Mikä on oikeudellisen asiakirjan tarkistusprosessi?

Asiakirjojen tarkastelu on usein oikeudenkäyntiprosessin, sähköisen etsinnän ja elektronisen etsintämallin (EDRM) kaikkein työvoimavaltaisin ja kalliin vaihe. Tämän vaiheen aikana tarkistetaan ja analysoidaan jokainen kokoelman tietosivu, jotta voidaan selvittää, mitkä asiakirjat on pidätettävä tuotannosta vastakkaiseen neuvontaan.

Kuka suorittaa asiakirjojen tarkastelun

Asiakirjojen tarkastajat ovat usein asianajajia, jotka ymmärtävät oikeudenkäynnin oikeudelliset ja tosiasialliset kysymykset ja voivat tehdä tarvittavan tuomion etuoikeuteen ja reagointiin. Kustannusten minimoimiseksi käytetään usein sopimusasiamiehet tai paralegals -ryhmät.

Tarkastelu koostuu usein useista vaiheista. Oikeusryhmä voi suorittaa ensimmäisen passin tarkastelun analysoidakseen asiakirjoja, jotka ovat tarkoituksenmukaisia, ja koodata tai merkitä ne merkitykselliseen aiheeseen. Oikeudenkäynnin tukihenkilöstö lataa koodatut tiedot hakutietokantaan, jonka avulla riita-ryhmät voivat helposti löytää keskeiset asiakirjat oikeudenkäyntiprosessin kaikissa vaiheissa.

Syyt Asiakirjat voivat olla pidättymättömiä

Kun tiedot on käsitelty, oikeudellinen tiimi suorittaa toisen, tarkemman tarkastelun sen selvittämiseksi, mitkä asiakirjat olisi pidätettävä tuotannosta. Asiakirjat voidaan hylätä useista syistä, mukaan lukien:

• Merkityksellisyys - Onko asiaan liittyvät tiedot merkityksellisiä? Jos se ei ole merkityksellinen vaatimuksen, oikeudenkäynnin tai tutkinnan tosiseikkoihin ja kysymyksiin, sitä ei tarvitse esittää vastapuolille.
• Reagointikykyä - Onko tiedot vastakkaisten osapuolten löytämispyyntöihin tai sääntelyelinten tutkintapyyntöihin? Jos vastaus on myönteinen, mihin tuotantohakemukseen tiedot ovat reagoivia? Asiakirjojen tarkastajat voivat myös merkitä "kuumia" asiakirjoja - ne, jotka sisältävät kriittisiä tietoja tapaukselle ja ovat erityisen reagoivia - asiakirjojen tarkastelun aikana.

• Etuoikeus - Onko asianajajan asiakkaan etuoikeus, asianajajatyötuotedokumentti ja / tai luottamuksellisuutta koskevat säännöt ja tietosuojalaki? Jos näin on, se pidätetään myös tuotannosta.
• luottamuksellisuus - Jos asiakirja on luottamuksellinen, se on jätettävä tuotannon ulkopuolelle. Esimerkiksi jos asiakirja käsittelee liikesalaisuutta, kuten karkkiavalmistajan allekirjoituksen suklaapalkin reseptiä, oikeudellinen tiimi ei ole velvollinen kääntämään sitä vastapuolille. Asiakirjan tarkastelija analysoi asiakirjan selvittääkseen, sisältääkö se luottamuksellisia tietoja. Jos näin on, arvioija päättää, tuleeko tietyn osan asiakirjasta korjata asiakkaan luottamuksellisen työtuotteen suojaamiseksi vai onko asiakirja kokonaan jätettävä tuotannosta.

Osana asiakirjojen tarkasteluprosessia tarkasteluryhmä voi tunnistaa asiakirjat, jotka on kokonaan tai osittain muutettava tai merkitty luottamuksellisiksi näiden asiakirjojen sisällön suojaamiseksi. Joukkue voi myös valmistaa etuoikeuksia ja / tai redektiolokia tällaisten tietojen seuraamiseksi.

Tarkasteluryhmä voi lisäksi tarkistaa merkityksellisyyttä, reagointikykyä, etuoikeutta ja luottamuksellisuutta, ja se voi myös analysoida tietoja liittääkseen keskeiset asiakirjat väitettyihin tosiseikkoihin tai keskeisiin oikeudellisiin kysymyksiin. Asiakirjojen tarkastajat voivat myös yrittää liittää avainasiakirjat keskeisiin toimijoihin, jotka voivat todistaa asiakirjoista tai tunnistaa muita subjektiivisia tietoja.

Asiakirjan tarkastelun tarkoitus

Kokoelmaan sisältyvien asiakirjojen tarkastelun ja analyysin perusteella oikeudellinen tiimi voi alkaa saada paremman käsityksen tapauksen tosiasiallisista kysymyksistä, muotoilla oikeudellisia teorioita ja tunnistaa keskeiset todistajat, jotka luovutetaan tai kutsutaan oikeudenkäyntiin.

Leikkauksen, avainsanahaun, ensimmäisen aikaisemman tarkastelun ja muiden tekniikoiden avulla, jotka vähentävät aineiston määrää, oikeudellisen ryhmän tarkistamat asiakirjat edustavat yleensä vain pienen osan alkuperäisestä kokoelmasta. Kustannusten alentamiseksi yhä useammat teknologiat, jotka automatisoivat tarkistusprosessin, ovat virtaa markkinoille.