Hakijan seurantajärjestelmän arviointityökalu

Oikean hakijan seurantajärjestelmän löytäminen, joka täyttää kaikki organisaation tarpeet, voi olla ylivoimainen tehtävä. Se voi olla haaste jopa tietäen, mistä aloittaa, kun harkitaan hakijaseurantajärjestelmiä ja miten vertailla kutakin ratkaisua.

Täältä löydät tärkeitä alueita tutkittavaksi, kysymyksiä ja vastauksia analysoitaviksi hakijan seurantajärjestelmien arviointiprosessin aikana. Nämä tiedot ohjaavat yritystäsi hakemaan sopivaa hakijaseurantajärjestelmää vastaamaan tarpeitasi.

Tunnista hakijan seurantajärjestelmän päätöksentekijät

Yrityksen on järjestettävä itsensä sisäisesti, ennen kuin se aloittaa hakijan seurantajärjestelmien arviointimenettelyn. Valmistautuessaan arvioimaan hakijaseurantajärjestelmää on välttämätöntä muodostaa sidosryhmien välinen yhteistyö ja antaa näille päätöksentekijöille aikaa saada tietoinen päätös.

Valintakomitean tulisi olla valmis arvioimaan kunkin hakijan seurantajärjestelmän toimittajan vahvuudet ja heikkoudet. Valintakomitean olisi kuuluttava nämä jäsenet.

• Valintalautakunta: Tämä on yleensä johtaja (HRP) tai henkilöstöjohtaja (VP), joka voi antaa valtuudet muille valiokunnan jäsenille selkeällä direktiivillä ja näkemyksellä. Henkilöllä on myös oltava mahdollisuus selittää myyjän valinta sijoitetun pääoman tuoton (ROI) suhteen kollegoilleen.
• Valintapäällikkö: Tämän henkilön on ymmärrettävä täysipainoisesti vuokrausprosessi ja yrityksen kipupisteet, jotta voidaan luoda asianmukaiset haku- ja valintamenetelmät.
• Valiokunnan jäsen: Varmistetaan käyttäjien äänen edustaminen ja valitun ratkaisun onnistunut hyväksyminen.

• Komitean osallistujat: Nämä ovat jäseniä muilta osastoilta, jotka antavat lisätietoa hakijan seurantajärjestelmän valintaprosessiin. Ne, joilla on taloudellista asiantuntemusta, voivat antaa panoksen myyjien taloudelliseen vakauteen tai verrata kunkin hakijan seurantajärjestelmän kokonaiskustannuksia suhteessa hankkeen talousarvioon. IT-avustajat voivat kouluttaa valiokunnan jäseniä myyjien hakujärjestelmien teknisistä ominaisuuksista ja auttaa vertaamaan kaikkia ratkaisuja nykyiseen järjestelmään.

  Komitean jäsenten tulee olla ihmisiä, jotka voivat tunnistaa teknologiatyökalujen arvon, prosessien optimoinnin ja asiakaspalvelun, koska se liittyy yrityksen näkemykseen lahjakkuuden hallinnasta.

Dokumentoi nykyinen palkkaamisprosessi

Kun olet koonnut hakijaseurantajärjestelmän valintakomitean, ensimmäinen tehtävä on luoda asiakirja, joka seuraa työntekijän rekrytointiprosessia, palkkaamisprosessiasi ja palkkaavan johtajan, rekrytoijan ja ehdokkaan roolia palkkaamaan. Sen jälkeen valiokuntasi tulisi keskustella siitä, miksi jokainen askel on välttämätön ja mitä tapahtuisi, jos se poistettaisiin.

Yksinkertaista vuokrausprosessia ja varmista, että jokainen askel on todella lisäarvoa ja auttaa tuottamaan laadukkaita palkkauksia. Näin valiokuntasi voi verrata vuokrausprosessin tarpeita kunkin hakijan seurantajärjestelmän ominaisuuksiin. Tämä arviointi on loistava tilaisuus oppia parhaista käytännöistä palkkaamisessa ja tarkistaa ja optimoida nykyinen palkkaamisprosessi.

Tunnista hakijaseurantajärjestelmäsi vaatimukset

Nyt kun olet selkeästi määrittänyt yrityksen palkkaamisprosessin, valiokunta on täysin valmis tunnistamaan yrityksesi vaatimukset hakijaseurantajärjestelmälle. Muista, että haluat selkeän vastauksen seuraaviin kysymyksiin:

• Miksi ostat tämän hakijaseurantajärjestelmän?
• Onko nykyinen vuokrausprosessi yhdenmukainen yrityksen tavoitteiden kanssa?

Näiden kysymysten pitäminen mielessä auttaa valiokuntaa tekemään vahvan tapauksen hankkia hakijan seurantaratkaisun. Jotta hakijaseurantajärjestelmä, johon valitset vahvan yhteyden ROI-järjestelmään, on luotava selkeät odotukset siitä, mitä haluat hakijaseurantajärjestelmässä.

Hakijaseurantajärjestelmän tulisi luoda paremmat suhteet rekrytoijien ja johtajien palkkaamiseen, tehostaa pyyntöjen luomista ja hyväksymisprosessia ja parantaa palkkaamisen laatua. Hakijaseurantajärjestelmässäsi olisi tehostettava henkilöstöresurssien ammattilaisten rekrytointityötä automatisoinnin avulla, luoden tehokkaamman ja kustannustehokkaamman palkkauksen. Tämä on täydellinen aika käsitellä yhteisiä HR-haasteita, kuten:

• Suuri määrä palautuksia ilman tehokasta tapaa hyväksyä, tarkistaa ja hallita.
• Suuret työllistymismahdollisuudet hankalalla sisäisellä viestinnällä.
• Kyvyttömyys saada tietoja nopeasti ja raportoi kaikista rekrytointimittareista.
• Pätevien hakijoiden menettäminen ansioluettelon epätavallisen varastoinnin vuoksi.
• Paikallisten tai ulkomaisten toimistojen ja toimialojen välisten rekrytointitoimien päällekkäisyys.
• Liiallinen tietotekniikan ylläpito- ja tukikustannukset kotitalouksien kanssa.
• EEO-OFCCP-vaatimustenmukaisuustietojen tehoton seuranta.

• Taistelee IT: n asianmukaisen huomion saamiseksi teknologian päivityksiin ja parannuksiin.

Hyödynnä myös tilaisuutta harkita uusien prosessien ja teknologioiden parannusten arvoa, kuten:

• eri moduulien käyttäminen,
• viestinnän parantaminen ja
• maailmanlaajuisiin kysymyksiin.

Jotta tämä voidaan hallita, sinun on tunnistettava välttämättömät "tarpeet", jotta voidaan poistaa luokittelemattomat toimittajat. Esimerkiksi perustavanlaatuisena tekijänä valiokunta voi päättää, että harkitset vain sellaisia ​​myyjiä, jotka tarjoavat Web-pohjaisen ratkaisun asennettuun järjestelmään verrattuna, koska isännöity ratkaisu poistaa IT-tiimiin kohdistuvan rasituksen.

Tunnista hakijaseurantajärjestelmäsi vaatimukset

Selkeiden liiketoimintatavoitteiden tunnistaminen yhdistää prioriteettisi tarpeisiisi. On välttämätöntä, että valiokunta keskittyy järjestelmän alkuperäisiin vaatimuksiin. Valiokunnan on vältettävä häiritsemästä järjestelmäelementtejä, jotka eivät ole yrityksesi ensisijaisten tavoitteiden mukaisia. Olette tunnustaneet tärkeät liiketoimintatavoitteet ja keskeiset vaatimukset, joita on otettava huomioon, kun muodostat omia tavoitteita.

Keskeiset vaatimukset, jotka on otettava huomioon hakijaseurantajärjestelmässä

• Prosessin tehokkuus: prosessin keskittäminen voi parantaa monenlaisia ​​tehtäviä, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, työhakemukset, seuranta, työntekijöiden siirto- ja siirto-ohjelmien hallinta.
• Antaa ehdokkaille mahdollisuuden hakea nopeasti ja helposti organisaatiollesi palkkaa ja tuntilomaa ilman, että käydään läpi useita kysymyksiä.
• Voi helpottaa suurten volyymien rekrytointia samalla kun se on kustannustehokas.
• Erittäin konfiguroitava, skaalautuva ratkaisu, joka voi määrittää ainutlaatuisen vuokrausjohtoprosessimme ja kykenee vastaamaan kehittyviin tarpeisiimme organisaation kasvaessa tai prosessien muuttuessa.
• Paremmat raportointimahdollisuudet: monet organisaatiot haastavat niiden kokonaiskustannusten määrittämisen toimittajille, hankinnan ja vertailuarvojen vertailun. Yhden lähdekoodin koordinointi mahdollistaa tarkan keskitetyn raportoinnin.
• Antaa rekrytoijille mahdollisuuden etsiä tietokannasta kaikki tiedot ja tietyt parametrit.
• Sisältää raportointikeskuksen, jonka avulla käyttäjät voivat suorittaa ad-hoc-raportteja ja tallentaa kriteereitä tulevaa käyttöä varten sekä käyttää alan standardiraportteja, kuten vuokrakuluja, täyttöaikaa, lähdekoodin tehokkuutta ja paljon muuta.

Rakenna brändin identiteetti ja tietoisuus

• Yhteyden luominen hakijan ja myönteisen työkokemuksen välille merkitsee tuotemerkin tunnustamista. Vahva brändi voi luoda luottamusta, joka ohjaa hakijan liikennettä ja tehostaa lahjakkuutta.
• Branded Career Center -sivut saattavat olla saatavilla yrityksen Web-sivuston kautta.
• Antaa rekrytoijille helposti lähettää uran tietoja yrityksen Web-sivustoon.
• Tarjoa monikielisiä mahdollisuuksia globaalille tuelle.
• EEO / AAP-yhteensopiva.
• Kyky ylläpitää tarkkoja tietoja tällaisista tiedoista pysyy yhdenmukaisena liittovaltion säännösten kanssa ja välttää oikeustoimia järjestöä vastaan. Se auttaa myös laatimaan hakijan laatua.
• Kykenee tallentamaan, seuraamaan ja raportoimaan vapaaehtoisia EEO-tietoja, mutta ne ovat edelleen EIR: n / OFCCP: n ohjeiden mukaisia.
• Kykenee esiselvittämään ehdokkaita poistokysymyksillä osoittaakseen ne, jotka täyttävät aseman perustutkinnon.
• Parannettu viestintä.
• Perustaa ympäristön, joka tiedottaa tehokkaasti, yhdistää kaikki käyttäjät ja tehostaa organisaation toimintaa.
• Sisältää viestintäkeskuksen, joka helpottaa rekrytoijien, johtajien ja ehdokkaiden välistä viestintää. Lisäksi käyttäjät voivat ajoittaa tapaamisia, jättää muistiinpanoja ja haastatella palautetta, lähettää massaviestejä ja vastata automaattisesti hakijoille, kun he ovat vastaanottaneet ansioluettelon.

Asiakastuki hakijaseurantajärjestelmälle

• Koko käyttäjän käyttöönotto riippuu toimittajan antamasta asiakastuen tasosta toteutuksen aikana ja sen jälkeen.
• Helposti saatavilla oleva tukitiimi, joka on keskittynyt yrityksen ja käyttäjien ongelmien hallintaan samalla kun hyödynnetään alan parhaita käytäntöjä.
• Korkein tukitaso, joka on maksuton yrityksellesi.

Hakijan seurantajärjestelmien toimittajaarviointi

On suositeltavaa, että pyydät tarjouspyyntöä (RFP) mahdollisilta myyjiltä, ​​jotka valiokunta on päättänyt harkita. Tämä on tilaisuutesi saada selvennyksiä kaikista aiheista, joiden avulla valiokunta voi määrittää, voiko hakijan seurantaohjelmisto tehdä tarvittavan työn. Komitean tulisi harkita seuraavia tärkeitä kysymyksiä tehokkaan RFP: n suunnittelemiseksi:

• Tukeeko järjestelmä valiokunnan tärkeimpiä huolenaiheita? Tämä liittyy arviointiprosessin edelliseen osaan; sinun täytyy tietää prosessi täysin ennen kuin voit määrittää, mitä ominaisuuksia tarvitset. Valiokuntasi ei voi häiritä ratkaisuja, jotka voivat tarjota toimintoja, jotka eivät ole tärkein prioriteetti. Vaikka ne voivat tuntua houkuttelevilta, monet räikeät ominaisuudet ja toiminnot eivät luo mitään arvoa organisaatiollesi, jos käyttäjät eivät hyväksy niitä.
• Onko myyjä asentanut järjestelmän toiseen samankokoiseen organisaatioon?
• Valiokunnallasi pitäisi olla mahdollisuus tutustua viittauksiin, jotka voivat antaa sinulle käsityksen esimerkiksi asiakastyytyväisyydestä ja täytäntöönpanoprosessin seurannasta sekä piilotetuista maksuista. Muista, että ominaisuudet eivät ole arvokkaita ilman vahvaa käyttäjän käyttöönottoa.
• Mitä täytäntöönpanoprosessi edellyttää? Onnistuneen adoptiotason aloittaminen alkaa asianmukaisella toteutuksella. Haluat olla varma, että valitsemasi myyjä ei jätä käyttäjiäsi ilman asianmukaista koulutusta ja jatkuvaa tukea. Täytäntöönpanon olisi keskityttävä organisaation rekrytointiprosessiin, ei oppimaan, miten mukautua heidän järjestelmäänsä.

  Sinun ei pitäisi koskaan tuntea, että toteutusohjelmasi jättää sinut tuntemaan kadonneita ja epävarma myyjän ominaisuuksista. Arviointimenettelyn aikana valiokunnassasi pitäisi olla sellainen vaikutelma, että osastosi painopisteiden ja liiketoimintatavoitteiden perusteella toteutuksesi luo vahvan pohjan pitkälle kumppanuudelle hakijan seurantajärjestelmän tarjoajan kanssa. Muista, että korkea käyttäjän hyväksyminen hakijaseurantajärjestelmään tuottaa korkeamman tuoton.

Lisää hakijaseurantajärjestelmien toimittajan arvioinnista

• Mikä on myyjän visio ja kasvustrategia? Myyjän on osoitettava johtajuutta ja ennakointia markkinajohtajana. Kattavan ratkaisun esittämiseksi myyjän on otettava huomioon erityistarpeesi ja valmistauduttava muutoksiin ja kasvuun tulevaisuudessa.
• Selvitä, edistääkö tämä ratkaisu yleistä liiketoimintasuunnitelmaa? Loppujen lopuksi valintaviranomaisen on todennäköisesti näytettävä odotettu ROI, jotta ratkaisu voisi olla vahva.

  Valintaviranomaisen on etsittävä säästöjä sellaisissa asioissa kuin rekrytointimainonta, työntekijäarvo hakupalveluiden käytöstä ja toimittajan tarjoama prosessien optimointi. Yhtiön tulisi myös säästää työntekijöiden säilyttämistä ja ehdokaslaatua. Voi olla ylivoimainen luoda täysin yksityiskohtainen asiakirja, joka sisältää kaikki tarvittavat aiheet hakijan seurantajärjestelmän arvioimiseksi.

• Toimintojen ja toimintojen lisäksi valiokuntasi tulisi varmasti keskustella myyjän kyvystä toimia pitkän aikavälin kumppanina organisaatiollesi. Koska valiokuntasi suorittaa myyjän arviointimenettelyn, sinun kannattaa olla varma, että otatte huomioon seuraavat tekijät:
• Taloudellinen vakaus: Suorita kaikkien tarkasteltavien tulevien toimittajien tilinpäätösten asianmukainen tarkastus. Tämä on täydellinen aihe, jonka kautta rahoituskomitean avustaja voi ohjata sinua.
• Strategisten kumppanien ominaisuudet: Täydellisen ratkaisun tarjoamiseksi jotkut toimittajat ovat yhteistyössä muiden palveluyritysten kanssa voidakseen tarjota asiakkailleen kattavamman palveluvalikoiman. Valiokuntasi on tietoinen kumppanuuksista, jotka ovat mukana kilpailevien toimittajien kanssa. Tiedot voivat antaa tietoa yrityksen ja myyjän mahdollisesta kumppanuudesta.
• Rekrytointiominaisuudet: Riippumatta yrityksesi koosta, sinun on varmistettava, että myyjä pystyy tukemaan täyttä työntekijän elinkaarta, hakijasta, seurannasta, peräkkäisestä suunnittelusta ja käytöstä poistumiseen. Tämä estää yritystäsi kasvamasta ratkaisustaan, mikä todennäköisesti johtaisi pahenemiseen, uuteen arviointiin ja kalliisiin toteutusmaksuihin.
• Tuleva tuotekehitys: Varmista, että myyjä antaa vahvan käsityksen rekrytoinnin haasteista nyt ja tulevaisuudessa. Valitsemasi myyjän on oltava teknologian ja teollisuuden uutisten pulssi, jotta voit mukautua muuttuviin tarpeisiisi ja varmistaa, että ratkaisun kokoonpanoja käytetään täysimittaisesti.
• Integrointi HRIS: iin: Vaikka saatat haluta, että tietotekniikkakomitean avustajasi antaa tietoja tästä asiasta, sen ei pitäisi vaivata valiokuntaa käyttämään hakijaseurantajärjestelmää, joka ei palvele riittävästi koko osastoa. Kaikkien harkitsemisen arvoisten toimittajien pitäisi pystyä siirtämään keskeiset tiedot järjestelmästään HRIS-järjestelmään mahdollisimman vähän.

Yhteenveto hakijoiden seurantajärjestelmien toimittajien valinnasta

Hakijaseurantajärjestelmän toimittajan valintaprosessin aikajana voi vaihdella kuukaudesta kuuteen tai enemmän. Seuraavassa on ehdotettu aikataulu, jonka avulla valiokuntasi voi suunnitella aikataulun hakijaseurantajärjestelmän valintaprosessille.

Huomaa, että tätä voidaan muuttaa ensisijaisen toteutuspäivän perusteella.

Aikajana toimittajan valinnalle hakijaseurantajärjestelmille

• Muodosta valintakomitea - 1 viikko
• Tunnista yrityksen tarpeet - 1-2 viikkoa

Arvioi toimittajia objektiivisesti tunnistettujen yritysten tarpeita vastaan ​​seuraavalla prosessilla:

1. Luo pitkä lista mahdollisista toimittajista - 1 viikko
2. Pyydä RFP: itä antamaan selvennyksiä kaikista aiheista tai huolenaiheista - 4 viikkoa
3. Luo lyhyt lista avainarviointikriteerien avulla - 1–2 viikkoa
4. Viimeistele myyjä - 3–6 viikkoa
5. Osoita erilaisia ​​järjestelmiä - mahdollisimman pian
6. Myyntiesitykset - mahdollisimman pian
7. Sivustokäynnit - tarpeen mukaan

Muista, että hakijaseurantajärjestelmän päätavoitteena on antaa käyttäjille valtuudet. Komitean jäsenten pitäisi pystyä tunnistamaan ja asettamaan arvoa teknologiatyökaluihin, prosessien optimointiin, yrityksen visioon ja asiakastukeen, jotta toimittajat voidaan strategisesti supistaa lyhyeksi listaksi todellisista mahdollisuuksista.

On todennäköistä, että lyhyellä listalla ei ole monia erottavia toiminnallisia eroja; siksi on tärkeää pitää tämän myyjän vähemmän konkreettisia elementtejä mielessä.

Valiokuntasi tulisi etsiä tietolähteitä, kuten myyjän verkkosivustoa, uutisryhmiä, henkilöstöresurssien portaaleja ja messuja. Yhteydenpito muiden yritysten kanssa, jotka ovat kooltaan, tarpeiltaan ja teollisuudeltaan samanlaisia, oppia kokemuksistaan.

Yhteistyö palvelukeskeisen myyjän kanssa, joka sopii parhaiten yhteen organisaation tulevaisuuden vision ja tavoitteiden kanssa, on korvaamaton kaikille hakijan avaintoimijoille, jotka seuraavat järjestelmän arviointia, valintaa ja toteutusta.

Lisää rekrytoinnista ja palkkaamisesta

• Rekrytointi-tähdet: Top Ten Ways to Great Candidates.
• Käytä LinkedIniä rekrytoimaan työntekijöitä.