Yleensä tylsän työkokouksen tekeminen jännittävämmäksi

Kokoukset ovat välttämätön osa liiketoimintaa. Voit jakaa tietoa, ideoita, luoda ratkaisuja ja luoda prosesseja ja järjestelmiä. Ongelmana on, että monet näistä tapaamisista ovat tuskallisen tylsää, mikä tarkoittaa, että läsnä olevat ihmiset aivotetaan.

Jos ihmiset eivät kiinnitä huomiota ja keskittyvät, kokous on vain kaikkien tuhlausta. Miten voit tehdä tylsät kokoukset jännittävämmiksi niin, että he saavuttavat jotain? Tässä on 5 käytännön vinkkejä:

Estä älypuhelimet

Kyllä, tämä on kuin kertoa ihmisille heittää lapsensa susien deniin ennen kokoukseen tuloa. Ihmiset vaativat, että heidän puhelimensa on oltava - hätätilanteessa voi olla. Joo. Maailma voisi lopettaa neljännesvuosittaisen suunnittelukokouksenne, mutta se on epätodennäköistä.

Nykypäivän teknologian ongelma on, että voit keskittyä siihen, mikä ei ole edessäsi - kokouksessa. Hauska asia on, että jos ihmiset olisivat kasvokkain sellaisten ihmisten kanssa, joita he olivat lähettäneet kokouksen aikana, he olisivat tekstiviestejä jonkun muun kanssa. Puhelimet pysyvät pöydissä.

Ilman puhelinta kaksi tapausta tapahtuu kokouksen aikana. Sinun on pakko pysyä nykyhetkellä ja seisokkeja käytetään kommunikoimaan muiden osallistujien kanssa. Miksi se on tärkeää? Koska tapaamisesi ovat mielenkiintoisempia, kun tunnet kollegasi.

Miten saat tietää ne? Puhumalla heille. Mitä teet, kun puhelimesi on? Et puhu uusille ihmisille.

Valmista, valmistele, valmistele

Kokouksessa, jossa johtaja tai valvoja tulee myöhään, ei ole esityslistaa, ja siivet ovat tylsää ja tylsiä. Hyvin valmisteltu kokous voi olla kiehtova ja mielenkiintoinen. Kun johtajalla on suunnitelma ja tarkoitus, kokous on mielenkiintoisempi. Kun ei ole suuntaa tai tavoitetta, kokous ei ole mielenkiintoinen.

Valmistelun toinen osa on parantaa taitojasi. Olet ollut kokouksissa, jotka olivat tuottavia ja vuorovaikutteisia ja tekivät sinusta tunteen, että voisit mennä ulos ja saavuttaa suuria asioita. Ja olette osallistuneet kokouksiin, joissa olet varma, että jos nukaatte, kukaan ei menettäisi sinua ja et menettäisi mitään tärkeää. Ero on kokouksen johtaja.

Jos kokoukset ovat tylsiä, katsokaa peiliin. Etsi tapa parantaa. Voit ottaa virallisen luokan (HR-osastosi voi auttaa sinua ehdotusten tekemisessä), voit pyytää palautetta ja mentorointia työtoverilta, jonka kokoustaitoja ihailet, tai voit ottaa online-luokan. Paljon apua on saatavilla, ja paljon se on ilmaista, kun haluat tehdä tavallisista tylsistä kokouksista jännittävämpää.

Kaikki osallistuvat

Miksi kaikkien pitäisi osallistua? No, koska jos osallistuminen ei ole välttämätöntä, voit käsitellä tätä asiaa sähköpostitse. Vakavasti. On hyvin vähän kertoja, kun tarvitset tuodaksesi ryhmän tiedon välittämiseen.

Kyllä, on olemassa joitakin asioita, kuten joukkovähennykset tai täydellinen yritysjärjestely, joka menee paremmin, jos johtaja puhuu koko ryhmälle, mutta useimmissa tapauksissa kokousten tulisi aina olla vuorovaikutteisia.

Miten interaktiivinen? No, se riippuu kokouksen tarkoituksesta. Jos kyseessä on aivoriihi, kaikkien pitäisi puhua. Jos joku ei puhu, soita tähän henkilöön. Introverit saattavat olla tykkäävät tällaisesta tapaamisesta - ja sinun ei pitäisi tehdä kokouksia suureksi paineeksi introverteille asettamalla ne paikalle.

Kokouskulttuurisi on kuitenkin varmistettava, että jokainen osallistuu näihin aivoriihi-istuntoihin, ja heidän on tiedettävä, että heidän osallistumisensa vaaditaan etukäteen.

Jos se on suunnittelukokous tai tavoitteiden asettaminen, tai jopa neljännesvuosittain järjestettävässä kokouksessa, pitäisi olla aikaa syöttää, esittää kysymyksiä tai kommentoida. Ilmapiirin on kannustettava osallistumista, mutta muutama raja (ks. Alla).

Älä anna kenenkään hallita

Jos olet johtamassa kokousta, on luonnollista, että puhutte eniten. Kun et kuitenkaan halua toisen henkilön hallitsevan keskustelua. Se voi tehdä kokous tylsäksi. Muista ohjata kommentteja ja kutsua ihmisiä, jotka tiedät, ovat alueen asiantuntijoita, jotka levittävät pakollisen puhujan.

Esimerkiksi kun Jane on tehnyt neljännen kommenttinsa ja alkaa mennä viidenneksen, leikkaa hänet mahdollisimman hienosti sanomalla: ”Kiitos, Jane, tiedämme sijaintisi. Haluaisin kuulla, mitä Karenilla on sanottavaa. Ja Jim ja Bob eivät ole vielä voineet puhua.

Joskus sinun on keskusteltava toimistonne Janesin kanssa ennen kokousta muistuttamaan heitä siitä, että kokoontumispiste ryhmänä on jakaa ajatuksia kaikkien kanssa ja jos hän hallitsee, kokous ei ole yhtä onnistunut. Tai heti kokouksen jälkeen toimii myös hyvin, koska saat tarvittaessa uusia esimerkkejä.

Ihmiset, jotka ovat ottaneet aikaa osallistua kokoukseen, jossa heidän tietonsa ja kokemuksensa ansaitsevat mahdollisuuden puhua ja jakaa mielipiteensä. Johtajana voit oppia hallitsemaan kokousta heikentävää käyttäytymistä.

Tee haavoittuvia kohteita

Kokous, joka päättyy ilman toimia, oli vain ajanhukkaa. Se on info-dump, jolloin tapaaminen ei ollut paras tapa edetä. Mielenkiintoinen ja jännittävä kokous päättyy siihen, mitä ihmiset voivat ja pitäisi tehdä - joko edistääkseen omia tavoitteitaan tai yrityksen tavoitteita tai mieluiten molempia. Jos ihmiset eivät kävele pois, kun he tietävät, mitä seuraavia vaiheita on, niin kokous epäonnistui.

Kannattavien kohteiden lisäksi on oltava seuranta. Se voi tapahtua toisessa kokouksessa tai erikseen, mutta sen on tapahduttava. Ihmiset virittävät, jos he tietävät, että kaikki toiminnot ovat näyttelyssä.

Kokoukset eivät koskaan korvaa retkiä Disneylandiin jännitystä varten, mutta voit tehdä niistä jännittävämpiä ja kiinnostavampia ja tuottavampia. Tee nämä viisi muutosta, ja teet tavalliset tylsät kokoukset jännittävämmiksi niille, jotka osallistuvat. Ja se on hyvä asia organisaation menestykselle.