Työprojektien muutosten hallinta

Projektipäälliköt viettävät paljon aikaa tuottamalla suunnitelmia ja luomalla tiimin tavoitteita. Sponsorit, sidosryhmät ja joukkueet viettävät paljon aikaa tehdä muutoksia työn laajuuteen ja käyttöönottoon. Selkeän, helpon muutoksenhallintaprosessin ja vakaan kuvan lisääminen suurempaan kuvaan, vaikka jotkin yksityiskohdat siirtyisivät, kulkevat pitkälle kohti hankkeen etenemistä eteenpäin ja mahdollistavan viileän.

Hyväksy, että muutos tapahtuu

Muutokset tapahtuvat lähes kaikissa projektinhallinnan elinkaaren kohdissa. Tunnustamalla, että muutokset ovat väistämättömiä - usein myös hyödyllisiä - osa prosessista mahdollistaa parhaiden projektipäälliköiden hyväksyvän ketterämmät lähestymistavat suunnitteluun ja toteutukseen. Strategioiden toteuttaminen tehokkaiden muutosten käsittelemiseksi niiden tapahtuessa on nopein tapa pitää kaikki silmällä palkintoa, jopa silloin, kun se saattaa joskus näyttää jatkuvalta suunnanmuutokselta.

Määritelty, jäsennelty muutoksenhallintaprosessi on suorituksen pelikirja; strategiasi "Raamattu". Se määrittelee sinulle, miten parhaiten voitaisiin vastata johtajana ehdotuksiin - jopa vaatimuksiin - kehitysprosessin muutoksille. Se auttaa sinua navigoimaan, kauniisti ja varmasti, joskus kiistanalaisiin yhteistyömaisemiin, kaikkien osapuolten lopullisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Muutoksenhallintaprosessi

Muutoksenhallintaprosessi näyttää tältä:

• Vastaanota pyyntö / kysyntä muutosprosessissa projektissa
• Arvioi muutospyyntö / kysyntä keskittyen projektin budjettiin seuraavien asioiden osalta:
• tarvikkeet
• kaikki asiaankuuluvat lupavaatimukset
• työtunnit
• menetetty / saavutettu aika
• Valmistele ja esittele projektin osakkeenomistajille / yhteyshenkilöille suosituksesi siitä, miten edetä suhteessa pyyntöön
• Vastaanota osakkeenomistajien päätösten hyväksyminen tai hylkääminen

Katsotaanpa kukin näistä vaiheista vuorotellen:

Vastaanota pyyntö / kysyntä muutosprosessissa projektissa

Saat pyynnön muuttaa projektia satoja eri tavoin: kokouksessa, sähköpostitse puhelimitse, käytävällä, kun kiireet ulos toimistosta illalla.Ihannetapauksessa saat tietoja muutospyyntölomakkeesta, mutta sinun pitäisi tietää, että todellisessa elämässä monet tärkeät sidosryhmät ajattelevat, että tällaisen paperityön suorittaminen on hankkeen johtajan tehtävä - ja yrityksessäsi se voi olla.

Hankkeen muutospyynnön mallipohjan (enemmän siitä minuutissa) tulisi kuvata tarkasti ja lyhyesti kaikki pyynnön yksityiskohdat, mutta epävirallisesti ne saapuvat sinulle. Kun tuntuu, että kaikki yksityiskohdat on tallennettu tarkasti, suorita lomakkeen aloitusohjelman ohi, jotta voit varmistaa, että kaikki kohdat on käsitelty kokonaan.

Muista, että muutokset voivat olla myös töiden tekemistä. Älä aina oleta, että muutokset liittyvät työn tekemiseen. Prosessi on sama riippumatta siitä, nostatko tai pienennätkö projektin laajuutta.

Suorita muutosarviointi

Katso muutospyyntö yksityiskohtaisesti. Arvioit vaikutuksia:

• Ajoittaa
• Dokumentointi
• Tähän mennessä tehty työ ja vielä tehtävät toimet
• talousarvio
• Laatu toimenpiteet
• laajuus
• Resurssien saatavuus

Esimerkiksi ohjelmistomuutos voidaan arvioida 5 päiväksi. Tämä ei vain lisäisi 5 päivää aikatauluun, koska se ajaisi toisen tehtävän pois ja siirtäisi sen aikataulussa, jossa avainresurssi on lomalla. Tämä tehtävä olisi myös siirrettävä, joten yleisesti tämä muutos lisäisi aikatauluun 8 päivää. Se maksaa 5 000 dollaria, ja ylimääräiset 8 päivää työntää meidät toiseen kuukauteen toimittajan kanssa, joten siellä on myös kustannuksia. Laatu pysyy samana, mutta laajuus muuttuu uuden muutoksen sisällyttämiseksi.

Kaikki asiaankuuluvat asiakirjat olisi päivitettävä, mukaan lukien jo aloitetut hankesuunnitelmat ja koulutusohjeet.

Niinpä suuressa kuvassa yksinkertainen 5 päivän muutos vaikuttaa voimakkaasti. On tärkeää ottaa huomioon kaikki asiaankuuluvat tekijät ennen täytäntöönpanopäätöksen tekemistä, koska täydellinen kuva voi muuttaa tulosta.

Valmista ja laita suositukset

Esittäkää suosituksesi muutoksen elinkelpoisuudesta, kun pyydät muutoksen tai muutosten vaikutuksia.

Joissakin tapauksissa muutoksia ei toteuteta, koska havaittu hyöty on pienempi kuin kustannukset. Muissa tapauksissa voidaan löytää riittävästi hyötyä, jotta voidaan kompensoida ylimääräisen työn kustannukset. Muutkin tapaukset osoittavat kuitenkin, että muutokset ovat väistämättömiä ja hallitsemattomia, riippumatta sääntelyyn tai sääntöjen noudattamiseen liittyvistä ongelmista tai sisäisistä kysymyksistä, kuten organisaation uudelleenjärjestelyistä.

Päätös

Pienet muutokset, jotka kuuluvat valtuutuksen rajaan, päättää, hyväksyykö tai hylkääkö muutokset (sinä olet oikeassa panoksessa joukkueesta). Mitä tahansa suurempaa pitäisi hyväksyä projektin sponsori tai projektilautakunta. Ehdot, jotka kuuluvat siihen, mihin luokkaan kuuluvat, määritellään yleisesti selkeästi minkä tahansa hankkeen alussa.

Tuloksesta riippumatta on tärkeää pitää kaikki prosessissa mukana olevat henkilöt tietoisina. Joukkueen jäsenten vieraannuttaminen missä tahansa kehitysvaiheessa voi maksaa koko projektin eheyden ja myös tulevaisuuden yhteistyöt.

Muuta hallintatyökaluja

Tämän prosessin helpottamiseksi ja virtaviivaistamiseksi on kehitetty useita muutoksenhallintatyökaluja. Jokaisen muutoksenhallintatyökalun keskeinen osa on:

• Tarkastuslista tai prosessikartta, jossa kävijät kävelevät asianmukaisten toimien avulla hankkeen laajuuden muuttamiseksi
• Mallien muutospyynnön lomake (Huomautus: Jos projektit toimivat verkossa automaattisen työnkulun avulla, on hyvä, että tämä lomake sisällytetään asiakirjojen luetteloon)

Hankkeen muutospyynnön lomakkeen kehittäminen

Hankkeen muutospyynnön lomakkeessa on oltava:

• Muutoksen pyytäneen henkilön nimi (”pyynnön esittäjä”).
• Ainutlaatuinen tunniste, kuten muutosnumero (voit lisätä tämän itsellesi myöhemmin, koska on epätodennäköistä, että joku pyyntöä nostavista henkilöistä ja lomakkeen käyttämisestä tietää, mitä täällä tulee).
• Kuvaus ehdotetusta muutoksesta mahdollisimman yksityiskohtaisesti.
• Muutoksen luokka. Ihannetapauksessa pyynnön esittäjien olisi voitava valita ennalta laaditusta tästä osasta, joten heidän täytyy vain valita ruutu. Tämä on hyvä paikka huomata, onko muutospyyntö suhteessa sääntelyyn tai sisäiseen sääntöjen noudattamiseen - jos se on (aidosti), voit ohittaa paljon suunnittelu- ja arviointivaiheita ja yksinkertaisesti siirtyä siihen.
• Muutoksen ”miksi”. Mikä on sen täytäntöönpanon perustelu? Miksi pyynnön esittäjä haluaa sen?
• Ehdotetun muutoksen mahdollinen vaikutus hankkeen eri osiin, mukaan lukien aika, kustannukset, laatu, laajuus. Pyynnön esittäjällä ei ehkä ole kaikkia yksityiskohtia, joten ne saattavat vaatia apuasi täyttämällä nämä aihiot muutoksen arviointivaiheessa. Minimi, jota etsit tässä vaiheessa, on selvennys siitä, voiko se lisätä, vähentää tai muuttaa olemassa olevia projektin parametreja.

Muutospyyntölomakkeet on pyöristettävä, jotta voit täyttää tiedot, kun muutosta käsitellään edelleen. Malliin tulisi myös sisällyttää tilaa:

• Muuta päätöstä: Hyväksy, Hylkää tai Lykkää
• Henkilön nimi, joka tekee päätöksen (tai ryhmän) sekä päätöksen tekopäivä ja mahdolliset lisähuomautukset.

Muutokset ja projektin laajuuden hallinta

Projektin laajuuden hallinta on prosessi, joka suodattaa ja tarkentaa eroja sen välillä, mikä on tarpeen projektin onnistuneeksi toteuttamiseksi ja mikä ei. Kun projektin muutospyynnöt vastaanotetaan, on syytä pohtia, miten nämä muutokset voivat vaikuttaa hankkeeseen kokonaisuudessaan. Muutoksenhallintaprosessin avulla voit tarkentaa ja määritellä kontekstissa, miksi muutos on käytännöllinen tai tarpeeton.

Opas projektinhallintayksikköön (PMBOK Guide) - Viidennen painoksen kattavuusprojektin muutoksen hallinta on syytä mainita, koska se ei ole niin intuitiivinen kuin luulisi. PMBOK-opas sisältää erinomaiset aloitusohjeet suuntaviivojen muodossa, joita kutsutaan ”valvonnan laajuudeksi” hankkeen laajuuden hallinnan osassa. Hankkeiden muutoksenhallintaprosessia on kuitenkin käsiteltävä yhtenäisemmin ja se näkyy myös tekstissä. "PMBOK Guide" -käyttäjien tulisi myös viitata Suorita integroidun muutoksen hallinnan prosessiin, koska siinä selvitetään selkeästi, miten kaikki yhdistyvät suurempaan maisemaan.

PMP: n tullessa on tärkeää ymmärtää, miten "PMBOK-opas" kattaa muutoksenhallinnan, koska se on osa tutkimusta. Muista kuitenkin, että muutostenhallintaprosessin, jota käytätte projekteissa, on integroitava, helppo seurata ja käytännöllinen.

Joukkueesi johtaminen muutosprosessin kautta

Projektiryhmä on ratkaisevan tärkeä minkä tahansa hankkeen onnistumiselle, joten se auttaa heitä aktiivisesti osallistumaan prosessin muutosten hallintaan.

Seuraavassa on viisi tapaa, joilla voit auttaa tiimiäsi nopeasti saavuttamaan projektin muutoksenhallintaprosessin:

1. Ole avoin muutoksista. Anna tiimillesi tietää, että projektien muutos on odotettavissa.

2. Ole avoin prosessista. Tässä keskusteltu muutoshallintaprosessi ei tule luonnollisesti kaikille. Useimmat tiimin jäsenet eivät tiedä, mitä heiltä odotetaan, ennen kuin heitä neuvotaan. Luo tiedotustilaisuus, jossa käydään läpi prosessi, ja anna jokaiselle tietää, mikä on hänen roolinsa sen toteuttamisessa.

3. Tee se helpoksi. Projektin muutos on usein parhaimmillaan hallittua kaaosta. Toimenpiteet, joiden avulla voit navigoida onnistuneesti, määrittelevät projektisi johtajan. Tiimisi voi löytää muutoksia epämiellyttävinä - varsinkin suuria tai niitä, jotka peruuttavat päätökset, jotka on pitkään pidetty ratkaisevina, ja esteitä, joita pidetään pitkään selvinä. Aikataulu on väärä, talousarvio voi olla erilainen, vaatimukset ovat varmasti erilaiset.

Tiimi odottaa sinua ohjausta ja vakauttamista varten. Tee prosessi mahdollisimman helpoksi heille.

4. Ole siellä auttamaan. Uusi toimintatapa vie aikaa onnistuneeseen integroitumiseen. Jos olet aiemmin hallinnoinut projektin muutoksia epävirallisesti (tai ei ollenkaan), muutos viralliseen prosessiin voi kestää jonkin aikaa, jotta siitä tulee "tapa, jolla teemme asioita täällä". Anna tiimille tietää, että olet siellä auttamassa heitä, jos heidän täytyy juosta jotain ohi.

5. Älä pelkää sanoa ei. Kaikki muutokset eivät ole järkeviä ehdotuksia. Anna tiimillesi tietää, että jos he tuntevat voimakkaasti muutoksen, joka ei ole oikea hanke tässä vaiheessa, se pysyy heidän kanssaan tässä keskustelussa muutoksenhakijan kanssa.

Jos muutoksia ei pystytä hallitsemaan tehokkaasti, on tärkeimpiä keinoja, joilla hanke voidaan raitata kokonaan, joten varo. Oikeilla tiedoilla ja prosesseilla varustetut projektimuutokset voidaan käsitellä hallitusti, älykkäästi ja hyödyllisellä tavalla kaikille osapuolille.