Taloushallinnon vinkit uusille johtajille

On todennäköistä, että kun joku yllyttää ensimmäiseen johtotehtäväänsä, se on ensimmäinen kerta, kun he hallinnoivat osastokuljetusta.

Useimmat uudet johtajat saavat vähän tai ei lainkaan muodollista koulutusta talousarvion ennusteen kehittämiseksi, niiden kulujen seurantaan tai vuoden puolivälissä tehtävien oikaisujen tekemiseen. Heille annetaan usein taulukkolaskenta tai raportti esimieheltään tai rahoitusosastolta, ja sen odotetaan tuntevan, miten se tehdään tai oppia kokeiluversio ja virhe.

Vaikka "kokeilu ja virhe" voi olla tehokas tapa oppia uutta taitoa, olisi parempi, jos uuden johtajan ei tarvitsisi tehdä liikaa tuskallisia virheitä. Tässä muutamia vinkkejä.

Investoi aika oppia heti alusta

Ei ole parempaa aikaa kysyä "typeriä" kysymyksiä kuin silloin, kun olet aivan uusi ja et ole koskaan tehnyt sitä. Parempi kysyä ja viettää aikaa etukäteen oppimisen sijaan odottaa, kunnes joku joutuu huomauttamaan virheistäsi. Pyydä esimieheltäsi (tai edeltäjältäsi) aikaa tarkastella taustalla olevaa filosofiaa, yleisiä tavoitteita, muotoa ja kutakin rivikohtaa. Jos organisaatiossasi on taloushenkilö, pyydä henkilöä viettämään aikaa kanssasi. Useimmat ovat imarreltuja ja halukkaita jakamaan osaamistaan.

Loppujen lopuksi, jos he voivat kouluttaa teitä tekemään asioita omien eritelmiensä mukaan etukäteen, olet heille myöhemmin vähemmän päänsärkyä.

Ota rahoitusta ja budjetointia muille kuin talousjohtajille

Tarkista paikallisista yliopistoliikuntakouluista ”Executive Education” -oppaassa. Useimmat yrityskoulut tarjoavat yhden tai kolmen päivän kursseja. Kurssin aikana tai sen jälkeen ota aikaa tarkistaa yrityksen vuosikertomus ja ymmärtää eri taloudelliset suhdeluvut ja raportit.

Hallitse osastosi talousarviota kuten omaa liiketoimintaa

Kun työskentelemme suurissa organisaatioissa, pyrimme kohtelemaan ”yrityksen” rahaa sellaisena kuin se kasvaa puilla. Se ei ole, ja se on nyt sinun tehtäväsi johtajana omistamaan osastosi resursseja.

Ole joukkueen pelaaja

Jos mahdollista, tarkista johtajan budjetti. Vaikka budjettisi on tärkeää omistaa, yksikkösi on osa suurempaa kokonaisuutta. Pyydä johtajaasi osoittamaan, mihin budjetti sopii ja tukee suurta kuvaa sekä keskinäisiä riippuvuuksia ikäisensä kanssa. Saattaa olla aikoja, jolloin toinen osasto tarvitsee rahaa tavoitteisiin, jotka ovat korkeampia kuin sinun. Älä odota, että sinulta kysytään tai otat sen pois. Ole ennakoiva ja tarjoa apua vertaisohjaajaasi. Sinua pidetään strategisena ja yhteistyönä.

Älä pelaa Stupid-pelejä

Juuri siksi, että ”kaikki tekevät sen”, ei tarkoita, että se ei ole typerää ja huonoa yritykselle. Esimerkki tyypillisestä typerästä budjetointipelistä, jota esimiehet pelaavat, on "käyttää tai menettää menojaan." Juuri kun lähestyt vuoden loppua, ja budjetti on käynnissä ennusteenne mukaisesti. Aiempina vuosina, kun teillä oli aliarvioitu, ensi vuoden budjetti määritettiin kyseisen vuoden todellisen perusteella. Joten, jotta budjettiasi ei leikata uudelleen, siirry ostoksille - ostat tavaroita, joita et tarvitse tai varastoi vain siinä tapauksessa, että saatat tarvita sitä.

Seuraa kuluja kuukausittain ja tee ennakoivia korjauksia

Älä oleta, että "joku" kertoo sinulle, kun olet yli budjetin. Itse asiassa saatat jopa kysyä kuukausiraportteja tai seurata itseäsi. Älä odota vuoden loppuun, kun se on yllätys (sinulle ja pomollesi). Siihen mennessä on liian myöhäistä tutkia ja tehdä korjauksia. Ole vastuullinen, mittaa itsesi ja raportoi aktiivisesti esimiehellesi.

Ole läpinäkyvä ja ota mukaan tiimi

Jaa budjetti tiimisi kanssa, ehkä jopa saada heidät mukaan ennusteen luomiseen. Joukkueesi osallistuminen ja budjettiprosessin ymmärtäminen auttavat jakamaan omistajuuden ja kannustavat työntekijöitä löytämään luovia tapoja hallita kuluja.

Ole strateginen

Älä ota vain viime vuoden toimintoja ja lisää kymmenen prosenttia ensi vuoden ennusteeseen. Aloita strategian ja tavoitteiden kehittämisestä ja määritä sitten resurssit, joita tarvitaan näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Jos tarvitset enemmän kuin viime vuonna, valmistele liiketoimintatapa perustellaksesi ylimääräistä rahoitusta.

Älä ylitä sitä

Talousarvion hallinnoinnissa on tärkeä rooli johtajalle, mutta älä unohda tärkeimpiä varoja: ihmisiä! Varmista, että käytät vähintään viisi kertaa enemmän aikaa kuin kehität tiimiäsi, että olet ryöstämässä numeroita.