Kattava yleiskatsaus projektinhallintatehtävään

Projektinhallintainstituutti (PMI) määrittelee projektinhallinnan projektin vaatimusten täyttämiseksi soveltamalla projektitoimintaan tietoa, taitoja, työkaluja ja tekniikoita. Tämä toteutetaan käyttämällä hankkeen käynnistämistä, suunnittelua, suorittamista, valvontaa ja sulkemista."

Vaikka tämä määritelmä saattaa tuntua monimutkaiselta, projektinhallinnan päämiehet ovat juurtuneet terveen järjen ja käytännöllisyyden piiriin. Haluatko tarjota asiakkaillesi projektinhallintaa tai tavoite on tulla projektipäällikköksi, harkitse projektijohtamisen perusteita vaihe vaiheelta. Ennen kuin aloitat, määritä, onko tarjoamasi palvelu (tai tehtävä, jonka olet ottanut) todella hanke.

Yleishallinto Versus Project Management

Miten päätät, onko jokin projekti vai ei? Jotta tämä katkeaa, erota hallinnan kaksi eri aluetta toiminnalliseksi (tai yleiseksi) johtamiseksi ja projektinhallinnaksi.

Toiminnallinen tai yleinen hallinta on tehtävän jatkuva toiminta. Yksi esimerkki voisi olla, jos omistat teknologiayrityksen ja sinulla on asiakas, jolle annat varmuuskopiointitukea, ja hallitset jatkuvasti vuosittaista tiliään varmuuskopioimalla niiden palvelimet ja toimittamalla heille viikoittainen toimintakertomus. Jos teet tämän viisi vuotta ja sinulla on uusiutuva sopimus asiakkaan kanssa, työsi on jatkuvaa ja siksi yleistä tai toiminnallista.

Jos asiakas haluaa kuitenkin toteuttaa uuden sisällönhallintajärjestelmän ja heillä on yksi vuosi uuden järjestelmän kehittämiseksi ja pyytää sinua johtamaan sen kehittämistä, asiakas on ottanut sinut mukaan projektiin.

Vastaavasti, jos työskentelet henkilöstöresurssien kanssa ja sinun tehtävänä on hallita osaston budjettia ja valvoa nuorten yhteistyökumppaneita, sinulla on toimiva tehtävä, koska se on jatkuva työ, jolla ei ole määriteltyä lopputulosta.

Toisaalta, jos sinulla on sama HR-työ ja osastosi johtaja pyytää sinua toteuttamaan uuden rekrytointiohjelman (ja tarjoaa sinulle määräajan ja budjetin) ja tekee sinusta hankkeen johtajan, tämä on hanke, koska se on on alkamis- ja päättymispäivä ja tehtävä tapahtuu vain kerran.

Projektin visualisointi kolmeen osaan

Nyt kun ymmärrät projektin tärkeyden, voit tarkastella lähemmin projektinhallintaa. Käyttämällä rekrytointiohjelmaa esimerkkinä nyt, kun tiedät, että projektin tarve on tarpeen, seuraavassa vaiheessa määritellään tarvittava laajuus, aika ja budjetti.

Projektinhallinta on rekrytointiohjelman hankkeen laajuuden, budjetin ja ajan suunnittelu, järjestäminen ja valvonta. Piirrä yksinkertainen pyramidi projektin visualisoimiseksi. Pyramidin jokainen rivi edustaa yhtä hankkeen kolmesta pääosasta (eli laajuudesta, ajasta ja budjetista). Tyhjä tila pyramidin keskellä on laatu toimitettu tuote. Pyramidi on tärkeä työkalu, jota pitää mielessä, kun suunnittelet hanketta, koska kun kolme pääosaa kasvavat tai kutistuvat, tuotteen laatu vaikuttaa.

Hankkeen laajuus

Sovelluksen määrittely on usein hankkeen johtamisen vaikein ja monimutkainen osa. Hankkeen yksityiskohdat ovat aluksi tuntemattomia, joten arvioidaan, mitä toimia ja tehtäviä tarvitaan projektin toteuttamiseksi, on harkittava. Soveltamisala koostuu kaikesta eri toiminnasta ja tehtävistä, jotka toteutetaan lopputuotteen tuottamiseksi. Projektin laajuuden määrittäminen auttaa sinua määrittämään ajan ja budjetin, jota tarvitset projektin loppuun saattamiseksi.

Hyvä tapa aloittaa on yksinkertaisesti kirjoittaa se, mitä mielestänne tarvitaan tehtävän suorittamiseksi. Seuraavaksi neuvottele muiden kanssa saadaksesi kattavan kuvan kaikista toiminnoista.

Hankkeen aika

Kun olet luonut alkuperäisen laajuuden, voit alkaa määrätä aikaa jokaiselle toiminnalle ja tehtävälle, ja lisäksi tarkastella hankkeiden suurempaa kuvaa. Kysy itseltäsi, mitä toimia tapahtuu samanaikaisesti ja joka tapahtuu peräkkäin. Kiinnitä myös huomiota siihen, kuinka monta ihmistä tarkistaa projektin toimintaa, koska tämä vaikuttaa vaiheeseen, joka kuluu askeleen loppuunsaattamiseen. On yllättävää, kuinka kauan yksinkertainen tehtävä voi kestää, kun kolme ihmistä tarvitsee tarkistaa sen. Kun olet laskenut kumulatiivisten toimintojen ja tehtävien suorittamiseen kuluneen ajan, olet valmis luomaan projektiryhmän seurattavan hankkeen aikataulun.

Hankkeen talousarvio

Tässä vaiheessa olet määrittänyt, mikä (laajuus) ja projektin kesto (aika). Nyt on aika määrittää budjetti. Aivan kuten projektin ajan laskeminen, sinun on usein kuultava muita, mukaan lukien osaston johtajat, jotta voit määrittää tarkan budjetin. Talousarvio koostuu monista näkökohdista, mukaan lukien toteutettujen toimien ihmisten ja materiaalien käyttö ja siitä, kuinka kauan ne (eli ihmiset) tarvitsevat ja käytetyt materiaalit.

Viestintä on avain

Usein asiakas (tai pomo) haluaa hankkeen, joka on suoritettu ennalta määritetyn ajan ja talousarvion puitteissa, ottaen huomioon hankkeen laajuuden. Ongelmana on se, että melkein aina hankkeen laajuutta ei voida kohtuudella toteuttaa, kun otetaan huomioon aikarajoitukset ja budjettirajoitukset. Näin ollen osa projektinhallinnasta neuvottelee projektin soveltamisalan ehdoista asiakkaan tai pomon kanssa. Hyvä neuvottelu on koko neuvotteluprosessin ajan ja koko hankkeen keston ajan tärkein taito, jota tarvitset.

Mitä selkeämmin viestit haasteita matkan varrella, onnellisempi asiakas tai pomo tulee olemaan.