Henkilökohtainen avustaja jatkaa näytteen ja taitojen luetteloa

Henkilökohtaiset avustajat ovat samanlaisia ​​kuin johtajien avustajat tai toimiston avustajat, sillä kaikki suorittavat rutiininomaisia ​​hallinnollisia tehtäviä, jotta joku muu ei tarvitse. Tehtäviin kuuluvat todennäköisesti puhelinsoittojen, kirjeiden ja sähköpostien seulonta tai vastaaminen, aikataulujen hallinta ja muistiinpanojen ottaminen kokouksissa.

Erona on, että henkilökohtaiset avustajat auttavat vain yhtä henkilöä, ja he voivat myös auttaa henkilökohtaisissa tehtävissä, kuten ostos- tai aikatauluissa.

Jotkut ihmiset siirtävät projektityönsä avustajilleen tai heidän avustajansa pysyvät heidän puolestaan ​​heidän poissaolonsa aikana.

Henkilökohtaisia ​​avustajia koskevat työvaatimukset

Vaikka henkilökohtaisille avustajille ei ole asetettu vähimmäisvaatimuksia koulutuksen kannalta, liike- tai hallinnollisen työn tausta auttaa. Myös toinen tai kolmas kieli voi olla tärkeä joissakin tapauksissa. Yleisesti ottaen sinulla on tärkeämpiä taitoja kuin koulutus. Keskustelu joistakin näistä tarvittavista taidoista voi auttaa sinua päättämään, onko tällainen työ sinulle.

Seuraavassa on luettelo henkilökohtaisista avustajataidoista, jotka koskevat ansioluetteloita, kansikirjoja, työnhakuja ja haastatteluja. Vaaditut taidot vaihtelevat sen mukaan, mihin työhön olet hakenut, joten tutustu myös luetteloon taidoista, jotka on lueteltu työn ja taidotyypin mukaan. Katsokaa tätä luetteloa ja katso, oletko käyttänyt näitä taitoja aikaisemmissa töissä tai hankkinut ne koulutuksen kautta.

Tee muistiinpanoja siitä, milloin ja miten käytit tai kehitit näitä taitoja. Lisää ne sitten ansioluetteloon ja kirjeen kirjeen tai säilytä kätevä työhakemusten täyttämiseen. Ihmiset, jotka näyttävät sovelluksia, etsivät usein avaintaitoja. Yhdistä taidotsi tehtävien lähettämistä varten. Sitten varmista, että ne mainitaan kirjekuoressa ja luetellaan ansioluettelossasi.

Sinun tulisi myös kehittää haastatteluratkaisuja siitä, miten käytit taitojasi aikaisemmissa tehtävissä. On esimerkki siitä, miten voit ratkaista ongelman työpaikalla käyttämällä yhtä tai useampaa näistä taidoista. Näytä, miten taitojesi käyttö on edistänyt projektin onnistumista.

Esimerkkejä henkilökohtaisista avustajista

Tämä luettelo ei ole tyhjentävä, mutta sisältää joitakin tärkeimpiä henkilökohtaisten avustajien taitoja.

Organisaatio ja ajanhallinta

Henkilökohtaisena avustajana suuri osa työstäsi on pitää jonkun muun järjestäytyneenä ja aikataulussa. Sinun on siis oltava hyvin organisoitu itse. Onneksi organisaatio voidaan oppia. On olemassa erityisiä tekniikoita, joita voit mukauttaa ajankäytön tehostamiseksi ja muuten pitämään elämäsi ja johtajanne kunnossa.

Kirjallinen ja suullinen tiedonanto

Sinun on ymmärrettävä ja noudatettava ohjeita, ja sinun on lähetettävä tiedot selkeästi ja rehellisesti. Sijaintisi yksityiskohdista riippuen saatat joutua ottamaan vastaan ​​asiakkaita, vastaamaan kirjeenvaihtoon tai luomaan raportteja ja esityksiä. Kaikki nämä tehtävät edellyttävät huipputason viestintätaitoja, kuten puhuminen ja kirjoittaminen, kuunteleminen ja lukeminen.

Tarkkuus ja yksityiskohtaisuus

Huomio yksityiskohtiin on kriittinen osa sekä järjestäytynyttä että kommunikointia hyvin.

Epämääräisyys tai epätarkkuus luovat parhaan mahdollisuuden tehottomuuteen, ja ne voivat myös aiheuttaa vakavia virheitä tai vierailla johtajan kollegoissa.

Tieto asiaankuuluvasta ohjelmistosta

Mikä ohjelmisto on käsiteltävä, saattaa vaihdella, mutta se sisältää todennäköisesti tekstinkäsittelyä, laskentataulukoita, tietokantoja, kalentereita, julkaisujärjestelmiä ja PowerPointia tai jotain vastaavaa. Mahdollisuus tarjota vähintään minimaalinen tekninen tuki on plus. Saatat joutua arvioimaan useita eri ohjelmia ja sovelluksia, jotka valitsevat itsellesi ja tarjoaa parhaat työkalut johtajan tavoitteiden saavuttamiseen. Sinun tehtäväsi on aina tehdä johtajan työstä helpompaa ja yksinkertaisempaa, ja se saattaa vaatia paljon ongelmanratkaisua.

Taktiikka ja harkintavalta

Henkilökohtaisena avustajana sinua joutuu usein alttiiksi arkaluonteiselle aineelle, liikesalaisuuksista erittäin henkilökohtaisiin tietoihin, joita sinun on pidettävä luottamuksellisina.

Aiheeseen liittyvä taito on tahdikkuutta, kykyä reagoida varovasti tai lainkaan tietoihin, joita muut ihmiset saattavat löytää vaikeaksi tai kiusalliseksi. Toisin sanoen, sinun on oltava turvallinen henkilö, jotta johtajasi joutuisi alttiiksi. Loppujen lopuksi vain sinä tiedät, kuinka paljon apua he tarvitsevat.

Henkilökohtaisen avustajan taitoluettelo

Hallinnolliset taidot

Nämä taidot ovat usein osa henkilökohtaisen avustajan työnkuvausta tai taidot, joilla on lisäarvoa. Työnantaja voi tarvita jonkun, joka voi tehdä näitä tehtäviä hänelle.

• hallinnollinen
• nimitykset
• Kirjeenvaihto
• asioilla
• Tapahtumat
• Tapahtumasuunnittelu
• arkistointi
• Täytäntöönpanomenettelyt
• Aikataulujen ylläpito
• kokoukset
• Office-hallinta
• Projektinhallinta
• tutkimus
• aikataulutus
• Ottaen sanelun
• Viestien ottaminen
• Muistiinpanojen ottaminen
• Matkajärjestelyt
• Matkasuunnittelu

Viestintätaidot

Henkilökohtaisena avustajana kaikki viestinnän näkökohdat ovat tärkeitä työn kannalta. Ole valmis näyttämään kokemuksesi tai koulutuksesi.

• Vastaa puhelimeen
• viestintä
• Sähköposti
• Tervetuloa vierailijat
• Tiedustelujen käsittely
• verkostoituminen
• Sanaton viestintä
• Seulontapuhelut
• Verbaalinen viestintä
• Kirjalliset viestit

Taloudelliset taidot

Onko sinulla kokemusta tai koulutusta näihin tehtäviin?

• Kirjanpito
• budjetointi
• osto-
• hankinta
• ostokset

Teknologiaosaaminen

Pystytkö käyttämään erilaisia ​​alustoja ja laitteita ja tehdä perusongelmia?

• Tietokone (PC, Mac, tabletti)
• Tietokannanhallinta
• Microsoft Office
• Esityksen valmistelu
• raportit
• Tekstinkäsittely

Henkilökohtainen mestaruusosaaminen

Nämä taidot ovat usein osa persoonallisuuttasi. Näytä, miten olet käyttänyt niitä ja kehittänyt niitä.

• luottamuksellisuus
• diplomaattinen
• harkinnan
• Joustavuus
• Ihmissuhde
• moniajo
• organisaatio
• Positiivinen asenne
• Ongelmanratkaisu
• Ammatillinen vaatimus
• Omaehtoinen
• Joukkuepelaaja
• Ajanhallinta
• Työskennellä itsenäisesti

Jos et ole käyttänyt näitä taitoja edelliseen työhön, katso, miten olet kehittänyt niitä vapaaehtoisilla tai palkattomilla työpaikoilla tai käyttänyt niitä omassa elämässäsi. Käytätkö näitä taitoja osana uskoyhteisöä tai opiskelijaprojektia koulussa? Oletko kehittänyt taitoja osana urheiluryhmää tai yksittäistä urheilua? Tämä kokemus voi myös olla arvokas ja tehdä sinusta parempaa ehdokasta.

Seuraavassa henkilökohtaista avustajaa varten suunnitellussa näytteen jatkossa on otettava huomioon, kuinka monet edellä mainitut taidot on sisällytetty tekstiin, erityisesti "ydinosaamiseen".

Näyte henkilökohtainen avustaja jatkaa

Tämä on esimerkki henkilökohtaisen avustajan aseman jatkamisesta. Lataa esimerkkikohdat (jatka mallipohjaa, joka on yhteensopiva Google-dokumenttien ja Word Online -palvelun kanssa).

Lataa Word-malli

Henkilökohtaisen avustajan jatkaminen (tekstiversio)

Carly-hakija

999 Main Street

New York 10003

(123) 555-1234

[email protected]

CAREER-TAVOITE

Yksityiskohtainen ja hyvin organisoitu henkilökohtainen avustaja, joka on hyvin perehtynyt saumattomaan tukeen C-tason johtajille, sekä itsenäisesti suorittamalla hallinnollisia, tapaamis- ja matkustusaikatauluja, ostoksia ja tapahtumien suunnittelua koskevia velvollisuuksia, joissa on vaivatonta tehokkuutta, pyrkii henkilökohtaisen avustajan asemaan. yritys.

PERUSVALMISTEET

• Kykenee käsittelemään arkaluonteisia tietoja ja käsittelemään kaiken kirjeenvaihdon ja sanelun ilman tinkimättömyyttä ja luottamuksellisuutta.
• Voi helposti rakentaa yhteydenpitoa asiakkaiden, toimittajien ja projektiosapuolten kanssa sekä henkilökohtaisesti että kirjallisesti.
• Kykenee hyödyntämään kirjanpidon koulutusta kirjan tasapainottamiseksi ja budjetoinnin ja ostotoimintojen suorittamiseksi.
• Säilytetään aina positiivinen ja kuluttavan ammattitaitoinen käyttäytyminen, jolla on kyky tuoda muiden luottamusta ja sitoutumista.

AMMATILLINEN KOKEMUS

GLENGARRY INCORPORATED, Columbia, MO

Presidentin henkilökohtainen avustaja, Syyskuu 2016-Present

Tarjoa kattavaa hallinnollista ja henkilökohtaista tukea boutique-rahoitusneuvontayrityksen perustajalle, jonka vastuualueeseen kuuluu sanelu, kirjeenvaihto, toimistohallinto, myyjän suhteet, nimitysaikataulu, matkojen koordinointi ja tapahtumien suunnittelutoiminnot.

• Suunniteltu kaikki erittäin onnistuneiden asiakassuhteiden tapahtumiin liittyvät yksityiskohdat, kuten golf- ja tenniskentän viikonloppuisin, taloudellisen suunnittelun seminaareilla ja varastotiloissa.
• Hankitut ja turvatut kustannustehokkaat matka- ja viihdetoimittajat vähentävät matkakuluja 15%.
• Käytettiin Adobe Creative Suite -ohjelmistoa luomaan visuaalisesti uusia markkinointikirjoja ja kuukausittaista uutiskirjettä.

KOULUTUS

Kauppatieteiden kandidaatti (Vähäinen: kirjanpito)2016; GPA 3.9

Missourin yliopisto, Columbia, MO

Deanin luettelo; Valmistunut Summa cum Laude

Tekniset ominaisuudet: Microsoft Office Suite, QuickBooks ja Adobe Creative Suite. Sujuva espanja.