Miten johtaa projektia, kun et ole joukkueen pomo

Kouluissa ryhmäryhmä ei aina ollut myönteinen kokemus. Jokaisessa ryhmässä väistämättä jotkut työskentelivät kovemmin kuin toiset, kun taas toiset eivät koskaan näy. Tämän seurauksena voi olla turhauttavaa, jos olet yksi joukkueen jäsenistä, jotka kantavat suurimman osan kuormituksesta.

Se on hieman erilainen liike-elämässä, koska jokaisella projektilla on projektipäällikkö, ja tämä henkilö voi antaa todellisia seurauksia, jos tiimin jäsenet eivät suorita tehtäviään. Vaikka projektipäälliköllä ei ole kurinpitovaltaa hänen tiiminsä suhteen, jäsenen heikko suorituskyky voi palata pomoonsa ja heijastaa negatiivisesti heidän uraansa.

On todennäköistä, että projektipäällikkö ei voi valita tiimin jäseniä hankkeeseen, eikä sillä ole valtuuksia poistaa jäsentä huonon suorituskyvyn vuoksi. Miten hallitset projektia, kun tiimin jäsenet eivät raportoi sinulle?

Seuraavassa on kuusi vinkkiä projektin johtamiseen, kun tiimin jäsenet eivät raportoi sinulle.

Selvitä rajasi Bossin kanssa

Ennen kuin sinulla on edes ensimmäinen tiimikokous, istu alas henkilön kanssa, joka antoi sinulle tämän projektin ja puhua johdon odotuksista. Tämä on tietysti helpointa, jos sinä ja kaikki tiimin jäsenet raportoittaisit samaan henkilöön, mutta vaikka et olisi, haluat keskustelun.

Nämä ovat kysymyksiä, joita haluat kysyä:

• Onko sinulla valtuudet poistaa ja vaihtaa ihmisiä, jos he eivät toimi?
• Onko tämä hanke etusijalla muihin hankkeisiin nähden? Jos ei, niin missä projektisi istuu hierarkiassa. Toisin sanoen, voisitteko kertoa tiimin jäsenille, että heidän täytyy lopettaa toisen hankkeen tekeminen määräajan saavuttamiseksi?
• Jos sinulla on ongelmia tiimin jäsenen suorituskyvyn kanssa, tuleeko pomo kurinpitovaltaa takaisin sinuun, vai pidetäänkö samaa kuin tiimin jäsenet?
• Jos et ole jo tehnyt niin, kysy, mitkä ovat projektin tavoitteet ja odotettu aikataulu loppuun.

Jos olet määrittänyt rajoituksesi ennen projektin alkua, tiedät, kuinka pitkälle voit mennä ja mitä voit pyytää tiimin jäseniltä. Pomo, joka sanoo: "tämä hanke on ensisijainen tavoite", mutta ei palauta sitä, on sama kuin pomo sanoo: "tämä ei ole ensisijainen tavoite."

Kuitenkin hankkimalla päämiehesi pääsy siihen, onko hanke ensisijainen, voit auttaa jäseniä työskentelemään mahdollisimman kovasti. Ja älä pelkää olla suoraan pomosi kanssa mainitsemalla, että haluat tietää projektin tärkeyden tason, jotta voit välittää viestin joukkueelle. Haluat kommunikoida, että jokaisella on sama päämäärä, hankkeen toteutus päättyy oikein ja ajoissa.

Voit myös seurata pomoasi sähköpostitse pyytämällä vahvistamaan, että hanke on ensisijainen tavoite. Kun olet saanut sähköpostitse vahvistuksen, voit lähettää sähköpostiviestin tarvittaessa joukkueelle.

On tärkeää muistaa, että tiimin jäsenillä voi olla muita hankkeeseen liittyviä tehtäviä. Tämän seurauksena he eivät välttämättä pidä hanketta ensisijaisena kohteena alussa, mutta se ei välttämättä ole, koska he eivät välitä tai he haluavat välttää työskentelyä. On varsin todennäköistä, että heillä on yksinkertaisesti muita tehtäviä ja velvollisuuksia, jotka heidän on täytettävä päivittäin. Tämä pätee erityisesti silloin, kun työskentelet kollegojen kanssa eri osastoista.

Puhuessanne pomosi kanssa selvittääksesi projektin, tavoitteiden ja aikajanan merkitystä ja tiedottamalla, että tiimiin liittyvät tiedot ovat varhaisessa vaiheessa auttavat tekemään prosessista sujuvamman ja vähemmän stressaavan.

Keskustele tiimiesi kanssa ennen tehtävien tekemistä

Kun sinulla on rajat ylittävä organisaatio, on helppo tehdä tehtäviä. Jane markkinoinnista vastaa markkinointitehtävistä. Karen rahoituksesta hoitaa rahoituksen. Mutta vaikka vastuut ovat selkeät, keskustele ensin tiimin jäsenten kanssa.

Saatat huomata, että sekä Karen että Jane pyysivät olemaan tässä tiimissä oppia lisää yrityksen muista alueista, joten kun annat heidät osaamisalueilleen, ne voivat turhautua.

Tämä keskustelu on kriittinen, jos sinulla on hyvä tiimisuhde.Vaikka olet vastuussa projektin lopputuloksesta, et saavuta hyviä tuloksia ilman joukkueen jäseniä, jotka ovat aluksella. Lyhyesti sanottuna valtuutat tiimin jäsenet pyytämällä heidän panoksensa ja huolensa. Kun projekti on valmis ja onnistunut, koko joukkue voi olla ylpeä tietäen, että jokainen heistä oli aktiivisesti mukana menestyksessä.

Kaksinkertainen tarkistus pomo

Jos olet määrittänyt, että ainoa tapa saavuttaa tämä tehtävä on, kun olet puhunut tiimin jäsenille, antaa tehtäviä, joita yksi tai useampi ihminen löytää epämiellyttävältä, keskustele pomosi kanssa ennen tehtävien tekemistä.

Miksi? Haluat varmistaa, että sinulla on tarvitsemasi varmuuskopio ja että et ole laiminlyönyt vaihtoehtoa, joka tekee tehtävät täyttäviksi tiimin jäsenille.

Ota ainakin yksi huono tehtävä itsellesi

Jokainen voi tietää, että olet valinnut johtamaan tätä tiimiä menestyksesi takia, mutta on myös tärkeää, että hihat siirretään ylös ja pääset asioiden yhdistelmään.

Jos jotain vaikeaa tai epämiellyttävää lähetetään, lähetät viestin, että olet osa tiimiä ja että välität joukkuetoverisi. Epämiellyttävien tehtävien osoittaminen lähettää viestin, jonka olet mielestäsi parempi kuin joukkuetoverisi.

Tämä ei tarkoita, että sinun on tehtävä kaikki kurja tehtävät. Mutta varmista, että he ovat jakautuneet tasapuolisesti joukkueen jäsenten kesken. Epämiellyttävä vaihtelee tiimistä toiseen, mutta jokaisella projektilla on jotain, jota kukaan ei halua tehdä. Usein on monia tehtäviä, joita jokainen haluaisi välttää. Varmista, että ne on jaettu oikeudenmukaisesti, ja otat osuutesi.

Anna palautetta

Muista, että palaute on enemmän kuin sanoa, "hyvää työtä" tai "huonoa työtä", se oli "hyvä työ, koska …" ja "se ei tullut niin hyvin, koska …" Ilman sitä, että lauseita kukaan ei opi. Ja niin kauan kuin etsit palautetta, varmista, että hyväksytte palautetta tiimin jäseniltä.

Jälleen kerran annatte heille mahdollisuuden tehdä loistavaa työtä ja muistuttaa heitä siitä, että heidän menestyksensä on menestys ja että olet kaikki yhdessä. Luomalla palautetta ja opettamalla heitä tekemään tehtävää, varsinkin jos sinulla on enemmän kokemusta, luot positiivisen työympäristön.

Pidä kaikki tietoisena

Ryhmänjohtajana ilmoitat edistymisestä organisaation johtajille ja ylimmille johtajille. Varmista, että otat näiden kokousten tiedot takaisin joukkueellesi. Lisäksi kerro ryhmälle, mitä aiot sanoa näissä kokouksissa.

Antakaa myös kaikille luottoa, varsinkin kun kiitos on mukana. Onko hanke hyvin, koska olet upea? No, tietenkin, mutta älä sano sitä. Sano, että projekti on menossa hyvin, koska joukkue on upea. Kaikki tietävät, että olet osa tiimiä.

Mutta entä jos hanke on hirveän? Oletteko samaa mieltä syystä? Kyllä, mutta vain yksityisesti. Voit mennä tiimin jäsenille yksilöllisesti ja työskennellä auttaaksesi muuttamaan heidän suuntaa tai panosta. Jos tämä ei toimi, siirry pomosi puoleen ja käsittele ongelmia.

Jos sinulla on valta poistaa ihmisiä joukkueesta, nyt on aika tehdä niin, mutta jos et tee niin, voit puhua henkilön kanssa. Mutta mitä teet, älä aloita juoruttamasta tai valittamalla tiimin jäseniä. Se tuhoaa heidän moraalinsa ja tekee kaiken pahemmaksi.

Muista, että menestyksekkäästi johtanut tiimihanke voi parantaa urasi, edistää ammattitaitoa ja tehdä työsi näkyväksi organisaatiossasi. Tuloksena voi olla ylimääräisiä tehtäviä tai edistäminen.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas on freelance-kirjailija, joka vietti 10 vuotta yritysresursseihin, missä hän palkkasi, ampui, hallinnoi numeroita ja tarkisti asianajajien kanssa.