Sinulla oli minut Hello: Oikea puhelinviite

Totuus on, että vaikka se ei ole rakettitiede, oikea työympäristöön liittyvä etiketti sisältää hieman enemmän kuin kyvyn lausua tervehdys. Koska se voi olla ensimmäinen yhteyspiste asiakkaan, asiakkaan tai jopa työnantajanne kanssa, se on tilaisuutesi tehdä hyvä ensivaikutelma tai huono. Seuraavassa on muutamia vinkkejä, joita sinun pitäisi noudattaa, kun käytät puhelinta työssä:

Niele ensin

Toisin sanoen suusi pitäisi olla tyhjä, kun soitat puheluun tai vastaat puhelimeen. Haluat pystyä puhumaan selkeästi ja se on mahdotonta, jos pureskelet tai nielette.

Nimi ja sijoitus Ole hyvä

Kun saat puhelun töissä, sinun on tunnettava itsesi ja yrityksesi ja osastosi, jos se on tarpeen. Jos soittaja on siirretty sinulle yrityksen päälinjasta, voit ilmoittaa nimen ja osaston. Henkilö, joka alun perin vastasi puheluun, antoi todennäköisesti yrityksen nimen. Kun olet soittaja, tunnista itsesi samalla tavalla, ennen kuin pyydät henkilön, jota yrität tavoittaa.

Manners Do Matter

Ole aina kohtelias riippumatta siitä, kuka on linjan toisessa päässä. Olitpa puhumassa vastaanottovirkailijalle tai yrityksen presidentti koskaan unohda sanoa kiitos ja kiitos. Sen lisäksi, että jokainen ansaitsee kunnioituksen, henkilö, joka vastaa puheluun, voi varmistaa, että se käsittelee asianmukaisesti.

fokus

Vaikka me kaikki haluamme usean tehtävän (tai yrittää) pidättäytyä muista asioista puhelun aikana. Sinun pitäisi antaa henkilölle, jolle puhut, jakamatonta huomiota. Sähköposti, sosiaalinen media ja pelit voivat odottaa.

Pidä nyt päällä

Ensinnäkin sinun tulee välttää kaikki muut keskustelut puhelimen ollessa käynnissä. Todellisuus pääsee joskus läpi. Saatat joutua keskustelemaan jonkun kanssa, joka tulee toimistoon tai koteloon tai poimia toisen puhelun. Anteeksi ja rajoita toinen keskustelu vain muutamaan sekuntiin. Älä jätä jonkun odottamatta odottamattomasti. Jos et voi huolehtia toisesta asiasta nopeasti, mutta sitä on käsiteltävä välittömästi, sen sijaan, että asetettaisiin henkilö, jolle puhuisi, kysy, voisitko soittaa takaisin hänelle sopivaan aikaan.

Älä anna soittajanne kadota järjestelmässä

On hetkiä, jolloin et pysty auttamaan henkilöä linjan toisessa päässä ja hänen on siirrettävä hänet jollekin, joka voi. Kun teet sen, varmista, että hän tietää, kenelle siirrät puhelun ja miksi. Anna hänen tietää, mitä tehdä, jos puhelu ei mene läpi tai jos henkilö, jolle lähetät häntä, ei ole siellä tai ei voi auttaa.

Pidä viestit lyhyinä ja makeina

Kun jätät puhepostiviestin jollekin, puhu hitaasti ja selkeästi varsinkin, kun ilmoitat nimesi ja puhelinnumerosi. Liian monet ihmiset jättävät hyvin pitkät ja hämmentävät viestit vain nopeasti mumbleen nimensä ja numeronsa lopussa, jolloin vastaanottaja ei pysty palauttamaan puhelua.

Kerran on tarpeeksi

Jos jätät viestin ja henkilö, jolle olet jättänyt sen, ei pääse heti takaisin siihen, koska se voi olla, koska hän ei voi tällä hetkellä. Ei tarvitse soittaa uudelleen ja uudelleen. Jos kyseessä on kiireellinen asia, voit yrittää soittaa seuraavaan päivään uudelleen tai seurata sähköpostiviestiä, jossa kerrotaan, että jätit myös vastaajaan.

Kuuntele ensin

Kuuntele vastaajaviesti, jonka olet vastaanottanut kokonaisuudessaan ennen puhelun palauttamista. Saatat oppia, että ei edes tarvitse soittaa takaisin (wow, mikä aika-säästäjä) tai että sinun täytyy huolehtia jotakin ensin. Soittaja voi esimerkiksi tarvita tietoja, jotka voit olla valmiina, kun palaat hänen luokseen.