Executive Assistant Job Description: Palkka, taidot ja muut

Johtajien avustajat ovat samanlaisia ​​kuin hallinnolliset avustajat tai sihteerit, sillä he kaikki tukevat jonkun muun työtä - yleensä toimeenpanevaa - käsittelemällä tai valvomalla toimistotehtäviä. Erona on, että toimeenpaneva avustaja on erityisesti ylimmän johdon toimihenkilö. Tähän kuuluu muiden toimistohenkilökunnan valvonta ja koulutus sekä sellaisten tehtävien hoitaminen, joilla voi olla dramaattinen vaikutus yrityksen menestykseen.

Toimitusjohtajan tehtävät ja vastuut

Tämä työ edellyttää yleensä seuraavaa työtä:

• Kirjanpito / kirjanpito
• Kalenterin hallinta
• Asiakassuhteet
• Suunnittele ja ylläpidä arkistointijärjestelmää
• Järjestä kokouksia
• Pidä kirjaa
• Järjestä matkustussuunnitelmat
• konekirjoitus
• Tapahtumien suunnittelu
• Valmista raportit
• Kustannusraporttien käsittely
• Ota kokouspöytäkirja

Toimitusjohtajan tehtäviin kuuluvat samat tehtävät, joita hallinnolliset avustajat suorittavat: puhelujen tekeminen ja hyväksyminen; lähetetään muistioita, sähköposteja ja kirjeitä toimeenpanevan ryhmän puolesta; vierailijoiden vastaanottaminen; käsittelyaikataulu; ja enemmän. He toimivat myös portinvartijoina, jotka tekevät päätöksiä siitä, kuka saa pääsyn toimeenpanoon ja mitä tietoja toimeenpanija saa.

He harjoittavat usein tutkimusta ja laativat raportteja, jotka vaikuttavat yrityspolitiikkaan. Nämä velvollisuudet merkitsevät sitä, että johtajien avustajien on ymmärrettävä perusteellisesti työnantajansa työtä. Tämän seurauksena nämä työntekijät voivat toimia myös yhteyshenkilönä toimeenpanevan ja muiden toimihenkilöiden välillä.

Executive Assistant Palkka

Johtoryhmän jäsenet ansaitsivat vuotuisen palkkansa keskimäärin 59 340 dollaria vuonna 2018, mikä asettaa heidät vain 10 prosentin palkansaajien ulkopuolelle kaikkien sihteerien ja hallinnollisten avustajien joukossa:

• Keskimääräinen vuosipalkka: 38,880 dollaria (18,69 dollaria / tunti)
• Top 10% vuosipalkka: $ 64,230 (30,88 dollaria / tunti)
• Alempi 10% vuosipalkka: $ 24,690 ($ 11,87 / tunti)

Lähde: US Bureau of Labor Statistics, 2018

Koulutus, koulutus ja sertifiointi

Sihteerinä on vain vähän koulutusvaatimuksia, mutta aseman saavuttaminen johtajana yleensä tapahtuu vasta useiden vuosien kokemuksen jälkeen.

• koulutus: Lukion tutkintotodistus riittää useimmille lähtötason työpaikoille, mutta ne, joilla on yrityksiä tai kandidaatin tutkintoja liiketoimintaan liittyvillä aloilla, ovat markkinoitavampia.
• sertifiointi: Kukaan ei tarvitse olla todistettu johtavaksi avustajaksi, mutta online-kurssien kautta on saatavilla sertifikaatteja useimmille taitoja vaativille ohjelmille. Tällaiset sertifioinnit voivat tehdä työnhakijasta houkuttelevamman.
• koulutus: Kokemus ja luottamus saavutetaan tekemällä työtä, ovatko avustajia yleensä todistaneet pitkään.

Executive Assistant -taidot ja -osaaminen

Kirjoitus-, arkistointi- ja muut kirjoitustaidot ovat tärkeitä, mutta parhaisilla johtajilla on usein vahvoja persoonallisuuksia, jotka näytetään useiden hyödyllisten pehmeiden taitojen kautta:

• Kommunikointitaidot: Johtajien avustajat toimivat usein portinvartijana ja päättävät, mitkä viestit ja mitkä kävijät tai soittajat joutuvat menemään suoraan työnantajansa puoleen ja jotka on ohjattava tai käsiteltävä jollakin muulla tavalla. Tähän liittyy kyky nopeasti pyyhkiä tietoa pomojen vaativasta ajasta.
• Ajanhallinta: Jokaisen, joka hallinnoi toisen henkilön aikaa, kuten johtajana avustajia, on usein hyvä hallita omaa aikaa.
• luotettavuus: Johtajien avustajilla on usein pääsy arkaluonteisiin tietoihin, ja heidän johtajansa tarvitsevat luottamusta niihin täysin, jotta he voivat työskennellä mahdollisimman tehokkaasti.

• moniajo: Johtoryhmän avustajat käsittelevät säännöllisesti useampaa kuin yhtä tehtävää kerrallaan ja pitävät heidän pomojensa aikatauluja ja pitävät heidät ajan tasalla.

Job Outlook

Työtilaisuuksia pääsihteerien ja hallinnollisten avustajien odotetaan supistuvan noin 17% 2026-luvulla päättyneen vuosikymmenen aikana Yhdysvaltojen työministeriön toimiston mukaan. Tämä on paljon huonompi kuin kaikkien ammattien osalta ennustettu 7 prosentin kasvu ja huomattavasti huonompi kuin kaikkien sihteerien ja avustajien ennustettu 5 prosentin kasvu.

Lasku johtuu johtajien määrän kasvusta organisaatiossa, joka jakaa yhden avustajan. Tämä on todennäköisempää, koska mobiili- ja muut sähköiset viestinnät ovat tehneet sen niin, että esimiehet käsittelevät todennäköisemmin omaa kirjeenvaihtoa ja aikataulua.

Työympäristö

Johtajien avustajat työskentelevät tyypillisesti toimistoasennuksessa ja vuorovaikutuksessa kävijöiden, soittajien ja muiden johtajien kanssa omien pomojensa lisäksi. Työ voi olla nopeatempoinen ja vaativa, ja portinvartijan rooli vaatii joskus johtajien avustajia sanomaan ei niille, jotka eivät halua ottaa vastausta.

Työjärjestys

Tunnit noudattavat usein tyypillisiä tyypillisiä liiketoimintaviikkoja. Johtajat, jotka työskentelevät myöhässä, odottavat kuitenkin toisinaan, että heidän avustajansa ovat käytettävissä myös tuntien jälkeen.

Miten saada työ

KÄYTÄ

Levitä suoraan yrityksiin tai tarkista aukot sellaisilla sivustoilla kuin Itse, Monster ja Glassdoor.

Suositukset

Ole valmis sellaisten ihmisten kanssa, jotka voivat todistaa luotettavuutesi ja luotettavuutesi - tärkeitä ominaisuuksia avustajalle.

Samankaltaisten työpaikkojen vertailu

Henkilöt, jotka ovat kiinnostuneita työskentelemään johtajana, voivat myös harkita yhtä seuraavista urakehityksistä, jotka on listattu vuosipalkkojen keskiarvoon:

• Kirjanpitäjä: $40,240
• Oikeustoimittaja: $57,150
• Talousvirkailija: $39,570

Lähde: US Bureau of Labor Statistics, 2018