Miten valvoja voi hallita poissaoloa

CCH: n suunnitelmattoman poissaolotutkimuksen mukaan työnantajat menettävät työpaikkansa pitämisen yhteydessä. Suunnittelemattomat poissaolot ovat nousseet korkeimpaan tasoonsa vuodesta 1999 lähtien. Vielä kaikkein huolenaihe on se, että lähes kaksi kolmesta työntekijästä, jotka eivät näy töissä, eivät ole fyysisesti sairaat.

Useimmille yrityksille vastuu poissaolojen hallinnasta on johtunut pääasiassa välittömistä esimiehistä. Nämä valvojat ovat usein ainoat ihmiset, jotka tietävät, että tietty työntekijä on poissa.

Ne pystyvät parhaiten ymmärtämään yksilön poissaoloa koskevat olosuhteet ja huomaamaan ongelman varhaisessa vaiheessa. Siksi niiden aktiivinen osallistuminen yrityksen poissaolomenettelyihin on keskeinen poissaolopolitiikan tai -ohjelman yleisen tehokkuuden ja tulevan menestyksen kannalta.

Jotta varmistetaan, että esimiehet ovat miellyttäviä ja päteviä poissaolojen hallinnassa, heillä on oltava täysi tuki ylimmälle johdolle. Kaikkien osapuolten on oltava tietoisia poissaoloperiaatteiden ja -menettelyjen tavoitteista. Pitäisikö yksiköiden välillä olla eroja; politiikka voi menettää tehokkuutensa.

Jotta johdonmukaisuutta voitaisiin parantaa, valvojien tulisi olla koulutettuja poissaolojen hallinnoinnista, neuvoo, miten he voivat tehdä tehokkaita palauttamistyöhön liittyviä haastatteluja, ja koulutettava kurinpitomenettelyjen käyttöön tarvittaessa.

Valvojan tehtävät

Sen lisäksi, että varmistetaan, että työ on asianmukaisesti katettu työntekijän poissaolon aikana, on olemassa useita muita kriittisiä toimia, joita valvojien on toteutettava poissaolojen hallitsemiseksi. Niiden pitäisi:

• varmistaa, että kaikki työntekijät ovat täysin tietoisia organisaation toimintaperiaatteista ja menettelyistä poissaolon t
• olla ensimmäinen yhteyspiste, kun työntekijä on sairas
• ylläpitää asianmukaisesti yksityiskohtaisia, tarkkoja ja ajantasaisia ​​poissaolotietoja henkilöstöstään (esim. päivämäärä, sairauden luonne / poissaolon syy, odotettu paluu työpäivään, tarvittaessa lääkärin todistus),
• tunnistaa kaikki huolenaiheita aiheuttavat poissaolojen mallit tai t
• suorittaa haastatteluja työhön
• toteuttaa kurinpitomenettelyjä tarvittaessa.

Työhön palaava haastattelu

Valvojien kouluttamisessa poissaolojen parhaaseen hallintaan olisi sisällyttävä ohjeita siitä, miten voidaan tehdä tehokkaita ja oikeudenmukaisia ​​työhön haastatteluja. Viimeaikaiset kansalliset tutkimukset osoittavat, että näitä haastatteluja pidetään yhtenä tehokkaimmista keinoista lyhyen aikavälin poissaolojen hallinnassa.

Työhön palaava keskustelu mahdollistaa sen, että esimies toivottaa työntekijän tervetulleeksi takaisin työhön ja osoittavat johdon vahvan sitoutumisen työpaikan poissaolojen hallintaan ja hallintaan. Haastattelun avulla voidaan tarkistaa, että työntekijä on riittävän hyvä palaamaan työhön.

Tarvittavat asiakirjat voidaan suorittaa niin, että poissaolo ja sen tekeminen kirjataan asianmukaisesti. Se, että on olemassa vakiintunut menettely poissaolon tutkimiseksi ja keskustelemiseksi työntekijän kanssa, voi yksinään olla esteenä epäluuloisten syiden puuttumiselle.

Haastattelut on suoritettava mahdollisimman pian poissaolon palattuaan töihin (viimeistään yhden päivän kuluttua hänen paluustaan). Työntekijälle olisi annettava runsaasti tilaisuuksia selvittää poissaolonsa syyt. Valvojan tulisi käyttää haastattelua ajankohtana, jossa tutkitaan työntekijän mahdollisesti poissaoloon johtavia kysymyksiä.

Tavoitteena on edistää avointa ja tukevaa kulttuuria. Käytössä on menettelyt, joilla varmistetaan, että apua ja neuvoja tarjotaan tarvittaessa ja että työntekijä on sopivaa palaamaan työhön.

Työntekijät arvostavat yleensä mahdollisuutta selittää aitoja syitä poissaoloon muodollisessa rakenteessa. Jos valvoja epäilee poissaolon syiden aitoutta, hänen olisi käytettävä tätä tilaisuutta ilmaistakseen epäilyt tai huolenaiheet.

Työntekijän tulee aina olla tietoinen siitä, että haastattelu ei ole pelkästään osa yrityksen menettelyjä, vaan merkittävä kokous, jonka aikana poissaolo on havaittu ja voi vaikuttaa tulevaan työllisyyteen. Yrityksen kurinpitomenettely, jos poissaoloja ei voida hyväksyä, on selitettävä työntekijälle.

Kokouksen aikana haastattelusta ei pitäisi tulla minkäänlaista rangaistusmuotoa, vaan sitä olisi pidettävä tilaisuutena korostaa ja selittää poissaolon seurauksia osastolla. Suuri enemmistö työntekijöistä saa työstään ylpeyttä ja saavutuksia, ja johtamista tulisi kannustaa käsittelemään näitä henkilöitä vastuullisina aikuisina.

Suositellut kurinpitomenettelyt, jos poissaolo jatkuu

Seuraavissa suuntaviivoissa kuvataan suositellut vaiheet, joita on toteutettava tapauksissa, joissa lyhytaikaisia ​​poissaoloja pidetään hyväksyttävän tason yläpuolella tietyllä ajanjaksolla.

Vaihe 1: Neuvontahaastattelu

• Välittömän valvojan tulisi ilmoittaa työntekijälle huolestuneisuudestaan, yrittää selvittää sairauden syyt ja määrittää, mitä on tehtävä osallistumisen parantamiseksi.
• Jos tässä vaiheessa tunnistetaan jokin sairaus ja sillä on todennäköisesti vaikutusta työkelpoisuuteen, esimiehen tulee järjestää tapaaminen yrityksen hyväksymän lääkärin kanssa. Tämä on vahvistettava työntekijän kanssa kirjallisesti viiden työpäivän kuluessa.
• Jos ongelma ei näy keskustelusta johtuvan työkyvyttömyydestä, valvojan tulisi ilmoittaa työntekijälle, että vaikka tallennetut sairaudet voivat olla aitoja, odotetaan jatkuvaa parannusta osallistumiseen tai menettelyn seuraavaa vaihetta. tullaan ottamaan.
• Osallistuminen tarkistetaan automaattisesti joka kuukausi seuraavien kuuden kuukauden aikana.

Vaihe 2: Ensimmäinen muodollinen tarkistus (sanallinen varoitusvaihe)

• Jos työntekijän poissaolot pahenevat edelleen analyysin ja säännöllisen seurannan jälkeen, hänet olisi kutsuttava osallistumaan viralliseen tarkastuskokoukseen esimiehen kanssa.
• Poissaolotietue on esitettävä yksityiskohtaisesti kirjeessä, jossa työntekijä kutsutaan tähän haastatteluun. Työntekijälle olisi ilmoitettava, että hänellä on oikeus edustaa ammattiliiton edustajaa tai kollegaa tarvittaessa.
• Tämän kokouksen tarkoituksena on:

  - jatka poissaolojen taustalla olevien syiden käsittelyä, - antaa työntekijälle tiedoksi hänen poissaolonsa ja kustannusvaikutukset;

  - pidättää työntekijää (lukuun ottamatta lääketieteellistä neuvontaa), että jos ei ole merkittävää ja jatkuvaa parannusta, hänen työsuhteensa voidaan lopettaa, koska hän ei kykene ylläpitämään hyväksyttävää osallistumisastetta. Tämä on suullinen varoitus.

• Jos lääkärin hoito on perusteltua, on ryhdyttävä välittömästi toimenpiteisiin. Tämän vuoksi kokousta lykätään vain, jotta prosessin tämä osa voidaan saattaa päätökseen. Työntekijän on saatava lääkärin neuvoja viiden työpäivän kuluessa. Kokous järjestetään sitten uudelleen HR: n kanssa ja keskustellaan lääkärin lausunnosta.
• Jos lääkäri vahvistaa työkyvyn, työntekijää tulee varoittaa jatkuvan poissaolon seurauksista.

Vaihe 3: toinen muodollinen arviointi (kirjallinen varoitusvaihe)

• Säännöllinen seuranta osoittaa, että poissaolomalli ei ole parantunut, toinen virallinen kokous järjestetään HR: n kanssa.
• Kirje, jossa työntekijä kutsutaan kokoukseen, sisältää poissaolotiedot ja jälleen neuvontaa edustuksesta.
• Yhtiön hyväksymä lääkäri voi joutua arvioimaan kokouksessa annettuja uusia tietoja sairauden tai sairauden luonteen muuttumisesta.
• Työntekijälle olisi annettava mahdollisuus selittää poissaolotietueensa. Tarvittaessa esimiehen tulee ilmoittaa työntekijälle, että hän antaa virallisen kirjallisen varoituksen ja että tämä varoitus jää työntekijän tiedostoon tietyn ajan. Varoituksen kopio olisi annettava työntekijälle ja hänen edustajalleen.
• Työntekijälle olisi ilmoitettava, että yrityksen läsnäolovaatimusten noudattamatta jättäminen ja nykyisen hyväksymättömän poissaolon parantaminen johtavat työntekijän työsuhteen päättymiseen.
• Jos työkyvyttömyys on epävarma, jatka uudelleensijoittamisvaihtoehtoja lääkärin saamien ohjeiden mukaan. Keskustele työntekijän ammattiyhdistyksen edustajan kanssa (tarvittaessa) uudelleensijoittamisprosessista ja vaihtoehdoista.

Vaihe 4: väliaikainen keskeyttäminen työstä

• Jos kurinpitomenettelyn aikaisempien vaiheiden toteuttamisen jälkeen osallistuminen ei ole parantunut, johto voi jatkaa tilapäistä keskeyttämistä ilman palkkaa. Pysähdyksen tarkoitus on vahvistaa kirjallisesti yksityiskohtaiset tiedot alkamis- ja päättymispäivistä. Jäljennös keskeyttämiskirjeestä on lähetettävä työntekijän edustajalle (tarvittaessa).

Vaihe 5: Työn lopettaminen

• Tämä on viimeinen vaihe kurinpitomenettelyssä, jossa työntekijä irtisanotaan, koska hän ei kykene noudattamaan yrityksen työhön osallistumista koskevia vaatimuksia. Vapauttaminen voi tapahtua vain ylimmän johdon ja henkilöstön kirjallisella luvalla.
• Kirjeessä, jossa työntekijää kutsutaan, on jälleen neuvoja edustuksesta ja hahmotellaan poissaolotietue. Työntekijälle tulisi kertoa, että haastattelun seurauksena hänet voidaan erottaa työkyvyttömyydestä.
• Yrityksen lääkäriä on ehkä kuultava, jos työntekijän terveydestä tai työkyvystä tulee uusia tietoja.
• Jos päätetään irtisanoa valmiuksien perusteella, irtisanomisilmoituksen jäljennös on lähetettävä työntekijän edustajalle (tarvittaessa).
• Työntekijällä voi olla oikeus valittaa irtisanomisesta. Valituksen pitäisi olla yhtiön kurinpitomenettelyjen mukainen.

Poissaolon hallinnan haasteet

Huomaa, että esimiehet ovat usein epämiellyttäviä tai haluttomia raportoimaan niistä, jotka ovat ylittäneet hyväksyttävän poissaolon tason. Koska valvontaviranomaisilla on jo paljon paineita, poissaolopolitiikkojen johdonmukainen täytäntöönpano ei ole aina niiden ensisijainen tavoite.

On tärkeää yrittää ottaa subjektiivisuus pois poissaolojen hallinnasta ja varmistaa, että kaikkia työntekijöitä kohdellaan samoin. On välttämätöntä olla johdonmukainen, pysyvä ja oikeudenmukainen kaikille. Kun poissaoloa ei käsitellä tai käsitellä epäjohdonmukaisesti, voi seurauksena olla pienempi moraali.

Suurin osa työntekijöistä arvostaa politiikkoja ja ohjelmia, jotka ovat helpottavia eikä rangaistavia. Tiukat tai rankaisevat toimenpiteet, jotka pakottavat työntekijät tulemaan töihin, voivat johtaa siihen, että työntekijät tulevat "poissa työpaikalla".

He tekevät niin vähän kuin mahdollista ja vastustavat pyrkimyksiä saada heidät tekemään enemmän. On toteutettava muita ohjelmia, joiden avulla työntekijät voivat olla läsnä työelämässä, kuten joustava työaikataulu, työnjako, osallistumispalkinnot ja hyvinvointiohjelmat.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges on johtava konsulttina johtavassa korkeakoulututkinnassa ja erikoistunut auttamaan ylivoimaisia ​​johtajia voittamaan työssä ja menestymään elämässä.