Hallintoavustajan työn kuvaus: Palkka, taidot ja muut

Hallinnolliset avustajat, sihteerit mukaan lukien, ovat toimistotoimintojen selkäranka. Ne kirjoittavat ja valmistavat asiakirjoja, aikataulutavat tapaamisia ja ylläpitävät tiedostoja. He vastaavat puhelimiin ja suoriin puheluihin ja avustavat henkilökunnan kokouksissa. Joissakin toimistoissa he voivat käsitellä kirjanpidon perustoimintoja, ja ne voivat hyväksyä maksuja asiakkailta ja asiakkailta.

Noin 4 miljoonaa hallinnollista avustajaa ja sihteeriä työskenteli Yhdysvalloissa vuonna 2016.

Hallinnollisen avustajan tehtävät ja vastuut

Hallinnollisten avustajien velvollisuudet voivat vaihdella riippuen siitä, minkä tyyppistä toimistoa he työskentelevät, mutta jotkin yhteiset tehtävät ovat:

• Luo asiakirjoja.
• Yhdistä diaesitykset
• Luo laskentataulukoita.
• Hallitse tietokantoja.
• Luo ja / tai ylläpidä verkkosivustoja.
• Toimi toimistopäällikkönä, suunnittelee henkilökunnan tapahtumia, kuten palkita illallisia ja varainhankintatapahtumia, ajoittaa asiakastapaamisia ja järjestää työtovereiden aikatauluja.

Hallinnollinen avustaja Palkka

Palkka voi olla riippuvainen sen yrityksen luonteesta, jossa hallinnollista avustajaa käytetään, sekä tehtävien laajuudesta. Ne, jotka palvelevat johtajia, saavat parhaan palkkion.

• Keskimääräiset vuotuiset tulot: 38,880 dollaria (18,69 dollaria / tunti)
• Top 10% vuotuiset tulot: Yli $ 64,230 (30,88 dollaria / tunti)
• Pohja 10% vuotuiset tulot: Alle $ 24,690 ($ 11,87 / tunti)

Koulutus, koulutus ja sertifiointi

Tämä ammatti ei vaadi erityistä kehittynyttä koulutusta, mutta se voi olla hyödyllistä.

• koulutus: Tarvitset korkeakoulututkinnon tai vastaavan, ja voit saada kentän reunan ilmoittautumalla assosioituneeseen tutkinto-ohjelmaan tai osallistumalla sihteerikoulutusohjelmaan lukion jälkeen. Sihteerit omistavat nyt kandidaatin tutkinnon tai ansaitsevat erikoispainotteisia sertifikaatteja, kuten akkreditoitu oikeudellinen sihteeri tai sertifioitu lääketieteellinen hallinnollinen avustaja yhä useammilla aloilla. Johtajien avustajilla ja sihteereillä pitäisi olla vähintään kollegion opintopisteitä, mikäli he eivät ole kandidaatin tutkintoa.

• koulutus: Harkitse aloittamista väliaikaisen työvoimatoimiston kanssa. Nämä tarjoavat joskus koulutusta uusille työntekijöille. Muussa tapauksessa, jos sinulla on joitakin pääsihteeristötaitoja, työharjoittelu saatetaan tarjota, kun opit tietyn yrityksen tai alan köydet.

Hallinnollisten avustajien taidot ja osaaminen

Tarvitset useita välttämättömiä ominaisuuksia, jotta voit tulla hallinnolliseksi avustajaksi.

• Tietokone- ja ohjelmistotaidot: Sinun pitäisi olla mukava käyttää Microsoft Office, sähköposti ja internet. Saatat joutua tuntemaan QuickBooks tai muut kirjanpito-ohjelmat, jos työskentelet pienyrityksessä.
• Monitaitoiset taidot: Tämä voi olla erityisen tärkeää, jos toimit myös johtajana. Sinun pitäisi pystyä tuomitsemaan useita vaatimuksia kerralla.
• Suulliset ja kirjalliset viestintätaidot: Nämä ovat välttämättömiä. Sinulla pitäisi olla vankka englannin kielen taito ja hyvä oikoluku.

• Ihmissuhteet: Työskentelet muiden kanssa, mukaan lukien asiakkaat ja muut toimihenkilöt. Hyvät käytännöt ja rauhallinen käyttäytyminen voivat olla erittäin tärkeitä.
• Organisaatiotaidot: Sinun on oltava yksityiskohtaisesti suuntautunut ja järjestetty, jotta voit etsiä asiakirjan tai palautusprotokollan hetkeksi.
• Päätöksenteko: Usein sinut käsittelemään useita tehtäviä lähes samanaikaisesti, etenkin kiireisissä toimistoissa, joten sinun pitäisi pystyä priorisoimaan ja tekemään tehokkaita päätöksiä. Asiakas saattaa haluta nimityksen heti, mutta onko hänellä todella hätätilanteessa vai voiko se odottaa muutaman päivän?

Job Outlook

Valitettavasti tällä kannalla ei ole rohkaisevaa työpaikan näkymää. USA: n Vital Statistics -hanke toteaa, että tekniset edistysaskeleet alkavat ottaa käyttöön monia hallinnollisten avustajien tehtäviä vuodesta 2016 vuoteen 2026, minkä seurauksena työpaikkojen kasvu on 5%.

Työympäristö

Tämä asema vaaditaan lähes kaikilla toimialoilla. Saatat löytää itsesi työskentelemään lääketieteellisessä toimistossa, asianajotoimistossa, valtion virastossa tai pienessä naapurimaassa. Joka tapauksessa löydät todennäköisesti toimiston.

Virtuaaliset avustajat ovat yhä enemmän kysynnässä, joten on mahdollista, että voit työskennellä kotoa.

Työjärjestys

Tämä on lähes poikkeuksetta kokoaikainen työ normaalina työaikana, mutta yrityksen luonne voi vaatia viikonlopun työtä, kuten jos olet työskennellyt lääkäriasemassa. Oikeusalan ammatinharjoittajat saattavat myös huomata, että heidän odotetaan sijoittuvan pitkiä tunteja ennen kokeita ja määräaikoja.

Miten saada työ

SUOSITTELEVAT SUOSITUKSET

Työnantajat, jotka palkkaavat sihteerin tai hallinnollisen avustajan, etsivät yksilöä, jonka he voivat työskennellä mukavasti, jotka sulautuvat hyvin yhteen muun henkilöstön kanssa ja kuka voi luottaa luottamuksellisiin tietoihin. Vahvat suosituskirjeet voivat osoittaa nämä ominaisuudet.

KÄYTÄ VERKKOJA

Napauta verkkojasi saadaksesi työpaikkojen johtoa. Tutustu Facebookiin ja LinkedIniin, perheen ystäviin, naapureihin ja entisiin työnantajiin. Kerro heille, että arvostaisitte esittelyjä kaikille, jotka saattavat palkata.

TRACK DOWN OPENINGS

Tee Google-haku työpaikoista avainsanoilla, kuten hallinnollinen avustaja, markkinointiassistentti, toimituksellinen avustaja, lääketieteellinen sihteeri, oikeudellinen sihteeri ja toimiston avustaja. Monet hallinnolliset työpaikat mainostetaan myös paikallisen sanomalehden tai kauppakamarin verkkosivuston työllisyysosassa.

Samankaltaisten työpaikkojen vertailu

Joitakin samankaltaisia ​​työpaikkoja ja niiden keskimääräistä vuosipalkkaa ovat:

• Oikeustoimittaja: $57,150
• Tiedottaja: $34,520
• Medical Transcriptionist: $34,770