10 asiaa muistaa projektin toteutuksen yhteydessä

Olette viettäneet kaiken aikaa työskennellessäsi tiimisi kanssa ja tuottanut fantastisen tuotteen. Nyt on aika laittaa se elämään ja saada käyttäjät omaksumaan lopputuloksen. Oletko valmis? Olet sen jälkeen, kun olet lukenut tämän.

1. Hankkeen toteutus alkaa suunnitelmalla

Riippumatta siitä, mitä käytät, sinun on suunniteltava hankkeen siirtäminen projektista ”tavanomaiseksi”. Toivottavasti tämä on jo dokumentoitu tai ainakin piirretty. Se on osa projektia, joka on hankkeen elinkaaren hankkeen ja projektin päättämisen välissä.

Jos sinulla ei ole yksityiskohtaista suunnitelmaa, nyt on aika selvittää, miten tämä osa projektista menee alas. Tämän artikkelin loppuosa auttaa sinua.

2. Osallistu operaatioryhmään

Jos et ole saanut tavanomaista liiketoimintaa tai operatiivisia tiimejä, aloita se nyt. He tulevat omistamaan tuotoksen eteenpäin. Jos rakensit toimiston, he työskentelevät siinä. Jos olet suunnitellut älypuhelinsovelluksen, he aikovat myydä sen ja käsitellä asiakkaiden valituksia.

Heidän on oltava valmiita vastaanottamaan mitä tahansa, mitä hanke antaa heille.

Bonusvinkki: Rakenna luottamusta oikeiden ihmisten kanssa hankkeen alkuvaiheessa ja se maksaa takaisin tässä vaiheessa.

3. Valmistele koulutusmateriaalit

Olisi hienoa, jos hanke tuottaa jotain niin intuitiivista, että kukaan ei tarvitsisi koulutusta sen käyttämiseksi, mutta se on harvoin sellaisten monimutkaisten hankkeiden kohdalla, joita teemme tänään.

Jos se on pieni parannus olemassa olevaan järjestelmään, voit saada lyhyen sähköpostiviestin käyttäjille ja kuvakaappauksen siitä, mitä tulee olemaan erilainen, kun he kirjautuvat huomenna.

Sinun ei tarvitse tehdä mitään, ja sinun on koottava vakavia koulutusmateriaaleja, joiden avulla he voivat tarttua siihen.

Bonusvinkki: Varmista, että sinulla on ihmisiä, jotka ovat valmiita tarjoamaan koulutusta. Jos olet menossa alas ”live” -koulutuksen reitille (tai jopa online-itsenäiseen harjoitteluun - tarvitset vielä jonkun materiaalin tallentamiseen), tarkista niiden saatavuus. Ihannetapauksessa sinun ei pitäisi antaa itse koulutusta projektipäällikkönä.

4. Aikataulu riittävästi koulutusta varten

Koulutus, tämä on iltapäivä, eikö? Voimme sovittaa terveyttä ja turvallisuutta koskevaa koulutusta uusille työntekijöille lounaalla, OK?

Ei! Keskustele joidenkin henkilöiden kanssa HR-tiimeissänne ja selvitä, kuinka kauan se kestää laadukasta koulutusta varten. Lisää siihen seikka, että saatat joutua suorittamaan useita kertoja suoria kursseja, jotta ihmiset voivat siirtyä eri tehtävissä tai työskennellä tai osallistua niin kriittiseen, että he eivät voi osallistua koulutukseen kyseisenä päivänä, ja voit katso kuinka nopeasti harjoitusaika laajenee.

Tarvitset kuitenkin kauan, mitä tarvitset. Harjoittele koulutusta ja et saa sijoitustuottoa lopputuloksesi käytöstä. Yksinkertainen.

5. Kommunikoi, kommunikoi, kommunikoi

Tietävätkö kaikki, mitä tapahtuu meneillään? Valmistele tarvittaessa lähtölaskenta, jossa asiakirjat, jotka tekevät mitä tahansa tunti. Olemme käyttäneet näitä onnistuneesti suurissa ohjelmistotoiminnoissa, joissa on useita vaiheita ja tiimejä uuden teknologian käyttöönotossa. Esimerkiksi infrastruktuuriryhmän on varmistettava, että laitteisto on valmis ja että se on käynyt läpi lopulliset tarkastukset. Sitten alustan joukkue valmistelee ympäristön ja ottaa tarvittavat varmuuskopiot.

Sovellusryhmä tekee asennuksen ja sitten on tiedonsiirto, joka tarvitsee käyttäjän kirjautumisen pois. Voit nähdä, kuinka monta liikkuvaa osaa saattaa aiheuttaa ongelmia, jos ei ole selkeää askel-askeleelta lähestymistapaa ison päivän käyttämiseen.

6. Puhdista dokumentaatio

Projektisi asiakirjat muodostavat perustan sille, mitä ihmiset etsivät tulevaisuudessa selvittääkseen, mitä heidän tarvitsee tietää mitä tapahtui.

Varmista, että arkistoit ja siivoat projektikohtaiset asiakirjat, mukaan lukien projektilokit, ja projektiraportit, jotka osoittavat historian ja tärkeimmät päätökset. Ihmiset saattavat joutua viittaamaan niihin tulevaisuudessa.

7. Tee muutoksenhallinta

Tai työskentele jonkun kanssa, joka aikoo tehdä sen, jos sinulla on ammattitaitoisia osastopäälliköitä tai henkilöstön muutosjohtaja.

Muutosten hallinta hankkeissa on avainasemassa, kun varmistat, että saat yrityksesi etuja, joita odotat. Se voi auttaa uusien prosessien tai tuotteiden upottamisessa ja estää ihmisiä palaamasta vanhoihin toimintatapoihin.

8. Tarkista tiedonsiirto

OK, joten et tee IT-palvelupisteen tenttiä projektillesi tai mihinkään muuhun, mutta aseta aikaa ja vaivaa tarkistaaksesi, että he todella ovat ottaneet alukselle ne tiedot, jotka olet siirtänyt heille.

Voit tehdä tämän tarttumalla ensimmäiseen viikkoviikkoon tai ottamalla heidät mukaan hankkeiden käsittelyyn tai jopa antamalla heille mahdollisuuden toteuttaa koko toteutus.

Ole siellä, jos he tarvitsevat sinua, ja keskustele näiden tiimien johdon kanssa tarkistaaksesi, että jokainen tuntee itsensä luottavaiseksi ennen kuin siirryt pois.

9. Älä unohda tietoja

Olitpa sitten toteuttamassa jotain uutta tai päivität jotain, organisaatioiden tietoja tulee olemaan jotenkin. Jos joudut siirtämään tietoja paikasta tai järjestelmästä toiseen, suunnittele se (ja miten aiot tarkistaa, että se kaikki on tehnyt sen oikein). Jos luot uusia tietolähteitä - olisiko uusi toimisto tai ohjelmistotuote - varmista, että se voi syöttää tietoja takaisin yrityksen pääjärjestelmiin suunnitellusti.

Monissa tapauksissa viimeinen testi on suorassa ympäristössä. Pyydä tekninen tiimi ja tietojen analyytikot valmiustilassa, jos asiat eivät toimi aivan kuten toivoit.

10. Suunnittele Exit

Et halua olla osa tätä projektia ikuisesti, joten sinun on tiedettävä, että voit sulkea pois. Ajatuksena on tehdä irtisanominen, jotta voit helposti siirtyä uuteen projektiin. Kun liiketoiminta tavallisena tiiminä voi seisoa itsestään, sinun ei pitäisi enää tarvita. Suunnittele, että tämä tapahtuu mahdollisimman nopeasti!