Sidosryhmien hallintasuunnitelma projektinhallinnassa

Projektinhallinnassa sidosryhmien hoitosuunnitelma on virallinen asiakirja, jossa esitetään, miten sidosryhmät osallistuvat hankkeeseen. Sidosryhmä on henkilö tai ryhmä, joka on kiinnostunut hankkeesta. Ajattelemalla, milloin ja miten sidosryhmät osallistuvat, projektiryhmä voi maksimoida sidosryhmien myönteisen vaikutuksen hankkeeseen.

Mitä sidosryhmät ovat?

Sidosryhmät voivat olla organisaation sisäisiä ja ulkoisia. Esimerkkejä sisäisistä sidosryhmistä ovat esimiehet ja liiketoimintayksiköt, kuten kirjanpito ja tietotekniikka.Liiketoimintayksiköillä on tyypillisesti edustajia projektiryhmässä. Ulkoiset sidosryhmät voivat olla eturyhmiä, yrityksiä ja kansalaisjärjestöjä. On harvinaista, että ulkopuoliset sidosryhmät ovat edustettuina projektiryhmässä. Virastoille, joilla on sääntelyviranomainen, niiden sääntelyalat ovat yleensä tärkein ulkoinen sidosryhmä missä tahansa hankkeessa.

Jos projektiryhmä tunnistaa sidosryhmän, kyseinen sidosryhmä on otettava huomioon sidosryhmien hallintasuunnitelmassa.

On epäkäytännöllistä, että projektiryhmä koostuu jäsenistä, jotka edustavat kaikkia sidosryhmiä. Monissa tapauksissa se on mahdotonta. Hankeryhmä tarvitsee kuitenkin panosta ja ostoa sidosryhmiltä hankkeen onnistumiseksi. Esimerkiksi julkishallinnon organisaatio haluaa uudistaa ja nykyaikaistaa täysin laajimmin käytettyä omaa ohjelmistoa. Lähes jokainen organisaatio käyttää ohjelmaa jollakin tavalla. Jokaista käyttäjäryhmää ei voi suoraan edustaa projektiryhmässä, joten tiimi suunnittelee tapoja kerätä sidosryhmiä ja päättää keinoista, joilla sidosryhmä tiedottaa hankkeen asemasta.

Nämä menetelmät syöttö- ja viestintästrategioiden keräämiseksi on dokumentoitu sidosryhmien hallintasuunnitelmassa.

Sidosryhmien ja viestinnän suunnitelma

Hankkeen sidosryhmien hallintasuunnitelman ja viestintäsuunnitelman välillä voi olla huomattavaa verenvuotoa. Heidän tehtävänsä ovat hyvin samankaltaisia. Sidosryhmien hoitosuunnitelma on laajempi, sillä se helpottaa panostusta hankkeeseen sekä hahmottaa tuotokset. Sidosryhmien hoitosuunnitelma on kapeampi, koska siinä käsitellään vain niitä, joilla on etu, kun taas viestintäsuunnitelma voi sisältää laajempia yleisöjä.

evoluutio

Sidosryhmien hoitosuunnitelma on tyypillisesti hankkeen johtaja. Hankkeen edetessä projektipäällikkö tarkastelee sidosryhmien hallintasuunnitelmaa ja tuo sen säännöllisesti takaisin projektiryhmälle harkitsemaan päivityksiä. Hanke voi näyttää hyvin erilaiselta aikataulunsa keskellä kuin suunnitteluvaiheessa, joten on tärkeää varmistaa, että hankkeen ohjaavat asiakirjat muuttuvat olosuhteiden vuoksi.

esimerkki

Tässä on esimerkki siitä, miten sidosryhmien hallintasuunnitelma voi muuttua projektin aikana. Valtion virasto aloittaa sääntöjen laatimishankkeen. Hankkeen sponsori ja projektipäällikkö laativat sidosryhmien luettelon aloittaessaan sidosryhmien hallintasuunnitelmaan. Yksi projektiryhmän ensimmäisistä tehtävistä on suunnitelman laatiminen. Muutaman kuukauden kuluttua projektiryhmän jäsen tunnistaa sidosryhmän, jota kukaan ei ole ajatellut hankkeen alussa. Hankkeen johtaja lisää suunnitelmaan uuden sidosryhmän ja kutsuu projektiryhmän kokouksen keskustelemaan siitä, miten uusi sidosryhmä otetaan mukaan.

Kun joukkue päättää, mitä tehdä, projektipäällikkö ilmoittaa projektin sponsorille.

Sidosryhmien hoitosuunnitelma on elävä asiakirja. Hankkeen muutosten myötä sidosryhmien hallintasuunnitelma voi muuttua, jotta se pystyy palvelemaan paremmin hankkeen tarpeita. Kovalla sidosryhmien hallintasuunnitelmalla projektiryhmä voi kerätä asianomaisilta sidosryhmiä ja palautetta sekä tiedottaa kyseisille sidosryhmille.