Projektinhallinta Lingo

Projektinhallinta on työ, jossa on paljon ammattikieltä ja terminologiaa. Kun tiedät mitä kaikki tarkoittaa, keskustelujen seuranta on helppoa ja tehokasta. Se lisää luottamusta työhösi, jos ymmärrät, mitä kaikki muut puhuvat, ja auta sinua ottamaan vakavampia töissä, jos käytät oikeita termejä itse. Seuraavassa on opas projektinhallinnan termeihin, jotka sinun pitäisi tietää.

Riski

”Riskillä” tarkoitetaan termiä, joka liittyy siihen, mikä voi olla väärässä projektissasi. Jos esimerkiksi rakennat uuden toimistorakennuksen, teräksen hinta voi nousta ja se voi vaikuttaa budjettiin. Mutta se ei ehkä mene ylös. Samoin, jos suunnittelet vuosittaisen yrityskohtaisen piknik-isäntänne järjestämistä ulkona, se voi olla hyvä sää, mutta se saattaa sataa. Lyhyesti sanottuna riski ei ole vielä tapahtunut.

On tärkeää tietää, mitkä riskit ympäröivät projektiasi, koska voit suunnitella niitä. Voit suunnitella B-suunnitelmasi tai valmiussuunnitelmat toimiin, jotta vältetään ensinnäkin tapahtuva riski. Teräksen ja säähinnan ansiosta ei ole paljon, mitä voit todella estää pysäyttämästä niitä, mutta voit tehdä suunnitelmia. Voit esimerkiksi vuokrata telineen tai varastoida sateenvarjoja niin, että jos se syttyy piknik-päivänä, ihmisillä on vielä hyvä aika.

Ongelma

Projektiryhmän jäsenet häiritsevät usein ongelmia ja riskejä, ja hankkeen johtajana on tärkeää varmistaa, että puhut näistä aiheista asianmukaisesti. Riskiä ei ole vielä tapahtunut, mutta ongelma on tapahtunut. Ongelmat ovat vain ongelmia, joita projektiryhmä on edessään. Olet ehkä nähnyt sen tulevan (ja käsitellyt sitä riskinä aloittaa) tai se voi olla täysin odottamaton. Joka tapauksessa se on tapahtunut nyt ja sinun on tehtävä jotain sen suhteen.

Virstanpylväs

Välitavoitteet ovat ajankohtia, jotka merkitsevät keskeisiä hetkiä projektin aikana. Niitä käytetään usein:

• Vaiheen alkaminen
• Vaiheen loppu
• Tärkeän työn tai suuren tehtävän päättyminen
• Huomaa tietty määräaikainen määräaika
• Kiinteät päivämäärät suunnitelmassa

Ajattele virstanpylväitä sellaisena ajankohtana, jonka kirjoittaisit kalenteriin kotona - suuret tärkeät hetket projektissa, kuten testauksen viimeistely tai käynnistysjuhlat. Välitavoitteet ovat yksi Gantt-kaavion yhdeksästä osasta, joten näet ne timanttina näytetyissä projektien aikatauluissa.

Sponsori

Hankkeen sponsori istuu projektilautakunnassa. Ne ovat henkilö, joka ”omistaa” hankkeen ja he saavat etuja. Jos esimerkiksi käynnistät uuden IT-järjestelmän tehtaan tiimille käytettäväksi, Factory General Manager olisi projektin sponsori. IT-tiimi olisi osa projektiryhmää, mutta he eivät ottaisi sponsorointia. Hankkeen sponsori on henkilö, jolle voit kääntyä, kun tarvitset ylimmän johdon suuntaa. Tämä voi olla, jotta:

• Poista ongelman esto
• Etsi resursseja
• Hyväksy talousarvio
• Tehdä päätöksiä
• Hyväksy lopullinen erittely

Ja niin edelleen. Projektipäällikkö raportoi toimeksiantajalle tehokkaasti projektin keston ajaksi sekä linjanhallintarakenteen että viikoittain tai kuukausittain (tai reaaliaikaisesti) hankkeen raportoinnin osalta.

sidosryhmien

Sidosryhmät ovat muita hankkeeseen osallistuvia ja siihen vaikuttavia henkilöitä. Joillakin hankkeilla on laaja sidosryhmät, jotka kattavat kaikki organisaation osastot. Toisilla on rajallinen soveltamisala. Jotkut sidosryhmät ovat organisaatiosi ulkopuolella, kuten hallitus tai sääntelyelimet.

Niitä on myös pidettävä ajan tasalla asiaa koskevista uutisista. Useimmat sidosryhmät ovat tukevia (tai ambivalentteja) hankkeenne tekemiin muutoksiin, mutta kaikki eivät ole niitä. Tapaat sellaisia ​​sidosryhmiä, jotka eivät aio suhtautua projektiisi avoimilla aseilla.