Virallisen poissaolon kirjeen pyynnön esimerkki

Tarvitsetko lomapäivää töistä? Jos näin on, on tärkeää, että pyyntösi kirjoitetaan kirjallisesti sekä dokumentointitarkoituksiin että johtajan helpottamiseksi ymmärtämään, mitä pyydät.

Kirjallisen lomapäivän pyytäminen lisää myös mahdollisuutta, että johtajasi myöntää pyynnön, ja auttaa säilyttämään pysyvän työssäsi minimoidaksesi uraasi.

Työn jättämisen prosessi

Tyypillinen prosessi, jolla pyydetään virallista poissaoloa työstä, on keskustella tilanteestasi esimiehen tai henkilöstöosaston kanssa.

Sinun pitäisi ensin kirjoittaa kirjeen (tai tavallisemmin sähköpostiviestin) suoraan valvojalle, joka pyytää kokousta keskustelemaan siitä, miten ja miten sinun pitäisi hakea lomapäivää.

Tässä kirjeessä sinun tulee ilmoittaa:

• Sinun syysi, miksi tarvitset lomapäivää (kuten lapsen syntyminen tai adoptio, henkilökohtaiset tai perheen terveyteen liittyvät kysymykset, rakastetun henkilön menettäminen tai liiallisen työpaikan rasituksen helpottaminen)
• Asiat, jotka olet valmis tekemään valmistautumasta poissaolosi valmisteluun (esimerkit: korvaavan koulutuksen koulutus, yksityiskohtaisen käsikirjan kirjoittaminen päivittäisistä työprosesseistasi tai tarjoaminen jäämään kysymyksiin poissaolosi aikana)
• Lähtöpäivät ja paluu työhön, jonka olet odottanut
• Pyyntö esimiehesi avusta auttaa sinua neuvottelemaan poissaoloprosessista ylimmän johdon ja / tai henkilöstöosaston kanssa

Kun olet osallistunut kokoukseen esimiehesi kanssa, seuraa keskustelua kirjallisella pyynnöllä poissaolosta. Tämä tapahtuu henkilöstötiedostossa, jotta voit aloittaa virallisen poissaoloprosessin ja toimittaa asiakirjat, jotta lomasi voidaan hyväksyä.

Yrityksellä voi olla käytössään politiikka, jossa pyydetään lähteitä työstä, jossa määritellään syyt, joiden vuoksi loma voidaan myöntää, ja kuinka paljon aikaa työntekijät voivat käyttää.

Tarkista työntekijän käsikirjasi. Jos käytäntö on käytössä, muista noudattaa näitä ohjeita, jos pyydät poissaoloa.

Dos ja Don'ts, jos haluat jättää poissaolon

On tärkeää kysyä lomastasi parhaalla mahdollisella tavalla. Seuraavat ohjeet auttavat sinua kirjoittamaan tehokkaan, ammattimaisen ja huomaavaisen pyynnön.

• Anna mahdollisimman paljon ilmoitusta. Työn kattavuuden järjestämiseen ja lomaan liittyvien HR-vaatimusten käsittelyyn kuluu aikaa.
• Tiedä oikeutesi. Perhe- ja sairaanhoitolaki antaa monille työntekijöille oikeuden palkatonta lomaa sairauksien ja perheen tarpeiden hoitamiseen, kuten lapsen syntymiseen tai adoptointiin tai perheenjäsenen aktiiviseen asepalvelukseen liittyviin hätätilanteisiin. Tukikelpoisilla työntekijöillä, jotka työskentelevät yrityksissä, joissa on vähintään 50 työntekijää, on oikeus 12 työpäivää palkattomasta lomasta 12 kuukauden aikana. Selvitä, oletko katettu, ennen kuin pyydät lomaa.

• Puhu ensin suoran valvojan kanssaja määritä pyyntösi kirjallisesti.

Mitä sisällytät viralliseen kirjeeseen

Kun pyydät virallista poissaoloa, kirjeenne tulee sisältää:

• Pyyntö lomapäivää varten
• Päivämäärät, joiden odotat olevan poissa työstä
• Päivä, jona aiot palata töihin
• Tarjous apua varten, jos se on mahdollista
• Kiitos, että harkitsitte pyyntöäsi

Alla on esimerkkejä muodollista lomaa pyytävistä kirjeistä sekä kirjeistä ja sähköpostiviesteistä, jotka määrittelevät syyn, miksi pyydät pitkiä aikoja poissa työstä.

Virallinen poissaolon kirjainpyyntö: Kirjallinen esimerkki

Tämä poissaololomakirje sisältää muodollisen pyynnön poissaolosta poissa työstä keskustelun jälkeen työntekijän esimiehen kanssa.

Sinun nimesi

Osoitteesi

Sinun kaupunki, valtion postinumero

Puhelinnumerosi

Treffi

Valvojan nimi

otsikko

organisaatio

Osoite

Kaupunki (*): Osavaltio (*): Postinumero

Hyvä Mr./Ms. Sukunimi:

Tämä kirje on virallinen pyyntö poissaoloaikataulusta, jota seurataan eilen pidetyssä kokouksessamme. Kuten keskustelimme, haluaisin pyytää, että poissaoloaika on 1. huhtikuuta - 30. kesäkuuta 20XX.

Palaan töihin 1. heinäkuuta 20XX.

Kerro minulle, jos voin antaa lisätietoja tai jos sinulla on kysyttävää.

Paljon kiitoksia harkinnasta, kun annoitte minulle tämän mahdollisuuden henkilökohtaiseen lomaan.

Ystävällisin terveisin, Allekirjoitus (paperikirje)

Kirjoitettu nimi

Miten lähetät virallisen poissaolopyynnön

Tässä on esimerkki sähköpostiviestistä, jossa pyydetään poissaoloa.

Aihe: Poissaolo - John Dooley

Hyvä Jennifer, Kuten keskustelimme eilen, haluaisin pyytää virallista poissaoloa työstäni. Aion olla 1. heinäkuuta 20XX - 31. joulukuuta 20XX, palaten töihin 1. tammikuuta 20XX.

Jos se hyväksytään, voisin mielelläni auttaa suunnitelmaan, joka kattaisi työmääräni poissa ollessani. Haluan myös vastata kysymyksiin ja tarjota apua, kun olen poissa.

Kerro minulle, jos tarvitset lisätietoja. Paljon kiitoksia pyynnön käsittelystä.

Parhaat, Johannes