Miten valita henkilöresurssitietotekniikka

Henkilöstötietojärjestelmä (HRIS) on välttämätön yrityksille, jotta he voivat hallita etuuspohjaisia ​​suunnitelmiaan ja työntekijöiden tietoja. Edut johtamisteknologia ei ole enää mukava olla, mutta välttämättömyys auttaa henkilöstöä hallitsemaan sekä tietämää että etuussuunnitelmiin käytettyä rahaa, koska henkilöstöhallinnolla on rajallisia resursseja ja jatkuvasti muuttuvia tietoja.

Mutta miten HR ja muut johtajat tietävät, että he valitsevat parhaan HR-tietotekniikan hallitsemaan kaikkia yksityiskohtia ja että valitsemansa ratkaisu kestää ajan testin?

Seuraavassa esitetään keskeiset kysymykset ja vastaukset henkilöstöresurssitietotekniikan valinnassa.

Mikä on HR-tietotekniikkaohjelmiston tarjoaman joustavuuden ja skaalautuvuuden aste?

Henkilöstön ammattilaisten tulisi selvittää, voiko ohjelmisto tuoda tietoja useista Excel-laskentataulukoista, tietokannoista ja paperiasiakirjoista ja tasosta, jolla se voi liittyä kaikenlaisiin muihin järjestelmiin ja tietoihin.

Ohjelmiston pitäisi pystyä ottamaan ja suodattamaan tietoja useista lähteistä. Ihannetapauksessa tämä prosessi olisi myös automatisoitava. Monet online-ilmoittautumisratkaisut edellyttävät, että tietoja käsitellään käsin ennen kuin se voi siirtyä operaattoriin päivittämään järjestelmäänsä. Päivityksen muodon automatisointi, lähetysaikataulu ja toimitusmenetelmä voivat auttaa poistamaan laskutus- ja tukikelpoisuusongelmia.

Onko ohjelmisto kykenevä sijoittamaan HR-yritysten ja etuuksien kuljettajien sääntöjä?

Todella kykenevä ilmoittautumismoottori arvioi jokaisen ilmoittautumisaktiivisuuden ja soveltaa kaikkia tarvittavia sääntöjen, viestien, kehotteiden ja vaihtoehtojen yhdistelmiä, jotka on erityisesti suunniteltu täyttämään halutut tarkat kelpoisuusvaatimukset. Ohjelmistossa on otettava huomioon kaikki yrityksen ja liikenteenharjoittajien kelpoisuussäännöt.

Voiko HR-tietotekniikka kasvaa ja skaalata järjestön kanssa?

HR: n tulisi arvioida teknologian kykyä kasvaa, kun yritys palkkaa uusia työntekijöitä, toimistoja, etuja ja sääntöjä. HR: n pitäisi kysyä kummankin elementin kynnysarvot.

Onko teknologiaohjelmisto integroitu muihin järjestelmiin?

Palkkalaskenta ja muut toiminnot jakavat usein paljon samaa tietoa kuin etujen hallinta. HR voi saada enemmän tehokkuutta, kun yhteen järjestelmään syötetyt tiedot ja muut työntekijätiedot jaetaan toisen järjestelmän kanssa. Työntekijöiden rekrytoinnin seuranta on toinen tarpeellinen toiminto.

Kuka vastaa ratkaisun toteuttamisesta tai rakentamisesta?

Mitä koulutusta tarvitaan? Jotkut ratkaisut edellyttävät, että asiakas osallistuu erittäin hyvin alkuperäiseen käyttöönottoon, mikä voi olla ylivoimainen jo kiireisille HR-järjestelmänvalvojille.

HR: llä pitäisi olla selkeä käsitys tarvittavan koulutuksen ja teknisen asiantuntemuksen tasosta sekä odotetusta ajasta. Tämän aiheen ratkaisevien ratkaisujen tarjoajat voivat tutustua hienoihin alueisiin, jotka saattavat aluksi näyttää yksinkertaisilta, mutta joihin liittyy merkittävää teknologista asiantuntemusta. HR voi sitten määrittää tiettyjä tehtäviä, jotka saattavat olla niin hankalia, että ne saattavat realistisesti estää suorittamisen, mikä mahdollisesti vähentää henkilöstötietotekniikan arvoa ja ROI: ta.

Onko maksua, jos koulutus osallistuu?

Koulutuskustannukset on myös arvioitava, mukaan luettuina ajankohdat ja matkakustannukset, jotka aiheutuvat matkoista. Henkilöstön on tiedettävä kaikki HR-tietotekniikan käyttöönottoon liittyvät kovat ja pehmeät kustannukset.

Kuka omistaa tiedot?

Vastaus tähän kysymykseen olisi oltava henkilöstöhallinnon organisaatio. Yritysten olisi voitava kuljettaa tietojaan mihin tahansa sovelluspalveluntarjoajaan (ASP). Jos tiedot sijaitsevat operaattorin omassa palvelimessa, yhtiö voi joskus veloittaa lisämaksuja, jos se vaihtaa operaattoreita.

Millaisia ​​huolto- ja kunnossapitotöitä tarvitaan? Kun ohjelmisto on asennettu yrityksen paikan päällä oleville työasemille tai palvelimille, tarvitaan usein säännöllisiä päivityksiä kyseiselle tekniikalle ja ne voivat olla hankalia suunnitella ja hallita. HR-tietotekniikan päivitykset tehdään usein automaattisesti ohjelmistolla, joka on saatavilla verkossa sovelluspalveluntarjoajan (ASP) tai Software as a Service (SaaS) -mallin kautta.

Mitä turvatoimia HR-tietotekniikkaan on rakennettu?

Jos ohjelmisto on saatavilla verkossa ASP- tai SaaS-mallin kautta, palveluntarjoajan on tarjottava päivittäin varmuuskopioita, varmuuskopiointipalvelimia ja lisätty suojakerroksia. Lisäjärjestelmien ja -menettelyjen olisi oltava käytössä, jotta tiedot eivät menettäisi tai että luvaton henkilökunta pääsee käsiksi. HR: llä olisi muiden johtajien kanssa neuvoteltaessa oltava yksinomainen toimivalta päättää, kuka saa pääsyn HR-tietotekniikkaan ja missä määrin.

Voivatko työntekijät ilmoittautua etuussuunnitelmiin ja tehdä muutoksia reaaliaikaisesti henkilötietoihinsa ja suunnitella valintoja?

Työntekijöiden pääsy olisi annettava, kun otetaan huomioon laaja yleinen pääsy tietokoneisiin.

Suurin osa työntekijöiden väestöstä käyttää Internetiä kotona. Työntekijöiden itsepalvelu tarjoaa suuren mahdollisuuden säästää aikaa ja rahaa. Hyvä itsepalvelujärjestelmä ohjaa työntekijöitä sujuvasti syöttämällä tietoja itsestään ja heidän huollettavistaan.

Järjestelmän olisi esitettävä selkeästi käytettävissä olevat suunnitelmat ja annettava työntekijöille mahdollisuus tehdä valintoja heidän kätevästi, yksinkertaistamalla näitä toimia koko prosessin ajan velhoilla. Työntekijöiden pitäisi myös pystyä lisäämään huollettavia ja muuttamaan tietoja tarpeen mukaan 24 tuntia vuorokaudessa, seitsemän päivää viikossa, ympäri vuoden.

Nämä ovat lisäkysymyksiä, joita on vastattava arvioidessasi organisaation henkilöstöresurssitietoteknologian tarpeita.

Voiko tekniikka antaa henkilöstöresursseja viranomaiselle, joka päättää, kuka saa pääsyn ja mihin tutkintoon?

Samalla tavalla työntekijöiden pääsyn tarjoamiseksi teknologian pitäisi antaa HR: lle viimeinen sana. HR: llä olisi oltava valtuudet hyväksyä kaikki tiedot ennen kuin se lähetetään liikenteenharjoittajille, ja sen olisi myös määritettävä, missä määrin työntekijät ja muut henkilöt pääsevät.

Minkälaisia ​​raportointiominaisuuksia on saatavilla tietotekniikasta?

Raportointiteknologian tulisi tarjota useita näkymiä ja formaatteja (taulukkolaskenta, PDF, HTML), suurta kuvanarviointia ja kykyä porata alas päätöksenteon tehostamiseksi. Korkean tason henkilöstön pitäisi pystyä milloin tahansa arvioimaan ilmoittautumisia tiettyihin suunnitelmiin, maksamatta oleviin toimiin ja työntekijöiden väestötietojen muutoksiin suhteessa etuuksiin ja muihin työntekijöiden tietoihin.

Onko ohjelmisto tarjoaa erityisominaisuuksia, joiden avulla HR säästää aikaa?

Riippuen omien osastojen tarpeista, HR saattaa haluta tiedustella teknologian kykyä käsitellä tietoja erissä, hallita ilmoituksia ja laskutusta COBRA-käytäntöihin, tarjota itselaskutus- ja laskutustasapainotustyökaluja ja erityisiä raportointeja.

Tarjoaako ohjelmisto erityisominaisuuksia, jotka auttavat HR: ää kommunikoimaan paremmin työntekijöiden kanssa?

Jotkin ohjelmat antavat HR: lle joustavuuden kommunikoida työntekijöiden kanssa useilla tasoilla - massan sähköpostin, sähköisten ilmoitustaulujen ja erityisten suodatinperusteiden (kuten sijainti, osasto, vakuutussuunnitelmat, ilmoittautumisasema, eläketurva ja muut) kautta. HR-tietotekniikkajärjestelmä. Joillakin keinoilla viestintä voi automatisoida prosesseja ja auttaa HR: ää kohdentamaan viestejä paremmin.

Tarjoaako ohjelmisto erityisominaisuuksia, jotka auttavat HR: ää kommunikoimaan paremmin työntekijöiden kanssa?

Sen lisäksi, että henkilöstöhallinto voi hyväksyä liiketoimia, monet HR-tietotekniikkajärjestelmät tarjoavat myös HR: lle valmiudet toimia portinvartijana auditoimalla operaattorilaskut, jotta varmistetaan, että he hyväksyvät järjestelmän tiedot. Tämä voi:

• Varmista operaattorilaskujen tarkkuus
• säästää aikaa ja rahaa
• avustaa työntekijöiden ilmoittautumisten ajoissa ja
• vahvistamaan kelpoisuuden vahvistamista, kun työntekijät menevät hoitoon.

Miten tiedot vaihdetaan harjoittajien kanssa?

Ja kuka vastaa tästä vuorovaikutuksesta? HR-tietotekniikkajärjestelmän integroimista ei pidä arvioida pelkästään niiden liikenteenharjoittajien lukumäärän kanssa, joiden kanssa ohjelmistolla on suhteita, vaan sen mahdollistaman yhteyden tyypin mukaan. Onnistuneiden vuorovaikutusten varmistaminen lentoyhtiöiden kanssa etujenhallintaohjelmiston avulla edellyttää monia vaiheita, kuten:

• kerätään ensimmäistä täytäntöönpanoa koskevat tiedot;
• alustavan integroinnin luominen käynnissä olevalle tietojenvaihdolle;
• päivittäisen tai viikoittaisen vuorovaikutuksen koordinointi sen varmistamiseksi, että tiedot vastaanotetaan ja että niitä sovelletaan tarkasti;
• käynnissä olevien päivitysten tarkistaminen;
• varmistetaan, että kuljettajavaatimukset ilmoittautumiselle täyttyvät sääntelyviranomaisten mukaisesti; ja
• edistetään ennakoivaa suhdetta kunkin lentoliikenteen harjoittajan kanssa tietojenvaihdon suhteen parantamiseksi.

Tietäen, kuka on vastuussa jokaisesta tehtävästä, on tärkeää ymmärtää tuotetarjonta kokonaan. Kukin ohjelmistotoimittaja tarjoaa erilaisen integraatiotason tarjoamalla kaikille edellä mainittuja tehtäviä. HR: n tulisi työskennellä sellaisten toimittajien kanssa, jotka osoittavat vahvoja, jatkuvia ja saumattomia suhteita yhtiön valittuihin kuljettajiin.

Monet palveluntarjoajat mahdollistavat yleisen ANSI 834-tiedoston lähettämisen, jonka kantaja voi hyväksyä tai ei hyväksy, ja joka on usein ryhmän koon vaikuttama tekijä.

Johtajien tulisi etsiä palveluntarjoajia, jotka tarjoavat puhtaita ja validoituja siirtoja (varmistavat tapahtuman tukikelpoisuuden), jotka on räätälöity kunkin operaattorin tarpeisiin ongelmien välttämiseksi. Niiden tulisi myös tarkastella palveluntarjoajia, joilla on oma EDI (Electronic Data Interchange) -osasto, jotta he voivat toimia yhdessä operaattorin oman, tietyn siirtokielen kanssa.

Mitä asiakaspalvelua tarjotaan?

Onko lisämaksu palvelusta? HR: n olisi määriteltävä tarjotun avun taso ja se, mikä on asiakaspalvelu - online-ohje tietokannan, online-keskustelun, sähköpostitukien, keskustelujen kanssa elävän henkilön kanssa tai niiden yhdistelmä. Kun otetaan huomioon etujen ja muiden henkilötietojen herkkyys, johtajien tulisi odottaa vastausta tiedusteluihin 24 tunnin kuluessa suorasta yhteydestä, joka voi auttaa.

Mikä on HR-tietotekniikkajärjestelmän kustannus ja ylittääkö se hyödyt?

HR: n olisi arvioitava HR-tietotekniikkajärjestelmän kokonaiskustannukset, mukaan lukien kaikki vuosittaiset, kuukausittaiset ja kertaluonteiset maksut. Hieman kalliimpi järjestelmä voi maksaa enemmän kuin eroa ominaisuuksilla, joiden avulla työntekijät voivat säilyttää omat tietueensa ja tarjota parempaa mukavuutta, ajan säästöä ja tarkkuutta. Näitä tekijöitä tulisi harkita ja punnita HR-tietotekniikkajärjestelmän valinnassa.

HR-tietotekniikkajärjestelmien tarve kasvaa. HR-henkilöstön kanssa, joka löytää laajan valikoiman vaihtoehtoja HR-tietotekniikkajärjestelmissä, on yhä tärkeämpää analysoida ja punnita kaikkia käytettävissä olevia vaihtoehtoja.

HR-tietotekniikkajärjestelmän valintaa olisi tarkasteltava sijoituksena, joka kasvaa osaston ja yrityksen tarpeiden kanssa. Nämä kysymykset johtavat sinuun yrityksen HR-tietotekniikkajärjestelmään.