Business Letterin paras muotoilu

Liikekirje on muodollinen asiakirja, joka lähetetään usein yhdeltä yritykseltä toiselle tai yritykseltä asiakkailleen, työntekijöilleen ja sidosryhmilleen. Liikekirjeitä käytetään myös yksityishenkilöiden ammatilliseen kirjeenvaihtoon. Vaikka sähköpostiviesti on otettu yleisimmäksi kirjeenvaihtomuodoksi, painettuja yrityskirjeitä käytetään edelleen monien tärkeiden, vakavien kirjeenvaihtotyyppien, kuten viittauskirjojen, työllisyyden vahvistamisen, työpaikkojen ja muiden, osalta.

Tehokkaan, kiillotetun liikekirjan kirjoittaminen voi olla helppo seurata tehtävä, kunhan noudatat asettelua ja kieltä koskevia sääntöjä. Ymmärrä, että vastaanottajasi lukee huomattavan määrän kirjeenvaihtoa säännöllisesti ja kannattaa hyvin toteutettuja kirjeitä, joissa ei ole kirjoitusvirheitä ja kielioppivirheitä. Hyvä nyrkkisääntö on korjata se kahdesti ja sitten ottaa kollegansa tarkastelemaan sitä varmistaakseen, että mitään ei jäänyt huomiotta.

Liikekirjan osat

Jokaisen kirjeen osion tulee noudattaa sopivaa muotoa, alkaen yhteystiedoistasi ja vastaanottajan tiedoista. tervehdys; kirjeen runko; sulkeminen; ja lopuksi allekirjoituksesi.

Business Letter Format

Alla on perinteinen liikekirje-muoto, jossa on vinkkejä sen rajaamiseen perustuen suhdettasi lukijaan ja mitä haluatte.

Yhteystietosi:

Sinun nimesi

Työnimikkeesi

Yhtiösi

Osoitteesi

Kaupunki (*): Osavaltio (*): Postinumero

Puhelinnumerosi

Sähköpostiosoitteesi

Treffi

Vastaanottajan yhteystiedot:

Heidän nimensä

Heidän nimensä

Heidän yrityksensä

Yhtiön osoite

Kaupunki (*): Osavaltio (*): Postinumero

Tervehdys:

• Jos et ole varma erityisesti siitä, kenelle osoitat, käytä "Vastaanottajaa".
• Käytä virallista tervehdystä ”Hyvä herra / rouva. Sukunimi, ”jos et tiedä vastaanottajaa.
• Käytä ”Hyvä Etunimi” vain, jos sinulla on epävirallinen suhde vastaanottajaan.

Vartalo

Alustamisen perusteet:

• Käytä yhden välimatkan päässä olevia rivejä, joilla on lisätty tila kunkin kappaleen väliin, tervehdyksen jälkeen ja sulkemisen yläpuolelle.
• Vasen oikeuttaa kirjeenne (vasen marginaali).

Löydä oikea ääni:

Tee kirjeesi tarkoitus selkeäksi yksinkertaisen ja kohdennetun kielen avulla pitämällä aloitusosan lyhyt. Voit aloittaa: ”Kirjoitan viittaamalla…” ja kommunikoida sieltä vain, mitä sinun tarvitsee sanoa.

Seuraavissa kappaleissa tulisi olla tietoja, jotka antavat lukijalle täydellisen käsityksen tavoitteestasi, mutta välttävät lauseita ja tarpeettomia pitkiä sanoja. Jälleen, pidä se ytimekkäästi ylläpitääkseen huomionsa.

Jos aiotte vakuuttaa vastaanottajan jollakin tavalla, onko kyse sijoittaa rahaa, anna sinulle viittaus, palkata sinut, kumppanisi kanssasi tai korjaa ongelma, luo pakottava tapaus. Jos esimerkiksi haluat, että lukija sponsoroi hyväntekeväisyystapahtumaa, tunnista päällekkäisyydet yrityksen hyväntekeväisyystavoitteiden kanssa. Vakuuttaa lukijaa siitä, että auttaa sinua molempia osapuolia hyödyttämään, ja lisäät mahdollisuuksiasi saada tukea.

Pidä sulkemisosanne kahdessa lauseessa. Yksinkertaisesti toistakaa syytä kirjoittaa ja kiittää lukijaa harkitsemasta pyyntöäsi.

Ilmainen sulje:

Joitakin hyviä sulkeutumisvaihtoehtoja ovat:

• Kunnioittaen,
• Vilpittömästi sinun,
• Sydämellisesti,
• Kunnioittavasti,

Jos kirjeesi on vähemmän muodollinen, harkitse seuraavaa:

• Kaikki parhaat,
• Parhaat,
• Kiitos,
• Terveiset,

Allekirjoitus:

Kirjoita allekirjoitus juuri sulkeutumisesi alle ja jätä neljä yksittäistä välilyöntiä sulkemisen ja kirjoittamasi koko nimen, otsikon, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen ja muiden yhteystietojen välille. Käytä alla olevaa muotoa:

Käsinkirjoitettu allekirjoitus

Kirjoitti koko nimen

otsikko

Liikekirjeen esimerkki

Voit käyttää tätä liikekirjeenä olevaa mallia mallina. Lataa malli (yhteensopiva Google-dokumenttien ja Word Online -palvelun kanssa) tai lue alla oleva tekstiversio.

Lataa Word-malli

Liikekirjan esimerkki (tekstiversio)

Sinun nimesi

Työnimikkeesi

Yhtiösi

Osoitteesi

Kaupunki (*): Osavaltio (*): Postinumero

Puhelinnumerosi

Sähköpostiosoitteesi

Treffi

vastaanottajan nimi

Vastaanottajan nimi

Vastaanottajayhtiö

Vastaanottajan yrityksen osoite

Kaupunki (*): Osavaltio (*): Postinumero

Hyvä Mr./Ms. Sukunimi, Haluaisin kutsua sinut osallistumaan tulevaan Liberal Arts -osastollemme verkostoitumistapahtumaan. Tapahtuma pidetään iltapäivällä 1. helmikuuta 20XX. Haluamme tarjota valmistuneille eläkeläisillemme tilaisuuden tavata alueen johtajia, jotka etsivät uusia palkkaajia, joilla on tutkinto Liberal Artsissa.

Tapahtuma pidetään Coxin opiskelijakeskuksessa Pohjois-valtion yliopistossa ja kestää noin 2–3 tuntia. Jos olet kiinnostunut osallistumaan tai lähettämään yrityksen edustajaa tapaamaan oppilaitamme, kerro minulle mahdollisimman pian ja voin varata pöydän sinulle.

Kiitos ajastasi ja toivon kuulevani sinusta pian.

Kunnioittavasti, Allekirjoitus (paperikirje)

Kirjoitettu nimi

Työnimikkeesi

Jos lähetät sähköpostiviestin, allekirjoitus on hieman erilainen. Sen sijaan, että olisit sisällyttänyt yhteystietosi kirjeen otsikkoon, kirjoita se allekirjoituksesi alla. Esimerkiksi:

Sähköpostiliikkeen lähettäminen

Vilpittömästi sinun, Etunimi Sukunimi

otsikko

Osoitteesi

Puhelinnumerosi

Sähköpostiosoitteesi

Sisällytä kirjoittamasi aihe sähköpostiviestin aihepiiriin, joten lukija on selvä, miksi lähetät viestin.

Business Letter Writing Vihjeitä

Näissä ohjeissa on tarkempia vinkkejä liikekirjan kirjoittamisesta, mukaan lukien fontin valitseminen, marginaalien valitseminen ja kirjeen muotoileminen oikein.

On aina hyödyllistä tarkastella esimerkkejä saadaksesi ideoita omalle kirjeenvaihdolle. Tarkista kirjeinäytteet, mukaan lukien kirjekuoret, haastattelukirjeet, seurantakirjeet, työn vastaanotto- ja hylkäyskirjeet, eroamiskirjeet, arvostuskirjeitä ja enemmän liiketoimintaa ja työhön liittyviä kirjeitä.