Miten kirjoittaa liiketoiminnan edistymiskertomus

Edistymisraportti koostuu otsikosta, tiivistelmästä, pienempien osien kuvauksesta, siitä, milloin seuraava raportti on maksettava. Kirjoitat raportin tämän mallin mukaisesti ja lähetät sen sitten esimiehellesi tai muulle raportoivalle esimiehellesi nimettyinä.

ylätunniste

Otsikko sisältää raportin tunnistetiedot. Syötä otsikko, päivämäärä, jona raportti julkaistaan, pysäytysvalo, mitä raportoit (punainen, keltainen-vihreä), ja yleinen metriikka, ehkä prosentteina valmis, suunnitelma ja todellinen. Huomautus: Tällaista edistymiskertomusta käytetään useimmiten hankkeissa, mutta sitä voidaan käyttää myös muiden asioiden raportoimiseen. Jos esimerkiksi olet määrittänyt tehtäväksi vähentää insinööritoimistoille tarkoitetun tuntimäärän piirustusta, käytät edistymiskertomusta, jotta voit näyttää edistymisen tuntien lukumäärän vähentämisessä piirustusta kohden.

• Otsikko: Hankkeen X edistymiskertomus
• Päivämäärä: 30. toukokuuta 20xx
• Tila: Vihreä
• Täydellinen prosenttiosuus: 63 todellinen, 59 suunnitelma

Tiivistelmä

Kirjoitat yhteenvedon viimeiseksi. Tämä on yhteenveto kaikista jäljempänä luetelluista tärkeimmistä kohdista raportin tekstissä. Yleisöstä riippuen joskus yhteenveto on rajallinen. Tämä riippuu yleisöstäsi, raportin saaneiden henkilöiden määrästä ja niiden tasoista organisaatiossa. Yhteenveto on suunnattu niille ylemmille johtajille, joilla ei ehkä ole aikaa lukea koko raporttia. Jos raporttisi on suunnattu välitöntä esimiehellesi, odotetaan, että hän lukee raportin ja tiivistelmä ei välttämättä ole tarpeen.

Jos tämä on raportti, joka on laajalti jaettu monille johtajille koko organisaatiossa, voi olla tarpeen sisällyttää yhteenveto niille henkilöille, joilla ei ole aikaa lukea koko raporttia.

Komponenttikappaleiden eteneminen

Tämä on mietinnön pääosa. Raportin tässä osassa esitellään yksityiskohtaisesti edistymistä kaikissa projektin osa-alueilla. Luetteloit edistymisen ja saavutukset kaikkien metriikkojen osalta tänä ajanjaksona. Näet suunnitelmasi seuraavan ajanjakson. Sitten luet paitsi salpaajia myös mitä ponnisteluja teette niiden poistamiseksi. Lopuksi osiossa esitetään, mitä lisäapua tarvitaan pomosi tai toisen edistymiskertomuksen vastaanottajan toimesta.

Yhteenveto

Raportin runkoa seuraa tiivistelmäosassa. Se sisältää vähemmän yksityiskohtia kuin edellisessä osassa raportoitu edistys. Sinun olisi sisällytettävä samat tiedot, mittarit, saavutukset, suunnitelma seuraavaksi kaudeksi ja mahdolliset estäjät, mutta annat vähemmän tietoja kullekin luokalle. Yhteenveto voi olla esimerkiksi yksi lause, kuten "kaikki toimitukset ovat ajoissa", kun edellisessä osassa esitetyt edistysasiakirjat saattavat sanoa: "Toimitus A, joka maksetaan xx / xx / xx: llä, toimitetaan kolme päivää aikaisemmin.

Raportti Y toimitetaan ajoissa xx / xx / xx. Ja raportti C, joka viivästyi kahden viikon ajan grafiikkaa odottaessaan, odotetaan nyt toimitettavan sen tarkistetussa xx / xx / xx-päivämäärässä. ”

Seuraavan raportin eräpäivä

Täällä luetellaan, kun seuraava raportti lähetetään. Jos tämä on esimerkiksi viikoittainen raportti, näytät seuraavan raportin eräpäivän viikon kuluttua. Saat kuukausiraportin näkyviin seuraavan kuukauden päivämäärän, kun raportti lähetetään. Raportin saaneet ihmiset odottavat näiden tietojen olevan yhtä tarkkoja kuin raporttien tiedot.

Alarivi

Sinun edistymisraporttisi koostuu valinnaisesta tiivistelmästä, hankkeen kaikkien osien edistymisen raportoinnista, yksityiskohtaisesta yhteenvedosta ja aikataulusta. Tee niistä mahdollisimman tarkat.