Kustannusten korvaaminen liiketoimintaa varten

Kustannusten korvaaminen on menetelmä, jolla maksetaan työntekijöille takaisin, kun he käyttävät omaa rahaa työskennellessään yrityksen aikaa. Nämä kustannukset ilmenevät yleensä silloin, kun työntekijä matkustaa liiketoimintaan.

Matkakustannuksiin voi sisältyä majoitus, lennot, maaliikenne, vihjeitä bellhopsille, ateriat ja muut satunnaiset kulut, joita työntekijä voi kokea työn aikana. Muut liiketoiminnan kulut voivat sisältää sellaisia ​​kohteita, kuten asiakkaiden tai mahdollisten työntekijöiden ottaminen lounaaksi tai illalliseksi, tarvittavien kirjojen tai muiden oppimateriaalien ostaminen, jotka työnantaja kattaa, tai ajo-kulut.

Organisaation korvaamat menotyypit löytyvät yrityksen liikematkus-, viihde- ja yleiskustannuksista, jotka on maksettu henkilöstön käsikirjassa. Joissakin tapauksissa katetaan kustannukset, kuten kemiallinen pesu ja kuntosalin jäsenyys pitkillä matkoilla. Vaikka asiakkaiden viihdetapahtumat työmatkoilla ovat yleisesti korvattavia kustannuksia, useimmat yritykset asettavat ruoka- ja viihdekuluja.

Miten työntekijät maksavat kulut

Yhä useammat yritykset pitävät matalan ja keskitason työntekijöitä, jotka matkustavat usein yritysluottokortilla. Sen sijaan, että työntekijät maksaisivat kustannuksia omalla rahallaan, työntekijät veloittavat yrityksen luottokortilta kaikki muut kuin satunnaiset ja vinkit.

Tämä on kätevä lähestymistapa työntekijän kustannusten korvaamiseen, koska luottokorttilaskut dokumentoivat täsmälliset kulut ilman, että työntekijän on tallennettava kuitit ja täytettävä matkakulujen raportit.

Toinen tapa maksaa työntekijöille matkakulut ovat päiväpäivällä. Päivittäinen päivä on ennalta määritetty päiväraha, joka maksetaan työntekijöille liiketoiminnan aikana aiheutuneista kuluista. Nämä kustannukset voivat olla majoitus, ateriat, vinkit, taksit ja muut maapalvelumaksut.

Kustannusraportin täyttäminen

Sekä yrityksen luottokorttikäytössä että käteisellä maksettaessa työntekijöiden on todennäköisesti täytettävä kulukorvausraportti, kun hän palaa matkalta. Yrityksen luottokortilla on selitettävä vähemmän kuin ilmeiset maksut, jotka näkyvät luottokorttilaskussa (kuten myöhäisillan ateria). He veloittavat myös yritykseltä lisäkustannukset, joita he maksoivat omalla rahallaan tai luottokortillaan.

Kun työntekijä maksaa käteistä, hänen on lueteltava ja ajoittain perusteltava jokainen kulu, jolle korvausta pyydetään. Useimmat yritykset asettavat päivämäärän, jona kustannusten korvausraportit on toimitettava, ja kaikki kulut tarkistetaan kirjanpidolla, kuten luottokorttiyhtiön lausunnot. Mitään perusteettomia kustannuksia tai niitä, jotka on jätetty yrityksen toimintaperiaatteiden mukaan, ei korvata, mikä aiheuttaa ongelmia työntekijälle.

Epätavalliset tilanteet

Sanotaan, että myyntiedustaja ottaa lemmikin heidän kanssaan matkalle ja veloittaa hotellin lemmikkimaksun yrityksen luottokortille, väittäen, että hotelli ei erota maksua ja aikovat maksaa takaisin yritykselle.

Onko se yrityksen varojen väärinkäyttö? Siltä näyttää. Olipa kirjallinen tai ei, se on melko selvää, että yrityksen luottokortin käyttö on tarkoitettu vain yrityksen kustannuksiin. Joissakin tapauksissa yrityksen henkilökohtainen käyttö voi johtaa lopettamiseen. Tässä on kuitenkin otettava huomioon. Käyikö työntekijä kirjanpitoon ja selitti ongelman, että hotelli ei voinut erottaa lemmikkieläinten maksuja? Vai oliko työntekijä joutunut huolellisesti tarkastelemaan hänen kustannuksiaan kirjanpidossa?

Toinen seikka on, onko yritys aiemmin korvannut muut työntekijät vastaavista kuluista? Jos näin on, kurinpitotoimet eivät ole kunnossa. Jos yrityspolitiikassa kuitenkin selvästi todetaan, että tietty kustannus ei ole sallittua, ja työntekijä on kiinni (ei suoraan), niin HR: n pitäisi ryhtyä jonkinlaiseen vakavaan kurinpitotoimeen. Ei jokainen tilanne ole selkeä. Joskus sinun täytyy tiedustella ja tehdä vähän kaivaa ennen kuin ryhdyt toimiin.