Dokumentaation merkitys henkilöstöresursseissa

Asiakirjat ovat työtapahtumien kirjoitettu ja säilytetty kirjaus. Nämä tiedot koostuvat hallituksen ja laillisesti valtuutetuista tekijöistä, yrityksen politiikan ja käytännön vaatimista asiakirjoista, parhaiden henkilöstöhallinnon käytäntöjen ehdottamista asiakirjoista sekä virallisista ja epävirallisista työllisyystapahtumista.

Dokumentaatio Tietoa työllisyydestä

Työntekijän asiakirja-aineisto on kirjallinen selvitys hänen toiminnastaan, keskusteluistaan, esitystyönohjaustapahtumista, todistuksista, kurinpitotoimista, myönteisestä panoksesta, palkkiosta ja tunnustuksesta, tutkimuksista, vaatimusten ja tavoitteiden saavuttamatta jättämisestä, suorituskyvyn arvioinnista ja muista.

Näiden tietojen säilyttäminen antaa työnantajalle ja työntekijälle mahdollisuuden säilyttää tietyn tapahtuman tapahtumien ja keskustelujen kirjallinen historia. Työsuhteen dokumentointi antaa kirjallisen muistion, joka voi olla tarpeen sellaisten toimien tukemiseksi, kuten työntekijöiden edistäminen, työntekijöiden palkkakustannukset ja kurinpitotoimet, mukaan lukien työsuhteen päättäminen.

Työntekijöitä koskevat asiakirjat ovat yleensä sekä positiivisia että negatiivisia. Se on tosiasiallista eikä tuomitsevaa. Siinä kuvataan tapahtumia sellaisina kuin ne tapahtuvat, eivät perustu katsojan mielipiteisiin ja ajatuksiin tapahtumasta. Asiakirjoissa kuvataan myös toimia, jotka on toteutettu merkittävissä tapauksissa, kuten muodollisen työntekijöiden tunnustamisen tai kurinpitotoimien toteuttaminen.

Muista, että sinun on luotava asiakirjat mahdollisimman lähellä tapausta, jotta tietueet ovat ajankohtaisia, yksityiskohtaisia ​​ja tarkkoja.

Oikeudenkäynnissä työntekijän aikaisempaa suorituskykyä koskevat asiakirjat ovat usein kriittisiä työnantajan kokemusten kannalta tapahtumasta. Tavoitteena on esittää oikeudenmukainen kuva työntekijän tuloksesta keskittymättä pelkästään negatiivisiin tapahtumiin.

Dokumentointityypit

Toimintaperiaatteet, menettelyt, työntekijöiden käsikirja ja suorituskyvyn kehittämissuunnitelmat ovat myös dokumentointimuotoja, jotka tallentavat odotettua työntekijän käyttäytymistä ja työpaikkavaatimuksia ylläpitääkseen asianmukaisen, oikeudenmukaisen työpaikan, jossa työntekijät tietävät, mitä heiltä odotetaan.

Asiakirjat ovat myös syytetyn, syyttäjän ja todistajien kirjallisia lausuntoja vihamielisistä työpaikkatapahtumista, joihin liittyy työntekijän väärinkäytöksiä, kuten seksuaalista häirintää.

Asiakirjoihin sisältyy myös pysyviä asiakirjoja, kuten allekirjoitettu työhakemus, kirjalliset työllisyysviitteet, sovellusmateriaalit, kuten jatko- ja kansilehdet, sekä taustan tarkistukset. Henkilöstötiedostosta poiketen säilytetään myös muita asiakirjoja, kuten I-9-lomake (joka todistaa työntekijän kelpoisuuden työskennellä Yhdysvalloissa), samoin kuin lääketieteelliset tiedot, FMLA-tietueet ja niin edelleen.

Asiakirjat voivat myös olla epävirallisia, kuten esimiehen kirjauksessa hänen keskusteluistaan ​​työntekijän kanssa vuoden aikana. On tärkeää, että esimiehet pitävät nämä asiakirjat kaikkien raportoivien henkilöstön jäsenten osalta. Työntekijöitä ei pitäisi erottaa suorituskyvyn takia. Tämä voitaisiin tulkita syrjinnäksi myöhemmin.

Asiakirjat voivat olla muodollisia ja säilyttää työntekijän henkilöstötiedostossa. Työntekijöiden odotetaan allekirjoittavan tämän asiakirjan, jotta he voisivat todeta saaneensa kopion ja tarkistaa sisällön kokonaisuudessaan. Huomautus: Allekirjoitus ei merkitse sopimuksessa olevien asiakirjojen hyväksymistä.

Dokumentaation käyttö

Myös kriittisten tapahtumien, joko positiivisten tai negatiivisten, dokumentointi on suositeltavaa, jotta esimiehillä on tietyn ajanjakson mittainen työntekijän suorituskyky.

Organisaatiot voivat käyttää pitämiään asiakirjoja muilla tavoilla. Näihin voivat sisältyä menettelyt, työohjeet ja tietokoneohjelmiston ohjeet muutaman nimeämiseksi, mutta henkilöresurssitoiminnon tarkoituksiin nämä ovat yleisiä asiakirjojen käyttötapoja. Seuraavassa osassa kuvataan ohjeita asianmukaisesta dokumentoinnista.

Suorituskyvyn dokumentaation näytteet

Työntekijän suorituskykyä koskevat asiakirjat mahdollistavat työntekijöiden kurinalaisuuden, päättämisen tai edistämisen, palkitsemisen ja tunnustamisen. Ilman dokumentointia mikä tahansa näistä toimista on vaikeaa ja mahdollisesti työnantajalle riskialtista.

Työnantajan on vältettävä mahdollisia syytöksiä työntekijöiden syrjivästä kohtelusta. Kaikki legalities syrjään, hyvät työnantajat haluavat luoda työympäristön, joka on oikeudenmukainen, johdonmukainen ja tukee työntekijöiden tavoitteita ja urasuunnitelmia.

Tätä ympäristöä tukee johtajan ammattitaitoinen dokumentaatio työntekijän suorituskyvystä - sekä ylistävä käyttäytyminen että korjattavia tai parantavia toimia. Niiden dokumentointiin keskusteltiin aikaisemmin yksityiskohtaisesti. Seuraavat tilanteet antavat lisää esimerkkejä asianmukaisista asiakirjoista.

Asiakirjojen viivästyminen ja poissaolo

Väärä:

Mark on yleensä myöhässä töihin. Mark menettää liikaa työtä.

oikea:

1. huhtikuuta: Mark kutsui sairaaksi ja jäi kahdeksan tuntia työstä.

4. huhtikuuta: Mark saapui työhön klo 10.00, kaksi tuntia myöhässä aikataulun mukaisesta alkamisajastaan.

6. huhtikuuta: Mark suunnitteli lääkärin nimittämisen ja jäi sitten kotiin uuden uunin asentamiseksi.

12. huhtikuuta: Mark kutsui sairaaksi ja jäi kahdeksan tuntia työstä.

Suorituskyvyn dokumentointi

Väärä:

Mary on epäluotettava. Hän tuskin koskaan tekee sitä, mitä hän sitoutui tekemään.

oikea:

2. toukokuuta: Mary lupasi, että ensimmäinen ehdotus tuotteelle on saatavilla tarkistettavaksi tämän päivän viikoittaisessa kokouksessa. Mary ei tuottanut ehdotettua asiakirjaa odotetusti. Hän sanoi olevansa liian kiireinen ja ihmiset, joiden apua hän tarvitsi, eivät olleet saaneet takaisin hänen kanssaan.

Manager vastasi: Mitä apua tarvitsitte? Tiedot? Kuka ei ole saanut takaisin sinulle ja mitä tarvitsitte heiltä?

Carl ja Michael tarvitsivat päivittää Marian edistymisestä.

Mikä tekee sinusta niin kiireisen, että sinulla ei ole aikaa seurata sitoumustasi? Tekee liian paljon sitoumuksia rajoitetun ajan niiden täyttämiseksi.

Mitä voin tehdä auttaakseni sinua?

Milloin teet asiakirjan luonnoksen tarkistettavaksi?

Nämä näytteet antavat yleiskuvan siitä, mikä tehokas dokumentaatio näyttää väärin kirjoitetusta dokumentaatiosta. Noudata näitä ohjeita, jotta voit dokumentoida tehokkaasti ja laillisesti työympäristöön liittyviä toimintoja, tuloksia ja tapahtumia.

Vastuuvapauslauseke

Annetut tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät taata tarkkuutta ja laillisuutta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtioittain ja maittain. Pyydä oikeudellista apua tai valtion, liittovaltion tai kansainvälisten hallitusten resursseja, jotta voit varmistaa, että oikeudellinen tulkinta ja päätökset ovat oikeat sijaintisi suhteen. Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua.