Mikä kuuluu henkilöstön henkilöstötiedostoon?

Henkilöstötiedosto on tärkein työntekijätiedosto, joka sisältää työsuhteen historiaa työllistämishakemuksesta poistumishaastattelun ja työsuhteen päättämisen dokumentaation kautta. Ainoastaan ​​henkilöstöhallinnon henkilökunnalla ja työntekijän välittömällä esimiehellä ja johtajalla voi olla pääsy työntekijöiden henkilöstötiedostoihin, eikä se koskaan jätä henkilöstöhallinnon toimistosta.

Henkilöstöhenkilöstötiedosto tallennetaan yleensä lukittuun, palonkestävään tiedostokoteloon lukitussa paikassa, joka on henkilöstöhallinnon henkilökunnan käytettävissä. Henkilöstötiedostossa olevien työntekijöiden tietojen luottamuksellisuus on ensiarvoisen tärkeää.

Kaikista yrityksen ylläpitämistä työntekijätiedostoista työntekijän henkilöstötiedosto on useimmiten päivittäin saatavilla työnantajan, esimiehen tai henkilöstöhallinnon henkilökunnan tiedoksi.

Huomioita työntekijöiden henkilöstötiedostojen sisällöstä

Perusperiaatteet ja kysymykset, jotka on otettava huomioon, kun asiakirja-aineistoa toimitetaan henkilöstötiedostoon, ovat ne.

• Voiko työnantaja tarvita tiettyä asiakirjaa, jotta työnantaja haastettaisiin? Olisiko työnantajan tarvittava asiakirja tuomioistuimessa?
• Tietääkö työntekijä ja ymmärtää, että asiakirja toimitetaan hänen henkilöstötiedostossaan? Useimmissa tapauksissa työnantajien pitäisi olla velvollinen allekirjoittamaan asiakirjan, olemaan merkitsemättä sopimusta asiakirjan sisällöstä, mutta tunnustamaan, että he ovat tietoisia ja lukeneet asiakirjan.
• Työntekijän henkilöstötiedostoon ei saa koskaan sijoittaa yllätyksiä, mielipiteitä tai henkilökohtaisia ​​muistiinpanoja työntekijästä. Vain tosiasiat, ei spekulatiivisia ajatuksia, kuuluvat työntekijöiden henkilöstötiedostoon.

Työntekijöiden henkilöstötiedoston sisältö

Seuraavassa on suosituksia asiakirjoista, jotka työnantajan on pidettävä työntekijän henkilöstötiedostossa.

Työllisyyshistoria

• Työhakemus
• Jatkaa
• Jatka kansikirjaa
• Koulutuksen todentaminen
• Työllisyyden todentaminen
• Hylkääminen
• Aseta työn kuvaus
• Työanalyysitietueet
• Työn tarjouskirje tai työsopimus
• Työvoimatoimiston tai välitystoimistojen sopimus, jos sitä käytetään
• Hätäyhteystieto
• Allekirjoitettu työntekijän käsikirjan kuittauslomake työntekijän käsikirjan vastaanottamisesta
• Tarkistuslista uusista työntekijöiden suuntautumisesta, jossa näytetään aiheet ja kuka on
• Kaikki uudelleensijoittamista koskevat sopimukset ja asiakirjat
• Kaikki työntekijän ja työnantajan väliset sopimukset, kirjalliset suostumukset, vastaanottotodistukset tai kuittaukset (kuten kilpailua rajoittamaton sopimus, työsopimus tai yritysautoon liittyvä sopimus)

• Työelämän viralliset muodot, mukaan lukien siirto-, menekinedistämis-, sisäiset työhakemukset jne
• Kaikki muut työllisyyteen liittyvät asiakirjat

Työntekijöiden suorituskyvyn kehittäminen, kehityssuunnitelmat ja parantaminen

• Kopiot kaikista käytetyistä suoritusarvioinneista tai työntekijöiden kehittämissuunnitelmista
• Työntekijöiden itsearvioinnit
• Kirjaa kaikista virallisista neuvontaprosesseista
• Huomautuksia läsnäolosta tai hiljaisuudesta
• Suorituskyvyn parantamista koskevan suunnitelman asiakirjat
• Kurinpitotoimien raportit
• Työntekijöiden tunnustaminen esitetään, kuten todistukset, tunnustuskirjat ja niin edelleen
• Työntekijän viralliset ehdotukset ja suositukset, organisaation vastaukset
• Harjoitustietueet
• Koulutuspyynnöt
• Osaamisen arviointi
• Koulutusluokan tai istunnon ilmoitukset tai aikataulut

• Allekirjoitettu tarpeiden arviointi
• Koulutuskulut
• Asiakkaiden tai työtovereiden valitukset

Työllisyyden päättämistä koskevat tiedot

• Työntekijän eroaminen
• Lopeta haastatteluasiakirjat
• Cobra-ilmoitus
• Työllisyyden päättymisen tarkistuslista
• Lopullinen kirjanpito kaikista työntekijän työsuhteen osa-alueista, kuten lopullinen palkka, loma-maksu, yrityksen omaisuuden palautus jne.