Odottamattoman työn hallinta

Sanonta "Mikään ei koskaan mene suunnitellusti" on yhtä tarkka työssä kuin missä tahansa muualla. Kun asiat menevät pieleen, se on usein ilman varoitusta. Jos voisit estää näiden epäonnistumisten tapahtumisen ensinnäkin, tekisit. Vaikka jotkin näistä ongelmista ovat ennustettavissa, useimmat eivät. Siksi on tärkeää tietää, miten pystytään tunnistamaan ja käsittelemään näitä tilanteita heti, kun ne syntyvät. Seuraavassa on muutamia vinkkejä odottamattoman työn hallintaan:

1. Odottaa jotain mennä vikaan, vaikka et tiedä mitä

Pidä aina huolta ongelmista. Kukaan ei halua olla doomsayer, mutta mitä aikaisemmin tunnistat komplikaation, sitä nopeammin voit alkaa ryhtyä toimiin sen korjaamiseksi. Erinomaiset ongelmanratkaisutaidot ovat ratkaisevia, kun käsitellään tällaisia ​​tilanteita. Niihin kuuluu kyky tunnistaa ongelman olemassaolo ja tunnistaa sen syy.

Pieni mishap voi kasvaa suureksi ongelmaksi ja sitten kriisiksi melko nopeasti, ellei välittömästi ryhdytä toimiin. Kun ongelma jätetään huomiotta tai sitä ei tunnisteta, se tulee ajan myötä yhä vaikeammaksi tai jopa mahdottomaksi ratkaista. Hälytys voi säästää yrityksesi vakavilta vaurioilta.

2. Älä paniikkia

Perusintenssi voi olla paniikkia, kun jotain menee pieleen. Adrenaliini alkaa virrata, mikä voi rohkaista sinua toimimaan. Se kuitenkin pilvii myös tuomionne. Kykyäsi pysyä rauhallisena on tärkeä tekijä, kun onnistutte hallitsemaan odottamattomia. Paniikka saa meidät puhaltamaan pieniä komplikaatioita suhteettomasti. Tämä emotionaalinen vaste voisi muuttaa hieman häiriötä mielessäsi valtavaksi kriisiksi.

Ota syvään henkeä ja viettää hetki tai kaksi arvioida tilannetta ja miettiä, mitä sinun pitää tehdä seuraavaksi. Vaikka sinun pitäisi reagoida nopeasti, älä hätäisesti. Tämä johtaa vain siihen, että tehdään virheellisiä päätöksiä ja ryhdytään epätoivottuihin toimiin.

3. Valmistele ratkaisut etukäteen

Vaikka ei ole mahdollista suunnitella jokaista pahinta skenaariota, on strategia mielessä käsitellä asioita, jotka ovat todennäköisimmin väärässä. Esimerkiksi, jos olet vastuussa suuresta konferenssista, jonka organisaatiosi isännöi, olkaa valmis palveluntarjoajalle peruuttamaan viime hetkellä tai äänijärjestelmän toimintahäiriön. Tapahtumaa edeltävänä päivänä vahvista yhteyshenkilön kanssa ja tarkista, että äänijärjestelmä toimii.

Priorisoi suunnittelemalla yleisempiä tapahtumia, ei niitä, jotka ovat epätodennäköisiä. Jos olet huolissasi liian monista asioista väärin, et pysty tekemään työtäsi. Säädä suunnitelmasi epätodennäköisiksi tapahtumiksi. Esimerkiksi, kun et tarvitse suunnitelmaa vastata tammikuun hurrikaaniin, tarvitset heitä heinäkuussa.

4. Käytä kriittisiä ajattelutapojasi

Hyvien ongelmanratkaisutekniikoiden lisäksi erinomaiset kriittisen ajattelun taidot ovat välttämättömiä myös odottamattomien töiden hallinnassa. Ota järjestelmällinen lähestymistapa ratkaisemaan sekä pieniä komplikaatioita että merkittäviä kriisejä. Vaikka nopea toiminta on välttämätöntä, vie aikaa löytää muutamia vaihtoehtoisia ratkaisuja. Arvioi sitten ne ennen kuin valitset sen, jonka valitset parhaiten. Tarvittaessa saat tietoa tiimiltäsi ja esimiehiltäsi, kun teet mahdollisia ratkaisuja ja kun valitset toteutettavan.

5. Pidä luettelo resursseista käden ulottuvilla

Kun ongelmia ilmenee ja tarvitset ulkopuolista apua niiden ratkaisemiseksi, palveluntarjoajien luettelo osoittautuu korvaamattomaksi. Palaa takaisin konferenssin esimerkkiin ja valmistautumalla ruokailupalveluntarjoajaan peruuttamaan viime hetkellä luettelon muista yrityksistä, joihin voit soittaa. Jos yhteystietoluettelossasi on äänilaitteiden korjaushenkilö, äänijärjestelmän vika ei pääse neuvottelemaan konferenssiasi.

Organisaation tarpeista riippuen yhteystietoluettelossasi on putkimiehet, sähköasentajat, tietokoneasiantuntijat, toimistolaitteiden korjaus, ruokailupalvelut ja tilapäistyövoimatoimistot. Ennen kuin otat ulkopuolisen palvelun, varmista, että hyväksyt henkilön, joka ohjaa organisaation kukkarokkeita. Mukauta yhteystietoluetteloa tarpeen mukaan. Lisää siihen, kun löydät lisää palveluntarjoajia ja poistat yhteystietoja, jotka eivät tule läpi tai jotka eivät enää toimi. Verkosto kollegojesi kanssa, jopa muissa organisaatioissa, suosituksia ja tarkistuksia varten.

Nopea ja mitattu vastaus kriittiseen tilanteeseen vähentää organisaatiollesi ja sen pohjapiiriin kohdistuvia haitallisia vaikutuksia. Pomo arvostaa ponnistelujasi reagoida mahdollisesti vahingolliseen kriisiin.