Projektiriskirekisterin luominen

01 Hyvä riskirekisteri

Yksi tapa kannustaa riskienhallintaan on hyvä riskirekisteri. Oikea muoto ilmoittaa nopeasti projektin riskien kokonaismäärän sinulle ja muille projektiryhmän jäsenille.

Sen pitäisi antaa käyttäjille mahdollisuus saada tarvittaessa tarkempia tietoja yksittäisistä riskeistä. Tämä puolestaan ​​kannustaa kaikkia ajattelemaan riskejä - uusien havaitsemista, kun ne syntyvät, ja seurataan ja ryhdytään toimiin nykyisten riskien lieventämiseksi.

02 Sisällytä oikeat kentät

Riskirekisterissä olisi oltava vähintään yksilöllinen tunniste kullekin riskille, sen kuvaus, vastattavina toteutettavat toimet ja tehtävän omistaja.

Kuvausten tulisi olla lyhyitä ja täsmällisiä. Esimerkiksi "Rain Damage" -riskiin liittyvä riski voi sisältää tämän kuvauksen: "Raskaat sateet voivat tulvata kenttää ja aiheuttaa pilaantumisen pilaantumiselle."

03 Lisätoimenpiteet

Saatat haluta sisällyttää todennäköisyyden, vaikutuksen ja kokonaisriskin määrälliset mittaukset ja jäännösarvot riskialttiimpien projektien lieventämisen jälkeen.

Automaattisesti lasketut numeeriset kentät voivat olla hyödyllisiä, jos käytät riskinarviointitekniikkaa, kuten Monte Carlo -menetelmää. Muita hyödyllisiä kenttiä ovat keskeiset päivämäärät, riskiluokka, riskivastausluokka, läheisyys, lieventämiskustannukset ja tila.

Sisällytettävien kenttien lukumäärää ei ole rajoitettu, mutta luettelonäkymän tasolla tulisi näyttää vain avainkentät. Vältä ylivoimaisia ​​käyttäjiä asettamalla tarpeettomia yksityiskohtia luettelonäkymän tasolle. Ihannetapauksessa katsojat, jotka tarvitsevat täydellisempiä tietoja, napsauttavat yksityiskohtia.

04 Toinen vaihtoehto

Saatat haluta luoda riskirekisteritietokannan jokaiselle projektille, jotta et rajoitu tavallisiin kenttiin. Vaikka laskentataulukko voi auttaa sinua seuraamaan projektejasi, erityisesti pienempiä projekteja, Kahootzin tai Podion kaltaisella ohjelmistolla luotu tietokanta voi olla parempi. Niiden avulla on helppo lisätä asiakirjoja ja suuria määriä tekstiä tarvittaessa.

05 Liikennevalot

Liikennevalojen järjestelmää on vaikea voittaa visuaaliseen vaikutukseen. Käyttäjät tietävät, että punainen tarkoittaa suurta riskiä, ​​keltainen tarkoittaa keskisuuria riskejä, ja vihreä on pieni riski. Nämä nopeat visuaaliset ohjeet auttavat lukijoita lukemaan tietoja nopeammin.

06 Turvallisuusominaisuudet

Saatat haluta kannustaa osallistumista antamalla kaikille projektiryhmän jäsenille ja ehkä joillekin sidosryhmille mahdollisuuden tarkastella riskirekisteriä. Käyttäjäoikeudet on kuitenkin asetettava siten, että niitä voivat muokata vain keskeiset riskin omistajat ja johtajat. Tarvitset tarkastusjäljen siitä, kuka muutti mitä ja milloin.

07 Yhteenveto riskiprofiilista

Korkean projektiryhmän jäsenillä ja sidosryhmillä ei ehkä ole aikaa sulauttaa listanäkymää kaikista riskeistä. Niille yhteenvetoriskiprofiili antaa nopean kuvan hankkeen kokonaisriskeistä. Se kuvaa riskien lukumäärää kullakin todennäköisyys- ja vaikutustasolla.

08 Se on kaikki viestinnästä

Muista, että hankeriskirekisterissä ei luetella vain riskejä ja lieventämistoimia. Se on viestintäväline, joka houkuttelee kollegasi riskienhallintaan. Suunnittelusi pitäisi kuvastaa tätä tavoitetta erilaisilla näkemyksillä eri yleisöille.