Miten kirjoitat tekosyytekirjoituksia työntekijöiden suorituskyvylle

Valvoja kirjoittaa kirjoituspöytäkirjat virallisen lausunnon antamiseksi suorituskyvyn ongelmasta, jota työntekijän on parannettava. Huomautuskirjeet ovat usein askel muodolliseen kurinpitomenettelyyn, joka voi johtaa työntekijän ylimääräisiin kurinpitotoimiin työsuhteen päättymiseen saakka ja siihen lukien, jos työntekijä ei parane.

Pahoittelukirjeet ovat merkittävä tekijä työntekijän ja työnantajan työntekijöiden suorituskykyongelman dokumentoinnissa. Kirjalliset ritarikirjeet osoittavat selvästi ja nimenomaisesti suorituskyvyn, jota on parannettava, ja seurauksista, jos suorituskyky ei parane.

Pahoittelukirjeitä seuraa yleensä sananvalvonta esimieheltä. Niitä edeltää usein sanallinen korjaus työntekijälle, jota kutsutaan suulliseksi varoitukseksi tai muodolliseksi suulliseksi varoitukseksi suorituskykyongelmasta tai niihin liittyvistä suorituskykyongelmista.

Suorituskykyongelman välittömyydestä ja vakavuudesta riippuen rangaistuskirje voi aloittaa suorituskeskustelun, mutta tämä on epätavallista.

Reprimandin kirjeiden osat

Näillä komponenteilla on tehokkaita ritarikirjeitä.

• Selkeä ongelma tai suorituskykyongelma, jota työntekijän on parannettava.
• Rangaistuskirje voi luetella useita esimerkkejä tavoista, joilla työntekijä voi muuttaa suorituskykyään vastaamaan suorituskykyvaatimuksia. (Tämä antaa työntekijälle jaetun kuvan tai jaetun merkityksen valvojan odotusten ympärille.)
• Vaikuttamattomuuden vaikutus työntekijän ja organisaation menestykseen. (Miten epäonnistuminen vaikuttaa kielteisesti työpaikkaan.)

• Tarvittaessa aikataulu, jonka kuluessa työntekijän suorituskyvyn paranee.
• Tarvittaessa eräpäivä tai päättymispäivä, jolloin valvoja arvioi uudelleen työntekijän suorituskyvyn.
• Selvä selvitys siitä, mitä seurauksia työntekijä voi odottaa, jos heidän suorituskykyään ei paranneta, kuten kuvailukirjeessä kuvataan.
• Esimiehen tai työntekijän johtajan allekirjoitus.
• Työntekijän allekirjoitus, jonka esitys on rangaistuskirjeessä. Kirjeessä on yleensä lausunto siitä, että työntekijän allekirjoitus osoittaa, että he ovat saaneet kirjeen, ei välttämättä, että he hyväksyvät sen sisällön.

• Työntekijän mahdollisuus vastustaa kirjallisesti huomautuskirjeen sisältöä. Työntekijä voi sopia, olla eri mieltä, ilmaista taistelua ja niin edelleen. Työntekijän kirjoittamat hyökkäykset on liitetty alkuperäiseen ritarikirjaan.

Seuraavassa on kaksi esimerkkiä virallisista ritarikirjeistä. Käytä niitä, kun kehität omia haastekirjeitäsi.

Näytteitä reprimandista

Tämä on esimerkki rangaistuskirjeestä. Lataa esimerkki siitä, millainen on nuhtelumalli (yhteensopiva Google-dokumenttien ja Word Online -palvelun kanssa).

Näytteen kirje # 1 (tekstiversio)

Vastaanottaja: Jeffery Jones

Mistä: George Peterson

Päivämäärä: 1. syyskuuta 2018

Re: kirje reprimand

Tämä on virallinen virheviesti, jossa ilmoitetaan, että suorituksesi ei täytä odotettuja maksuosuuksia. Asiakaspalvelun teknisenä asiantuntijana työsi odotukset kehittivät koko teknisen tuen asiantuntijaryhmä ja heidän johtajansa. Tämä tarkoittaa, että ne ovat hyväksyttyjä standardeja jokaisen teknisen tuen asiantuntijan suorituskyvylle.

Et pysty suorittamaan seuraavia tapoja.

• Viikkona palvelemiesi asiakkaiden määrä on 30% alle standardin, jonka muut teknisen tuen asiantuntijat kokoontuvat.
• Ongelman vaikeusaste, jonka valitset vastaamaan, on 40% alle standardin, jonka muu henkilöstö saavuttaa.
• Aika, jonka asiakkaat käyttävät puhelimessa, ylittävät muun henkilöstön 25%.

Kuten näette, kolmessa tärkeimmässä työn mittauksessa ei onnistuta. Ohjaajasi on puhunut kanssasi useita kertoja ja sait lisäkoulutusta. Näin ollen uskomme, että et ole valmis suorittamaan. Tämä vaikuttaa haitallisesti muun teknisen henkilöstön työmäärään.

Meidän täytyy nähdä välitön parannus kaikilla kolmella suoritusalueella tai ylimääräinen kurinpitotoiminta, joka päättyy työllisyyden lopettamiseen asti. Uskomme, että sinulla on kyky parantaa. Meidän täytyy nähdä välitön parannus.

George Peterson, ohjaaja

Marian Demark, henkilöstöpäällikkö

Näytteen kirje # 2 (tekstiversio)

Vastaanottaja: Linda Rodriguez

Lähettäjä: Mary Wilmont

Päivämäärä: 1. syyskuuta 2018

Re: kirje reprimand

Tämän parannuskirjeen tarkoituksena on antaa teille virallisesti ilmoitus siitä, että läsnäolosi vaikuttaa haitallisesti kykysi suorittaa työsi. Vaikka palkattuja, vapautettuja työntekijöitä ei tarvitse työskennellä tiettyinä aikoina, neljänkymmenen tunnin työviikko on vakio ja odotettavissa.

Et ole näyttänyt töitä vähintään yhden päivän viikossa uuden työn aloittamisen jälkeen ja työskentelet vain kolmenkymmenen kahden tunnin viikossa. Johtajasi on ilmoittanut sinulle, että FMLA-aika on käytettävissä henkilökohtaisissa tai perhelääketieteellisissä asioissa. Hän on myös pyytänyt teiltä, ​​tarvitsetko majoituksen, jotta voisit tehokkaasti suorittaa työnne.

Hän on ehdottanut, että vierailet henkilöstöosastolla keskustelemaan näistä asioista ja osallistumisestasi. Olet kieltäytynyt kaikista kolmesta mahdollisuudesta, joita tarjosimme auttamaan sinua parantamaan tätä huonoa suorituskykyä.

Todellisuus on, että et voi suorittaa työtäsi alle neljässä tunnissa. Teillä ei ole määräaikoja työtehtävien tekemiseen, ja myöhästyminen vaikuttaa haitallisesti markkinointiosaston työtovereiden työhön. Heiltä puuttuu määräaikoja, jotka johtuvat epäonnistumisesta.

Lisäksi keskeneräiset työt, jotka on osoitettu työtovereillesi, asettaa heidän työmääränsä ylikuormitukseen, koska niillä on jo työpaikkoja, jotka vaativat neljäkymmentä tuntia työtä viikossa. Tämä on epäoikeudenmukaista, emmekä hyväksy näitä negatiivisia vaikutuksia työpaikalla nyt.

Meidän täytyy nähdä välitön parannus läsnäolossasi tai lopetamme työnne. Tämä tarkoittaa sitä, että sinun täytyy osallistua työhön viisi päivää viikossa. Jos et osallistu työhön viisi päivää viikossa, et voi saavuttaa tavoitteita, joihin olet työskennellyt.

Meidän vakiomuotoiset vapaa-ajan käytäntömme antavat sinulle kuusi maksettua sairauspäivää ja kaksi henkilökohtaista lomapäivää, joita sinun on käytettävä vuoden aikana. Sinun on haettava lomapäiviä etukäteen.

Olet jo käyttänyt neljää sairauspäivääsi ja kaikkia henkilökohtaisia ​​päiviäsi nykyisillä poissaoloillanne. Emme aio antaa sinulle enemmän aikaa. Tämä jättää sinut vain kahteen sairaspäivään ja maksettuun lomapäiväänne, joka sinun on pyydettävä etukäteen.

Jos sinulla on poissaoloaika, joka ylittää käytettävissä olevan maksullisen ajan, lopetamme työnne. Toivomme, että ymmärrät, kuinka lähellä olet menettää työnsä. Et saa enää varoituksia.

Terveiset, Mary Wilmont, johtaja

Thomas Credence, henkilöstöjohtaja

Katso näytteen vastaanottotodistus ohjeista siitä, miten työntekijä saa vastauksen.

Piditkö tästä artikkelista? Haluatko nyt rekisteröityä vapaaseen HR-uutiskirjeeseen, koska haluat lukea kaikki uudet artikkelit heti, kun ne ovat saatavilla.

Näytteitä kirjeestä reprimand

• Näytteen kirjoitus: Hallinnointi Epäselvyys
• Kirjallinen reprimandinäyte: läsnäolo

Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että annetut tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattua tarkkuutta ja laillisuutta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtioittain ja maittain. Pyydä oikeudellista apua tai apua valtion, liittovaltion tai kansainvälisten hallitusten varoista varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkinta ja päätökset ovat oikeat sijaintisi suhteen. Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua.