Yrityksen kokouksen suunnittelu

Onnittelut! Yrityksesi järjestää kokouksen työntekijöiden ryhmälle, joka valitaan kaikilta yrityksen tasoilta. Toimitusjohtaja on antanut sinulle projektinjohtajan vastuun tapahtumasta. Nämä vinkit ja otosprojektisuunnitelma osoittavat, miten projektipäällikkö voisi lähestyä projektisuunnitelman rakentamista yrityksen kokoukselle tai vastaavasti monimutkaiseen hankkeeseen.

Suunnittele projekti

Ensimmäinen askel on suunnitella suunnitelma. Aloitat keskustelemalla tapahtumasta sidosryhmien kanssa. Jos tämä tapahtui viime vuonna, mikä oikein tapahtui? Mikä meni vikaan? Kuka hallitsi projektia ja voiko auttaa sinua välttämään tänä vuonna epäonnistumisia? Koska toimitusjohtaja antoi projektin sinulle, mitä hän haluaa tapahtumasta? Milloin tapahtuma on? Missä? Mikä on talousarvio?

Kokoa niin paljon tietoja kuin mahdollista. Tämä on luuranko, johon rakennat projektisuunnitelman.

Rakenna joukkue

Mitä muita resursseja tarvitset tämän hankkeen onnistumiseksi? Onko muissa osastoissa ihmisiä, jotka voivat auttaa sinua tekemään tästä tapahtumasta menestyksen? Mitä sinun tarvitsee tehdä saadaksesi apua? Voitko vain kysyä tai tarvitsetko muodollisen hyväksynnän pomolta? Kuinka paljon aikaa tarvitset heiltä? Mitä erityisiä taitoja tarvitset heille tarjoamaan? Voiko kukaan muu antaa taidon, jos haluamasi henkilö ei ole käytettävissä?

Koska tämä on koko yrityksen kattava kokous, miten HR voi auttaa? Tarvitsetko apua laitososastolta? Entä markkinointiosasto? Tarvitsetko apua kyseisellä alueella?

Suunnittele esityslista

Kun tiedät, kuinka kauan kokous kestää, alkaa täyttää aikalohkot. Tarvitsetko avaus kaiuttimen? Kuka se on? Aiotko pitää osanottajat yhdessä tai murtautuvatko ne pienempiin ryhmiin osan ohjelmasta? Kuinka monta muuta puhujaa tarvitset? Kuka järjestää pienempiä istuntoja, jos puhkesi?

Aikooko tapahtuma kestää yli yhden päivän? Miten suljet ensimmäisen päivän? Miten aiotte avata toisen päivän aikana?

Miten pääset loppuun lopussa? Tarvitsetko sulkevan puheen? Miten hoidat hotellin uloskirjautumisen logistiikan, jos varaat?

Etsi avaruus

Selvitä, kuinka monta ihmistä on tulossa. Määritä sitten, kuinka paljon tilaa tarvitset. Missä tapahtuma järjestetään? Onko yrityksen toimistossa tilaa tai tarvitsetko suuremman tilan? Haluaisiko toimitusjohtaja, että kokous pidetään paikkakunnalla, jotta ihmiset voivat keskittyä, vai haluavatko hän pitää sen toimistossa kustannusten minimoimiseksi?

Mitkä alueesi ominaisuudet tarjoavat tarvitsemasi tilan? Onko lähellä lentokenttää oleva hotelli hyvä vaihtoehto minimoida ulkomailta saapuvien ihmisten matka-aika tai pitäisi löytää jotain kaupungin ulkopuolella, mikä on hiljaisempi?

Mitä eri paikat veloittavat tiloista? Mitä ne sisältävät ja mitä sinun tarvitsee ostaa ja tuoda sisään? Aikovatko he henkilölle, että voit työskennellä? Mikä on heidän politiikkansa materiaalin ja ulkopuolisten ihmisten suhteen?

Onnistua

Kun olet kerännyt vastaukset ainakin useimpiin näistä kysymyksistä, voit aloittaa hankesuunnitelman laatimisen. Muista, että näytämme tässä projektiluettelon, vain työn jakautumisen rakenteen (WBS). Se ei sisällä mitään tehtävien tai aikataulujen välisiä riippuvuuksia. Ne lisätään myöhemmin.

Yrityksen kokousprojektisuunnitelma

Projektin suunnittelussa projektinhallinnan perustyökalujen avulla keskustelimme projektisuunnittelun ajattelusta ja projektinhallinnan taitojen käytöstä suunnitteluprosessin aikana. Seuraavassa on, miten hankesuunnitelman työn jaottorakenne (WBS) saattaa etsiä projektia yrityksen kokouksen suunnittelemiseksi:

1. Hankkeen esisuunnitelma

1. Määritä budjetti
2. Keskustele toimitusjohtajan kanssa hankkeen tavoitteiden määrittämiseksi
3. Ota yhteyttä edelliseen projektipäällikköön (PM) vinkkejä varten
4. Määritä sidosryhmäluettelo
5. Ota yhteyttä sidosryhmiin.
6. Määritä tapahtuman suosituspäivä
7. Määritä, kuinka monta kaiutinta / esitystä tarvitaan
8. Määritä, kuinka monta tukihenkilöstöä tarvitaan
9. Määritä, kuinka monta työntekijää osallistuu
10. Listaa tapahtuman mahdolliset sijainnit

2. Rakenna projektiryhmä

1. Hanki rep markkinoinnista
2. Hanki rep HR
3. Katso, jos Osto antaa jonkun auttamaan
4. Pyydä Susania käsittelemään kaikki kaiuttimien tiedot
5. Hanki vastaukset tiloista
6. Suunnittele projektiryhmän käynnistyskokous

3. Kehitetään esityslistaa

3a Plan Day One

1. Aseta aloitusaika
2. Aseta aika, järjestä paikka ja henkilöstö rekisteröintiin
3. Aseta aamuistunnon pituus
4. Määritä puheiden pituus
5. Laske aamuistuntoon tarvittavien kaiuttimien määrä
6. Rekrytoi kaiuttimet
7. Suunnittele aamupäivän tauko (aika ja pituus)
8. Järjestä kokoushuoneen päivittäminen tauon aikana (vesi, roskakori jne.)
9. Suunnittele lounastauko (aika, pituus, sijainti, valikko, joka maksaa)
10. Suunnittele iltapäiväistunto (pituus, kaiuttimien lukumäärä)
11. Rekrytoi iltapäivä puhujat
12. Plan Day One -sulkeminen (aika, kuka, pituus)

3b Suunnittele toinen päivä

1. Aseta aloitusaika
2. Aseta aamuistunnon pituus
3. Laske aamuistuntoon tarvittavien kaiuttimien määrä
4. Rekrytoi kaiuttimet
5. Suunnittele aamupäivän tauko (aika ja pituus)
6. Järjestä kokoushuoneen päivittäminen tauon aikana (vesi, roskakori jne.)
7. Suunnittele lounastauko (aika, pituus, sijainti, valikko, joka maksaa)
8. Suunnittele iltapäiväistunto (pituus, kaiuttimien lukumäärä)
9. Rekrytoi iltapäivä puhujat
10. Suunnitelman päättymispuhe (aika, kuka, pituus)
11. Järjestä uloskirjautumisen ajoitus hotelliin

4. Suunnittele avaruus

1. Määritä osallistujien lukumäärä
2. Suunnittele istumajärjestys (rivit vs. taulukot)
3. Laske tarvittava tila
4. Tutustu käytettävissä oleviin paikkoihin niin paljon tilaa (kustannukset, sijainti, palvelut mukaan lukien)
5. Laske puhujien lukumäärä joka päivä ja yhteensä
6. Määritä tarvittavan henkilöstön määrä ja tyyppi
7. Selvitä, kuinka monta osallistujaa / puhujaa / henkilökuntaa tarvitsee huonetta
8. Neuvottele kustannuksista ja päivämääristä käytettävissä olevilla paikoilla
9. Kirjoita sopimus valitun sijainnin kanssa

5. Julkaise tapahtuma

1. Viimeistele kaikki tiedot tapahtumapaikalla
2. Varmista, että osallistujille ilmoitetaan
3. Ilmoita kaikille puhujille aiheesta ja esityksen ajasta / päivästä
4. Ilmoita kaikille tukihenkilöstölle tehtävistä ja muutoksista
5. Hanki osallistujilta RSVP: t
6. Ilmoita korvaaville osallistujille tarpeen mukaan

6. Seuranta

1. Hanki kaikkien puhujien puheenvuorot
2. Tarkista lopulliset puheet
3. Hanki nimitunnisteet kaikille osallistujille, puhujille, henkilökunnalle
4. Osta kaikki materiaalit ja lahjat osallistujille
5. Vahvista uudelleen tapahtumapaikalla

7. Tarkista ja arvioi

1. Lähetä tyytyväisyystutkimus kaikille osallistujille
2. Lähetä tarkistuskysely kaikille puhujille
3. Lähetä kiitos kaikille puhujille ja henkilökunnalle
4. Pidä tiivistyskokous projektiryhmän kanssa

Lisäsuunnittelu

Yllä oleva projektisuunnitelman työnjako (WBS) näyttää näytteen yrityksen kokouksen suunnittelua varten. Se on vain ääriviivat. Projektiryhmän on vielä työskenneltävä näiden asioiden parissa ja laajennettava niitä moniin. Lisäksi heidän olisi työskenneltävä jokaisen tehtävän edellyttämässä ajassa, tehtävien suhteellisessa merkityksessä ja tehtävien välisten suhteiden / riippuvuuksien välillä.