Osaamisen kirjoittaminen - viestintä sanojen kanssa

Kauniin proosan ja runouden kirjoittaminen on lahjakkuutta. Tehokas kirjoittaminen on kuitenkin taito, jota voidaan oppia.

Järjestä kirjoittaminen

Olitpa tekemisissä muistion kollegallesi tai raportti pomollesi, sinun pitäisi päättää, mitä tietoja haluat välittää. Näin voit tehdä tämän:

1. Luettele jokainen kohde, josta haluat keskustella muistiossa tai raportissa.
2. Laita ne järjestykseen - kaikkein vähiten tärkeisiin.
3. Kirjoita lyhyt yhteenveto koko muistiosta - tämä on ensimmäinen kappale.
4. Laajenna jokaisessa vaiheessa 1 luetellussa kohdassa.
5. Jos vastaanottajan on ryhdyttävä toimiin, ilmoita, että se on sulkeutuvassa kappaleessa.

Jotkut vinkit

Kirjoita yleisölle. Käytä yksinkertaista kieltä. Et halua, että lukija tarvitsee sanakirjan, jota haluat yrittää sanoa. Sinun ei pitäisi yrittää tehdä vaikutusta lukijaasi valtavaan sanastoon. On todennäköistä, että olet turhauttanut lukijasi. Useimmat ihmiset jongleivat useita tehtäviä samanaikaisesti ja ovat kiinnostuneita saamaan vain tarvittavat tiedot. Olet vastuussa siitä, että tämä tapahtuu. Sen sijaan, että sanottaisiin: "Hänen hurskas luonteensa hänen ylivoimaiseksi ehdokkaaksi", sanoo "Hänen ystävällisyytensä tekee hänestä parhaan ehdokkaan työhön."

Pysy kaukana kielestä, jota lukijasi ei ymmärrä. Jos työsi on hyvin tekninen, mutta henkilö, jota kirjoitat, ei ole hyvin perehtynyt kyseiseen kenttään, pidä kiinni henkilöistä, joita hän ymmärtää. Jos esimerkiksi olet Web-sivuston suunnittelija, tämä lause asiakkaan, psykologin, muistiossa ei ole järkevää: "Mitä haluaisit minun käyttävän BGCOLORina sivustossasi: # ADD8E6 tai #FFFFFF?" Kuka tahansa, joka osaa Web-sivun suunnittelussa tietää, että tämä kysymys voidaan kääntää "Mitä haluat sivustosi taustavärin olevan: vaaleansininen tai valkoinen?" Älä kuitenkaan odota, että asiakas tuntee paremmin tämän teknisen kielen kuin olisit hänen keskustelussaan psykologisesta termistä, kuten trichotillomaniasta.

Klikki päivässä pitää lukijan poissa - tai ainakin se ei tee hänestä muistaa mitä sanot. Haluat, että kirjoituksesi on ikimuistoinen. Koska kuulemme usein kliseitä, meistä tulee herkkä heille. Sanat eivät siis liity ainutlaatuisesti kirjoittamiseen. Sen sijaan, että sanoisit "Älä jätä huomenna, mitä voit tehdä tänään" muistiossa alistetulle yritykselle, jota yrität motivoida. Sano vain: "Lopeta viivyttäminen. Tee työ nyt."

Käytä mahdollisuuksien mukaan aktiivista ääntä. Aktiivinen ääni tekee lauseesi vahvemmaksi ja yleensä lyhyemmäksi. Kokeile näitä esimerkkejä. Passiivinen ääni: "Myynti kasvoi verkostoitumisen ansiosta." Aktiivinen ääni: "Verkostoitumiseni kasvoi."

Älä ole tarpeeton. Ei ole tarpeen sanoa "iltapäivällä kello 14" tai "odottavaa raskaana olevaa naista". Sanotaan "2 pm." tai "2 iltapäivällä" tai "odottava nainen" tai "raskaana oleva nainen" välittävät kaiken mitä haluat sanoa ja ovat vähemmän sanallisia.

Tietenkin kiinnitä huomiota kielioppiin. Käytä Strunk ja White's Tyyli-elementit, saatavilla Internetissä. Hyvän sanakirjan tulisi olla lähellä, sekä sanastoa. Tesurssi auttaa sinua pitämään kirjoitussi tuoreena auttamalla sinua löytämään erilaisia ​​sanoja. Monet näistä resursseista ovat saatavilla verkossa.

Korjaus on yksi tärkeimmistä asioista, joita voit tehdä. Koska olet luultavasti tehnyt suurimman osan kirjoittamisesta tietokoneella, sinulla on pääsy automaattisiin oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistajiin. Varo kuitenkin, että tietyt sanat, joita käytetään väärässä kontekstissa, saattavat jättää käyttämättä tietokoneavusteisia oikeinkirjoittajia. Esimerkiksi lause "Työntekijöille, jotka osallistuivat myös kokouksiin kaksi oppivat gnu-ohjelmistosta", kulkisi oikeinkirjoituksen läpi ilman, että havaitaan virheitä. Pyydä joku muu korjaamaan asiakirjasi, jos mahdollista.

Jos aika sallii, laita kokoonpanosi pois ja korjaa se myöhemmin tai vielä paremmin seuraavana päivänä.