muutaman kerran kuukaudessa, niin kauan kuin minulla on etukäteen ilmoitus. Head-upin tekeminen helpottaa suunnitelmien järjestämistä. Kiinnostuneena voin hyvin tehdä samana päivänä ylitöitä myös, mutta haluaisin todella mieluummin päivän huomion.

6. Kuinka monta työntekijää työskenteli viimeisessä toimistossa?

Mitä he haluavat tietää: Haastattelija haluaa tietää, millaista ympäristöä olet työskennellyt, miten se verrataan haastateltavaan yritykseen ja työskenteletkö mielellään pienissä ja / tai suurissa työpaikoissa.

Viimeisessä toimistossa oli viisi työntekijää. Se on tarpeeksi pieni, että aloimme tuntea vähän kuin perhe. Tiedätkö, että kaikki tiesivät, että Martha laskutusosastossa tarvitsi kaksi kupillista kahvia, ennen kuin voit kysyä monimutkaisia ​​kysymyksiä. Ennen tätä toimistoni oli kuitenkin melko suuri - 60 työntekijää. Tunsin oloni mukavaksi molemmissa ympäristöissä, vaikka suuri toimisto oli ensimmäinen kuukausi haastava, koska minun täytyi selvittää, kuka teki mitä, ja mistä puhelut saatiin monella eri vaihtoehdolla.

7. Kuvaile aikaisempia tehtäviäsi hallinnollisena avustajana, sihteerinä tai vastaanottovirkailijana.

Mitä he haluavat tietää: Haastattelija haluaa käydä läpi ne tehtävät, jotka olet luetellut ansioluettelossasi, ja vahvista, että ne sopivat tarjottuun asemaan. Tämä on myös hyvä tilaisuus laajentaa työelämässä korostettuja asioita.

ABC Financialsin vastaanottajana olin ensimmäinen henkilö asiakkaille. Vastasin yleiseen puhelinlinjaan ja vastasin puhelimiin viiden VP: n kanssa. Olin myös vastuussa pakettien vastaanottamisesta ja postin jakamisesta, tervehdyksestä ja asiakkaiden ja toimittajien saattamisesta kokoustiloihin ja yhtiön yleisten tietojen sähköpostiosoitteen pitämisestä. Minulla oli myös paljon hallinnollisia tehtäviä: onnistuin näiden VP: iden kalentereihin, järjestin heidän liikematkansa, ja autoin luomaan ja tarkentamaan PowerPoint-esityksiä ja muita materiaaleja tapahtumiin.

8. Miten asetat etusijalle puhelut, asiakkaat, toimitukset ja muut asiat, jotka on käsiteltävä välittömästi?

Mitä he haluavat tietää: Haastattelijahaluaa tietää, kuinka hyvä olet monitehtävissä, ajan järjestämisessä ja tehtävien priorisoinnissa. Tämä on myös hyvä tilaisuus huomauttaa, miten kohtaat useita painopisteitä ja selität, miten käsittelitte niitä kaikkia.

Monitoiminta on välttämätöntä, kun toimisto on varattu. Aina kun se ei ole töykeä, yritän tehdä muutamia tehtäviä samanaikaisesti. Esimerkiksi voin helposti vastata puheluun allekirjoitettaessa pakettia lähetyshenkilöltä. Kun multitasking ei ole mahdollista, keskityn asiakaskoneisiin ja asiakkaisiin ensisijaisena prioriteettina. Tarvittaessa kysyn jos he voivat antaa minulle minuutin tehdä toisen tehtävän - ja jos asiat ovat todella kiireisiä, yritän soittaa kollegalleni toimittaa minulle kattavuuden.

9. Kuinka vahvat ovat tietokoneesi taidot?

Mitä he haluavat tietää: Haastattelija haluaa sinun vahvistavan, mitkä tietotekniset taidot sinulla on, onko taitotasosi yhteensopiva yrityksen odotusten kanssa ja mitkä ohjelmat ovat miellyttävimmät. Jos mahdollista, on hyvä tutkia, mitä ohjelmia yhtiö käyttää ennen haastattelua.

Minulla on erittäin vahvat tietokonetaidot. Microsoft Office -ohjelman tuntemisen lisäksi käytin myös viimeisimmässä roolissani päivityksiä yrityksen verkkosivuille, joten olen myös tyytyväinen myös WordPressiin. Kun aloitan uuden ohjelman tai sovelluksen käyttämisen, yleensä huomaan, että useimpiin kysymyksiini voidaan vastata online-haulla, vaikka arvostan myös opetusohjelman saamista myös työtoverilta.

10. Kerro minulle asiakaspalvelukokemuksestasi.

Mitä he haluavat tietää: Haastattelija haluaa yleiskuvan asiakkaan palvelukokemuksesta - kuinka monta vuotta, erityisiä esimerkkejä ja mitä taitoja käytät ongelmien ratkaisemiseksi.

Olen työskennellyt asiakaspalvelussa, kun olin teini-ikäinen. Ensimmäinen työni toimi kirjakaupassa, jossa autoin asiakkaita löytämään kirjoja ja joskus kattoi kassakoneen. Korkeakoulun aikana minulla oli myös osa-aikainen vähittäiskauppa, tällä kertaa myymällä vaatteita. Sitten luonnollisesti ABC Companyn vastaanottovirkailijana käsitin myös asiakkaita, vaikka tässä tehtävässä en suoraan myynyt mitään. Minusta tuntuu todella mukavan vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa ja ratkaista heidän ongelmansa riippumatta siitä, löytävätkö he etsimästään kirjasta tai muuttavat kokousaikansa johtajan kanssa.

Vinkkejä vastaanottovirkailijoiden kysymyksiin vastaamiseen

Parhaimmat vastaanottovirkailijat ovat yksityiskohtaisia, organisoituja ja erinomaisia ​​kommunikaattoreita. Siksi ehdokkaiden tulee näkyä valmiina vastaamaan avoimiin haastattelukysymyksiin, jotka arvioivat kokemusta, työympäristön työkalujen tuntemusta, prosessia ja taitosjoukkoa, mukaan lukien työskentely asiakaspalveluun, moniajoihin ja kyky tehdä nopeat ratkaisukutsut.

Tässä tapauksessa haastattelijat eivät välttämättä etsi vastauksia. Sen sijaan he odottavat ehdokkaiden vastaavan tiettyihin esimerkkeihin, joissa kuvataan, miten he käsittelivät aiempia työpaikkatilanteita, ja kysyvät huolellisesti tutkittuja kysymyksiä yrityksen painopisteistä, odotuksista, tavoitteista ja haasteista.

Koska työpaikoilla on yhä enemmän teknisiä saavutuksia, vastaanottovirkailijoilla on oltava myös vahvat tekniset taidot. Sinulla pitäisi olla kokemusta puhelinjärjestelmien ja toimistolaitteiden, kuten tulostimien, kopiokoneiden, skannereiden ja faksilaitteiden, käytöstä (kyllä, silti) tietokoneiden, kuten MS Office- ja toimialakohtaisten ohjelmistojen lisäksi.

7 Kysymyksiä haastattelijalle

Haastattelijat odottavat sinua esittämään kysymyksiä. Seuraavassa on luettelo kysymyksistä, joita voit kysyä haastattelun aikana tai lopussa:

1. Voitteko kertoa minulle lisää tämän työn päivittäisestä vastuusta?
2. Mitä ominaisuuksia etsit yrityksestä, jonka haluat palkata?
3. Mitkä ovat odotuksesi tähän työhön ja miten voit mitata menestystä?
4. Miksi viimeinen henkilö, joka piti tätä työpaikkaa, lähti?
5. Kuka tämän kannan raportoi?
6. Mitä mahdollisuuksia uran etenemiseen on yrityksen kanssa?
7. Tarjoaako yritys työntekijöille koulutusta?

Miten tehdä paras vaikutelma

Vastaanottovirkailija-asemaa voidaan pitää lähtötasona, mutta se voi olla myös ensimmäinen portaiden korottaminen. Mahdollinen työnantaja vedetään luottavaiselle itseluottamukselle. Usein tulet olemaan ensimmäinen henkilö, jonka asiakkaat tai potilaat tapaavat, kun he käyvät ensimmäistä kertaa toimistoon.

Varmista, että ensimmäinen vaikutelma on paras se voi olla. Näin voit valmistautua haastatteluun. Pidä itsellesi aikaa jatkaa aikaa pukeaksesi osan haastattelussa. Jos saat työn, tulet olemaan etulinjan henkilö, ja on tärkeää näyttää työnantajalle ammatillinen kuva.

Jos et ole varma siitä, mitä haastatteluun kannattaa käyttää, tutustu näihin vinkkeihin, miten pukeutua haastatteluun. Jos sekä ansioluettelosi että ammatillinen pukunsa ovat paikallaan, ja olet valmis vastaamaan todennäköisiin kysymyksiin, saat onnistuneen haastattelunne.