Vinkkejä yrityksesi kokoukseen

Oletko kuukausittaisen tai jaksollisen yrityksen tai osaston kokouksen suunnittelija? Ne eivät voi olla tappavia, jos et ole varovainen. Tiedätkö poran. Joukko puhuvia päänäisiä, jotka antavat ihmisille tietoa yrityksistä. Kyllä, se on ehdottomasti kiitos siitä, että pidät tätä säännöllistä kokousta.

Työntekijät tarvitsevat tietoja, jotta ne voivat mukautua yrityksen strategiseen suuntaan. He haluavat tietää, mitä kaikkialla maailmassa tapahtuu erityisesti silloin, kun tieto koskettaa heidän työnsä tai yrityksen yleistä menestystä. Ne ovat vilpittömästi kiinnostuneita siitä, mitä eri yksiköissä tapahtuu.

Niinpä työntekijät ovat kiinnostuneita, mutta antavat heille tauon puhujista ja loputtomista voimapisteistä. Tehokkaimmilla kokouksilla kiinnitetään huomiota ajatellen herättäviä kysymyksiä ja vastauksia, audiovisuaalisia kuvia ja osallistumista. Nämä vinkit tuovat sinulle menestystä.

Mitä tarvitset onnistuneeseen kokoukseen

• Kaiutinteline tai pöytä
• Mikrofoni
• esityslista
• Visuaaliset apuvälineet
• Videokamera
• kolmijalka
• Koodauslaite
• Live Streaming -tekniikka

10 Vinkkejä parempiin kokouksiin

1. Aloita kokoukset, esitykset ja harjoitukset jäänmurtajan tai lämpenemisen avulla. Suuressa kokouksessa tai lyhyessä kokouksessa jäänmurtaja voi olla yksi kysymys, joka saa ihmiset ajattelemaan ja puhumaan naapurinsa kanssa. Esitä esimerkiksi kysymys, joka saa ihmiset nostamaan kätensä. Jäänmurtajan pituus riippuu kokouksen pituudesta, joten suunnittele viisaasti.
2. Monipuolistaa esitystapojasi. Jos jokainen puhuja puhuu yleisölle, luentomuodossa jopa kiinnostuneet päämiehet tulevat pian. Pyydä ihmisiä puhumaan pienissä ryhmissä. Käytä audiovisuaalisia materiaaleja, kuten videoita, dioja ja PowerPoint-esityksiä ja kuvia. Jos puhut uudesta maalausprosessista, näytä työntekijöillesi maalatut osat ennen ja jälkeen. Noudata positiivisia asiakastutkimuksia ja kommentointikortteja.

1. Kutsu vieraita puhujia yleisön osallistumisesta ja jännityksestä. Asiakkaillesi on paljon sanottavaa työvoimasi tarpeisiin ja laatuvaatimuksiin. Yksi voittoa tavoittelemattomien, hyväntekeväisyysjärjestöjen kanssa toimivista asiakasorganisaatioista edustaa lahjoituksia vastaanottavilta organisaatioilta vieraita. Työntekijät, joiden työntekijät tukevat taloudellisesti, ovat dynamiittia.
2. Kannusta kysymyksiä keskustelemaan. Pyydä ihmisiä kirjoittamaan heidän kysymyksensä ennen kokousta ja kokouksen aikana. Anna jokaiselle kaiuttimelle suunnattujen kysymysten aikaa mennä. Jos et pysty vastaamaan kysymykseen välittömästi ja oikein, kerro ihmisille, joita saat takaisin heidän kanssaan, kun sinulla on oikea vastaus. Jos kysymykset ylittävät ajan, aikatauluta aihe aiheeseen.

1. Usein unohdettu, mutta ratkaiseva menestyksekäs tapaaminen on pyytää kaikkia puhujia toistamaan ääneen kaikki kysymykset, joita häneltä pyydetään. Kysymystä pyytänyt henkilö tietää puhujan ymmärtäneen kysymyksen. Muut kokoukseen osallistuvat ihmiset voivat myös kuulla ja tietää kysymyksen, ei vain kuvitella kysymystä - ehkä väärin - puhujan vastauksesta.
2. Määritä periodisen kokouksen tavoitteet. Yhden tunnin kokouksessa ei voi esittää kaikkia yrityksen liiketoiminnan osa-alueita. Joten, päättää tärkeät, oikea-aikaiset kysymykset ja viettää kokouksen aikaa niihin. Huomioi myös osallistujien enemmistön edut. Muista, että sinulla on myös muita menetelmiä yrityksen tietojen välittämiseksi, jotka sisältävät sellaisia ​​ohjelmia kuin Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, sähköposti ja IM. Kaikkien strategisten yritystietojen välittämistä ei tarvitse järjestää kokouksessa.

1. Laadi esityslista huolellisesti. Tunnista osallistujien enemmistön tarpeet ja edut. Aloita hyvä uutinen, joka tekee osallistujista tuntuu hyvältä.
2. Esittäkää puhujien järjestys esityslistalla joka kuukausi. Et halua, että ihmiset kyllästyvät samankaltaisiksi. Jakele tarvittavat asiat koko esityslistalle, jotta ihmiset eivät viritä kokouksen loppua, tai ajattele, että lopulliset kohdat ovat vähemmän tärkeitä. "Wall Street Journalin" artikkelissa, joka oli useita vuosia sitten, todettiin, että Yhdysvaltojen johtajat säästävät 80 prosenttia kokousten tuhlauksesta, jos he tekivät kaksi asiaa oikein. Ensimmäinen oli aina asialistalla. Toinen oli aloittaa ajoissa ja päättyä ajoissa. Lisän, että sinun on annettava kullekin puhujalle aikaa, joka tarvitaan heidän aiheensa kattamiseen. Pidä heidät aikarajaansa - hienosti.

1. Järjestä fyysinen ympäristö siten, että ihmiset ovat tarkkaavaisia ​​kokouksen sisällöstä.Kukaan ei saa istua kaiuttimien takana tai puolella. Varmista, että kaikille osallistujille on istuimia, ja jos muistiinpanoja tarvitaan, myös pinta, johon voit kirjoittaa. Varmista, että visuaalit ovat näkyvissä ja että ihmiset voivat kuulla. Sinun on ehkä käytettävä mikrofonia. Voit siirtää tarvikkeita tai näytteitä huoneen ympärille katsottavaksi. Jos kokouksen koko on tullut liian suureksi kokoushuoneesi fyysiseen ympäristöön, käytä tekniikkaa suorittaaksesi kokouksen useissa muissa konferenssitiloissa. Vaikka saatat varmasti virrata kokouksen yksityishenkilöiden kannettaviin tietokoneisiin, tämä heikentää tiiminrakentamisen myönteistä vaikutusta siihen, että muiden työntekijöiden osallistuminen useisiin konferenssitilojen paikkoihin edistää.

1. Älä koskaan aliarvioi ruoan voimaa kokouksessa. Ruoka rentouttaa ilmapiiriä, auttaa ihmisiä tuntemaan olonsa mukavaksi, auttaa ihmisiä ylläpitämään positiivista energian tasoa ja rakentaa joukkueen avioliiton. Varmista, että täytät ryhmäsi erilaiset tarpeet palvelemassasi ruokassa. Esimerkiksi tarjoa hedelmiä ja jogurttia donitsien lisäksi. Tarjoa kasvisruokia ja kosher-kuumia koiria tavallisilla frankeilla.