Hankkeen hallintorakenteet

Tiedätkö, mitä projektinhallinta on ja mitä se näyttää? Tai mitä tehdä, jos työskentelet ympäristössä, jossa sitä ei ole? Aloitetaan määritelmällä.

Projektinhallinta: määritelmä

”Hallinnointi” projektinhallinnan termeissä viittaa politiikkoihin, prosesseihin, standardeihin, menettelyihin ja ohjeisiin, joilla määritetään, miten organisaatiot ohjaavat, ohjaavat ja valvovat hankkeita.

Hallinto voi olla laaja ja ”raskas”, jossa on paljon byrokratiaa tai luonnollista ja ”kevyttä” (jolloin se on luultavasti tehotonta). Johtajien tulisi pyrkiä ympäristön ja kulttuurin hallintaan. Varmista, että hallintopolitiikkasi sopii tarkoitukseen, on keskeinen tekijä niiden tehokkuuden varmistamisessa.

Hallinto alkaa ylhäältä. Yrityksen johtokunnan olisi oltava sitoutunut hyvään hallintotapaan ja siihen, että hankkeita olisi hallinnoitava asianmukaisesti tiettyjen suuntaviivojen puitteissa. Tämä asenne ja odotettavissa olevat standardit suodatetaan alas projektipaneeleihin ja projektijohtajiin (ja ohjelmaryhmiin, jos ne ovat olemassa).

Miksi projektinhallintakysymykset

Hankkeen sponsori ja muut keskeiset sidosryhmät haluavat tietää, että käytät hankkeen budjettia oikein. He haluavat nähdä, että seuraat projektisi edistymistä tehokkaasti ja hallitset projektiriskiä tarpeen mukaan.

Hankkeiden hyvän hallintotavan perustelu on kuitenkin pidempi.

Hallintoa vaativat asiakkaat, erityisesti julkisella sektorilla. Hallitukset ja sääntelyviranomaiset pyytävät (ja joissakin tapauksissa) tiettyjä standardeja tietyille hankkeille. Hallinto ei ole vain sisäinen kysymys: monien säännellyillä markkinoilla toimivien yritysten on noudatettava ulkoisen lainsäädännön ohjeita, kuten Sarbanes-Oxley. Projektinhallinta muodostaa pienen osan siitä, että pystyt osoittamaan, että yrityksesi toimii tehokkaasti ja toimialallesi määriteltyjen ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

Projektinhallinta auttaa myös:

• Paranna sijoitetun pääoman tuottoa ja seuraa tehokkaasti näitä sijoituksia
• Hanki hankkeiden sisäänosto
• Vältä yleisiä syitä, miksi hankkeet epäonnistuvat
• Kommunikoi tehokkaammin
• Esittele standardointi eri projekteissa, mikä helpottaa suorituskyvyn vertailua
• Minimoi riski
• Kehittää ja motivoida henkilöstöä jäsennellyssä ympäristössä

Mitä projektinhallinta näyttää

Joten nyt tiedämme, mikä hankkeen hallinto on, mitä se näyttää projektista? Seuraavassa on esimerkkejä toimista, jotka osoittavat hallintoa projektiympäristössä:

• On olemassa kurinalainen projektinhallinnan elinkaari, joka sisältää määriteltyjä kohtia hyväksyttäväksi. Nämä ovat kohtia, joissa keskustellaan hankkeen elinkelpoisuudesta ja päätetään, jatketaanko työtä vai ei.
• Hankkeilla on selkeä liiketoiminta, ja liiketoimintatapauksissa on riittävästi tietoa, jotta johtoryhmät voivat tehdä oikeat päätökset.
• Nämä päätökset dokumentoidaan asianmukaisesti ja niistä tiedotetaan.
• Hankkeiden parissa työskentelevillä ihmisillä on määritelty roolit ja vastuut.
• On olemassa jatkuvaa oppimiskulttuuria, jonka avulla projektiryhmät voivat jatkuvasti parantaa ja keskustella oppitunneista syyllisessä ympäristössä.

• On olemassa prosesseja ja menettelyjä, joiden avulla projektiryhmät voivat tarkistaa hankkeensa ja pyytää tarvittaessa itsenäistä tukea.
• Sidosryhmät ovat mukana ja he luottavat prosessiin.
• Projektiryhmät koostuvat henkilöistä, jotka ovat kokeneita ja päteviä rooleissa.

Hankkeiden hallinnointi liittyy organisaation hallintorakenteisiin yleisesti. Jos luulet, että hankkeiden hallinnan päätavoitteena on varmistaa, että hankkeet toteutetaan oikein, näet, miten se liittyy yritysten hallintoon, yritysten riskienhallintaan ja muihin.

Projektinhallinnan tulisi sopia saumattomasti nykyisiin organisaatioprosesseihin. Toisin sanoen, älä luo uutta taloushallintoprosessia, kun sinulla on jo sellainen, joka toimii muilla alueilla! Käytä sitä, mitä tällä hetkellä on, ja säätää yritysprosesseja, jotta ne sopivat käytettäviksi projektiympäristössä.

5 Painopistealueet projektinhallinnassa

Kun alat tarkastella sitä, ymmärrät, että projektinhallinta on laaja-alainen kaikissa projektinhallinnan osissa. On kuitenkin joitakin keskeisiä painopistealueita, joilla hallinto on erityisen tärkeää.

1. Menetelmät ja prosessit: Nämä auttavat sinua toimittamaan työtä luotettavasti ja kestävästi.
2. Tietämyksen hallinta: Tämä on ratkaisevan tärkeää oppitunneille ja organisaation oppimiselle hankekokemuksesta. Tietämyksen hallinta on välttämätöntä, jos haluat lopettaa samat virheet useita kertoja.
3. Projektinhallinnan kypsyys: Koska organisaation projektinhallinta kypsyy, niin kykenee toimimaan onnistuneesti.
4. Senior-tason osto: sitoutuminen projektinhallintaan alkaa alkuun. Jos sinulla on hallintotukea, tämä vaihe laskee alas kaikilla liiketoiminnan tasoilla, ja lähestymistapa hallintoon on kestävämpi.

1. Tukeva kulttuuri: Tukikulttuuri, joka ei ole syyllinen, varmistaa, että projektipäälliköillä on oikea ympäristö, jossa he voivat menestyä. Projektipäällikön tai projektipäällikön johtama tukeva kulttuuri auttaa projektipäälliköitä saavuttamaan tavoitteensa ja hankkeen johtajat.

Mitä tehdä, jos yritysstandardia ei ole

Monet pienempien organisaatioiden projektipäälliköt pitävät käynnissä olevia hankkeita tukevassa ympäristössä, ja jos hanketta on hankittu projektinhallinnan käsitteelle, mutta ilman virallisia organisaatiorakenteita, joista syötetään.

Tässä tilanteessa - ja se ei ole vain pienille organisaatioille - suunnittelet projektinhallintamallia tyhjästä. Jos projektinhallintamallia ei ole, että voit ottaa hyllystä pois ja sopia projektiisi, sinun täytyy rakentaa oma.

Se ei ole niin vaikeaa kuin se saattaa tuntua!

Aloita perusasioiden määrittämisestä:

• Luo roolit ja vastuualueet -asiakirja
• Varmista, että sinulla on projektin sponsori
• Varmista, että sinulla on projektilautakunta tai ohjausryhmä ja järjestäkää säännöllisiä kokouksia, joihin otat ja jaat minuutteja
• Luo riskienhallintaprosessi
• Määritä muutoksenhallintaprosessi
• Rakenna pisteitä projektien aikatauluun, jossa tarkistat hankkeen elinkelpoisuuden liiketoimintatapauksen alkuperäisten tavoitteiden mukaisesti (kunkin vaiheen loppu on luonnollinen kohta näiden tarkistusten tekemiseen).

Viime kädessä hankkeen sponsorin vastuulla on varmistaa riittävä hallinto, mutta myös projektipäälliköt voivat osallistua aktiivisesti tähän.

Hallinnointi voi olla yksi hankkeenhallinnan kuivemmista aiheista, mutta se on yksi tärkeimmistä. Johtoryhmät tietävät, että teet hyvää työtä, ja se vakuuttaa heille, että hanke kehittyy niin kuin pitäisi. Se tarjoaa myös tarkistukset ja tasapainot, jotka johtajat tarvitsevat tietää, että rahaa käytetään sellaisilla tavoilla, jotka ovat tarkoituksenmukaisia ​​ja sopusoinnussa liiketoiminnan kanssa.