Miten ulkoistamista koskeva suunnitelma kehitetään

Paljon keskusteluja median ulkoistamisesta tekee siitä monimutkainen, mutta se on melko yksinkertaista. Jopa kodeissamme "ulkoistamme" monia tehtäviä: ruoanlaitto, nurmikoiden ylläpitäminen ja lastenhoito, vain muutamia. Kun meillä ei ole aikaa, painopistettä tai taitoja tehdä työtä itse, etsimme jotakuta, joka voi, ja joku, joka tekee työn hinnan, jonka voimme maksaa. Yritykset toimivat samalla tavalla, vaikka niiden päätöksissä voi olla enemmän tekijöitä ja päättäjiä.

Kehitysprosessi

Mutta kuten perheet tekevät erilaisia ​​päätöksiä, yritykset voivat tulla hämmästyttävän erilaisiin päätöksiin ulkoistamisesta.Ei ole mallia, joka toimii kaikille yrityksille, mutta on olemassa prosessi, jota kaikkien yritysten on harkittava:

oivallus

Aiemmin monet yritykset eivät ehkä edes tiedä, mitä ulkoistaminen oli. Nykyään he tietävät ulkoistamisesta, mutta eivät välttämättä ymmärrä, kuinka monta ulkoistamista (ja ulkoistamista) käyttävät ohjelmat jo toimivat: kopiointikeskukset, postitilat, kiinteistönhallinta, tietotekniikka ja jopa osa juridista osastoa. Ulkoistaminen ei välttämättä ratkaise kaikkia ongelmia, mutta aiempien sopimusten oppiminen tunnistaa uusia hankkeita ja antaa arvokasta tietoa.

Tavoitteiden asettaminen

Jotta ulkoistamisohjelman luominen onnistuisi, sinun on määriteltävä tiettyjä tavoitteita, kuten yritysten kokonaiskustannusten alentaminen viidellä prosentilla, keskittyminen tehokkuuteen yhdelle paikalle tai vain yhden liiketoimintayksikön toiminnot. Tavoitteet eivät tarvitse valtavia yksityiskohtia. Ulkoistamiskokemuksesi lisääntyessä määritelmät muuttuvat.

osallistumista

Tarvitset osallistujia monilta osaamisalueilta voidakseen antaa panoksen suunnitelmaan, tarkistaa oletukset ja antaa asiantuntijalausunnon. Kun siirryt yleisestä suunnitelmasta tiettyihin hankkeisiin, voit toistaa tämän prosessin ja luoda alaryhmiä, joilla on vielä tarkemmat tiedot.

Henkilöllisyystodistus

Nyt kun sinulla on tavoitteita ja asiantuntijoita tunnistamaan ja tulkitsemaan tietoja, on aika yksilöidä ulkoistamisohjelman erityishankkeet. Jokainen yritys kehittää erilaisia ​​kriteerejä ja sitä ohjaa kulttuuri yhtä paljon kuin taloudellinen tai operatiivinen analyysi, mutta on olemassa yhteisiä kriteereitä, joita sinun pitäisi tarkastella:

• Aiemmat päätökset: Yrityksesi on todennäköisesti tehnyt aikaisempia päätöksiä muiden kuin työntekijöiden, kuten väliaikaisten työntekijöiden tai palvelusopimusten käytöstä. Lisätietoja hankintojen ja PMO: n (Project Management Office) kanssa. Katso, miten he käsittelivät tämän luettelon ongelmia, ja koota saadut kokemukset.
• asiantuntemus: Suoritteko tehtäviä tai tuotat tuotteita ilman riittävää asiantuntemusta tai onko sinulla ongelmia johtajien säilyttämisessä? Onko nykyisellä johdolla suunnitelma näiden ongelmien ratkaisemiseksi? Jos näin ei ole, tämä voisi olla hyvä ulkoistamisprojekti.

• Laatu: Vaikka toiminnolla on ihmisiä, joilla on oikeat taidot ja kokeneet johtajat, et ehkä saa tarvitsemasi palvelutasoa. Onko johtaja suorittanut asiakastutkimuksia? Mitä asiakkaat sanovat tuotteista tai palveluista? Laadun puute tai kiinnostuksen puute asiakaspalveluun on toinen lippu ulkoistamiselle.
• Kustannus: Poikkeuksellisen korkealaatuinen palvelu ei välttämättä ole hyvä arvo. Miten kustannukset verrataan kilpailijoihin? Onko toiminnolla kuukausiraportteja: yksikkökustannukset, käyttökustannukset, monivuotiset kustannussuunnat? Jos tämä toiminto ei pysty tuottamaan näitä raportteja, ulkoistettu palvelu saattaisi lisätä toiminnan avoimuutta.

• asteikko: Kun tarkastelet koko yritystäsi, teet monia odottamattomia löytöjä. Keskity! Yksi iso projekti on parempi ehdokas ulkoistamiseen kuin useat pienemmät hankkeet. Tämä yksittäinen iso hanke edellyttää paljon vähemmän hallinnollisia ja hallinnollisia resursseja. Säilytä kattava luettelo, mutta valitse vain ehdokkaat, jotka vaikuttavat suuresti ensimmäiseen projektiesi aaltoon.
• turvallisuus: Sinulla on nyt hyvä idea mahdollisista hankkeista. On aika suodattaa ne turvallisuusstandardien mukaisesti. Turvallisuus on monimutkainen ja kiistanalainen aihe. Eri toimialoille sovelletaan erilaisia ​​standardeja, ja jotkin yritykset ovat tietoisempia turvallisuudesta kuin kilpailijat. Ymmärrä sisäiset ja alan standardit ja rajoita ulkoistamisprojekteja vastaavasti. Sisällytä oikeudelliset, tietotekniikka-, yritysturvallisuus-, noudattamis- (jos se koskee) ja mahdolliset "riskit" -osastot keskusteluissa.

• priorisointi: Jokainen edellä oleva kohde (ja mahdollisesti muut ominaisuudet) on arvioitava, ja sitten jokaiselle projektille on määritettävä "ulkoistamisarvo". Epäilemättä käydään paljon keskustelua siitä, mitkä ominaisuudet ovat tärkeimpiä, jos niiden tulokset ovat tarkkoja ja jos olisi otettava huomioon muut ominaisuudet. Älä yllätä, jos tämä prosessi kestää kuukausia tai jopa vuosia.
• viestintä: Kun olet priorisoinut potentiaaliset projektit, olet kokenut paljon kokouksia ja puhunut monille ihmisille. Odota, että nämä keskustelut ovat julkisia tietoja yksiköissä, joille olet suunnitellut ulkoistamista. Oletetaan aina, että nämä keskustelut käyvät usein työntekijöillesi, usein reaaliajassa. Huolellisesti harkittu yritysviestintä on valmisteltava ja valmis. Älä koskaan anna huhujen tulla paremmin tietolähteeksi kuin tosiasiat.

Esittäen

Tämän prosessin päätteeksi sinulla on ensimmäinen ulkoistamissuunnitelma. Tämän suunnitelman toteuttamisen aikana on monia muita vaiheita: tietojen vahvistaminen, tiettyjen hankkeiden alakomiteoiden luominen, toimittajien tunnistaminen, pilottien käyttäminen, sopimusten myöntäminen jne. Suunnitelman kehittäminen tarjoaa kuitenkin ensimmäiset ja tärkeimmät vaiheet.