Hankkeen peruskirjan rooli ja tarkoitus

Hankkeet ovat muodollisesti organisaatiossa hankkeen peruskirjan vuoksi. Se on asiakirja, joka antaa työn tehtäväksi ja nimittää projektin johtajan. Se antaa sinulle projektinjohtajana valtuudet tehdä siinä kuvattu työ.

Projektirakenteen tärkein tehtävä on täsmentää, mitä hanke saavuttaa. Katsotaanpa, mitä tässä keskeisessä asiakirjassa on.

Mikä menee hankkeen peruskirjaan?

Hankkeen peruskirjan ensimmäinen osa täsmentää hankkeen nimen, sponsorin ja projektinjohtajan nimet ja asiakirjan valmistuspäivän. Sitten pääset asiakirjan lihaan.

Projektirakenteen pääkohdat ovat seuraavat.

• Hankkeen tarkoitus: Tämä selittää, miksi hanke halutaan. Voit viitata liiketoimintaan tai sopimukseen, joka ajaa tätä projektia tai yksinkertaisesti selittää, miksi on tärkeää tehdä tämä työ.
• Hankkeen kuvaus: Selitä tässä osassa, mitä hanke aikoo saavuttaa. Sinun tulee sisällyttää yksityiskohtaisesti tiedot rakennettavista kohteista tai toimitettavista palveluista.
• Talousarvio: Tässä vaiheessa et välttämättä ole kaikki projektin tehtäviä koskevat yksityiskohdat, joten et voi asettaa kokonaisuudessaan ja yksityiskohtaisesti hankkeen budjettia. Merkitse kaikki budjettirajoitteet tai odotettavissa olevat korkeatasoiset alkuerät.

• Riskit: Kaikilla hankkeilla on riskejä. Tämä projektirakenteen osa muodostaa hankkeen riskiraportin varhaisen version. Dokumentoi riskit, joista tiedät tässä vaiheessa, jotta johtoryhmä voi nähdä, mikä voisi vaikuttaa hankkeeseen.
• Välitavoitteet: Jos tiedät korkeatasoiset virstanpylväät, sisällyttäkää ne tässä osiossa olevaan projektirakenteeseen. Voit siirtää ne Gantt-kaavioon myöhemmin, kun teet yksityiskohtaisemman suunnitelman. Tällä hetkellä etsit vain pudotettuja päivämääriä tai mitä tahansa sopimuksissa, jotka olet työskennellyt.

• Hankkeen tavoitteet: Se on todella tärkeä osa, mutta se voi olla vaikeaa koota yhteen. Yrität vastata kysymykseen: "Mistä tiedämme, milloin olemme valmiit?" Kirjoita muistiin, mitä odotat projektin toteutettavuudesta ja miten tiedät, onko sinne tullut. Esimerkiksi kaikkien osastojen aikarekisteröintijärjestelmän käynnistämishankkeessa tavoite voisi olla: ”Kaikki joukkueet käyttävät aikalehtijärjestelmää vuoden loppuun mennessä.” Muista myös, kuka tulee olemaan vastuussa siitä, että olet saavuttanut tämän tavoitteen. Se välttää ongelmia projektin lopussa, kun yhtäkkiä kukaan ei ole valmis allekirjoittamaan työtä loppuun.

• Projektipäällikön viranomaisen tasot: Ellei se ole selvä ja dokumentoitu muualla, on syytä sisällyttää osio peruskirjaan siitä, mitä voit tehdä ilman, että saat lisää kirjautumista vanhemmalta. Se liittyy yleensä siihen, mitä budjettia ja aikatauluja on asetettu sallituille tasoille, ja se ilmaistaan ​​näin: ”Projektipäälliköllä on 10 prosentin toleranssi talousarvioon ja 5 prosentin toleranssi aikataulussa. Projektin sponsorin on allekirjoitettava kaikki poikkeamat näiden hyväksyttyjen raja-arvojen yläpuolelle. ”Voit laajentaa tätä osiota määrittelemällä, mikä on, mikäli hankkeen johtajalla on valtuudet palkata ja ampua työntekijöitä projektiryhmästä.

Hankkeen peruskirjan hyväksyminen

Hankkeen peruskirjan viimeinen osa on hyväksynnän osa. Projektipäällikön ja hankkeen sponsorin (tai henkilön, joka aloitti työn, jos pitkäaikainen sponsori ei ole vielä nimitetty) tulee allekirjoittaa ja päivittää asiakirja. Tänään tämä on todennäköisesti sähköpostitse, joten pidä kopio sähköpostiluvasta projektitiedostoissa, jos sinun täytyy viitata siihen.