Miten Chunking parantaa työn tehokkuutta ja tuottavuutta

Johtajina käytämme liian paljon päivää yrittäessämme sovittaa enemmän työtä vähemmän aikaa. Yhtenäinen vastaus ylityöllistetyille ammattilaisille kaikilla tasoilla on yrittää monitöitä tekemällä useita toimintoja samanaikaisesti. Ongelmana on, että monitoimityö ei toimi.

Miksi Multitasking ei ole tehokkain lähestymistapa työn tuottavuuteen

Kuvittele esimerkiksi, että kun harjaat hampaita aamulla, alat miettiä suurta kokouspäivää myöhemmin. Se ei ota paljon aivojesi käsittelytehoa hampaiden harjaamiseksi, ja saatat itse asiassa keskittyä esityslistalle, kun käsittelet mekaanisesti aamuhampaiden puhdistustyötäsi.

Mutta entä kaksi tehtävää, jotka vaativat enemmän aivojesi kapasiteettia? Saatat puhua puhelimessa, kun valmistelet aamiaista. Saatat suorittaa molemmat tehtävät oikein, mutta huomiotta johtuvien virheiden mahdollisuus on suuri.

Chunking monikäyttötoiminnon vaihtoehtona

"Chunking" kuvaa kuinka ihmisen muistin käyttö toimii. On tärkeää muistaa tämä käsite, kun tarkastelemme useita tehtäviä samanaikaisesti. Olemme itse asiassa siirtymässä keskenään sen sijaan, että teemme niitä samaan aikaan (vaikka hampaiden harjauksessa se voi tuntua siltä, ​​että ne ovat samanaikaisia).

Kuvittele, että olet puhelimessa, kun joku kävelee toimistossasi. He pyytävät neuvoja tai nopeaa päätöstä asiasta. Lopetat puhelimen kuuntelun hetkeksi, skannaat muistiinpanon edessänne, kirjoitat vastauksen ja palaat puheluun. Te ette tehneet kahta toimintoa (puhelu ja henkilökohtainen keskustelu) samaan aikaan.

Teit todella kolme tehtävää peräkkäin; aloitti puhelun, keskusteli henkilöstä ja jatkoi puhelua. Aivan kuten edellä mainitussa aamiaisesimerkissä, olisit voinut saada ne molemmista paremmin ja vähemmän aikaa, jos olisit tehnyt ne toistensa sijasta samanaikaisesti. Syynä on se, että kun aloitat jokaisen tehtävän, sinun on keskityttävä siihen ja aloitettava.

Miksi käynnistysaika monitehtävissä on tehoton

Kun aloitit puhelun, sinun piti miettiä sitä, etsiä puhelinnumero ja soittaa. Kun olet keskeytynyt, sinun täytyi selvittää, mitä henkilö halusi sinulta, jotta voisit antaa heille päätöksen. Lopuksi, kun aloitit puhelun, sinun oli muistettava, mistä jätit. Saatat jopa sanoa, "Hups, anteeksi, joku käveli sisään. Mitä sanoit?"

Mitä enemmän aloitat ja lopetat päivän aikana, sitä enemmän aikaa vieviä käynnistyshetkiä sinulla on. Nämä hetket eivät ole tuottavia. Jos sinulla on päivittäinen raportti valmistautua, käynnistyshetki on luultavasti melko lyhyt verrattuna raporttiin, jota teet vain neljännesvuosittain. Kuitenkin, jos valmistelet raporttia ja keskeytät, sinulla on lähes sama aika käynnistää joka kerta.

Oletetaan esimerkiksi, että voit kirjoittaa raportin 30 minuutissa ilman keskeytyksiä. Voi kuitenkin kestää useita tunteja, jos suunnittelemattomat tehtävät ja keskeytykset näkyvät koko päivän ajan. Tämä huomattava viive ei usein tule niin paljon todellisista keskeytyksistä, kun aika, joka kuluu raportin uudelleenkäynnistämiseen uudestaan ​​ja uudestaan.

Miksi sinun pitäisi yrittää Chunking monen tehtävän sijaan

Okei, joskus sinun täytyy monitöitä. Tehtäväsi voi olla toimiva kuin minun, joten mikä on parempi kuin moniajo? Chunking on parempi.

Chunking on käsite hajottaa päiväsi suuremmiksi paloiksi eikä reagoida jatkuviin keskeytyksiin. Mitä enemmän aikaa voit käyttää tiettyihin tehtäviin, sitä vähemmän käynnistyshetkiä sinulla on, ja tehokkuus paranee vastaavasti. Koska et viettää niin paljon aikaa käynnistyshetkellä, sinulla on enemmän aikaa, ja saat enemmän tehtävää. Bonuksena, koska voit keskittyä yksittäiseen tehtävään, teet sen paremmin.

Sivupalkina projektipäälliköt jo kauan sitten selvittivät tämän tekniikan voiman ja loivat oman versionsa "chunking" -työkalusta työnjaon rakenteen prosessin kautta.

Miten pääset alkuun työhön

Joten, miten voit aloittaa chunking?

• Aloita pieni, kunnes tunnet sen. Valitse yksi tehtävä, ehkä viikoittainen raportti.
• Aseta 30 minuuttia, jonka tiedät, että se kestää.
• Sulje ovesi tai laita merkki, jossa lukee "Genius työssä" tai jotain sellaista ja keskity sitten raporttiin ja vain raporttiin.
• Ohita puhelin.
• Älä tarkista sähköpostia.
• Kirjoita vain raportti.

Yritä samoin puheluihin, työntekijöiden kokouksiin ja muihin säännöllisiin toimintoihin. Keskity, riitä päiväsi ulos, ja muutaman viikon harjoituksen jälkeen tunnet ja olla tehokkaampia.

Bottom Line

Älä tuhlaa niin paljon aikaa, kun yrität monen tehtävän. Sen sijaan tee itsesi tehokkaammaksi ja tuottavammaksi poraamalla. Vaikka termi on hankala, käsite on tehokas.

Päivitetty Art Petty