HR-palveluiden toimitusten yksinkertaistaminen ja nopeuttaminen

Henkilöstöjohtajat ovat merkittävä tuki- ja mukavuuden lähde työntekijöille sekä heidän henkilökohtaisessa että ammatillisessa elämässään. HR on palveluliiketoiminta, ja palvelu sisältää työntekijöiden auttamisen urallaan ja ongelmien ratkaisemisessa työntekijöiden ja heidän esimiehensä välillä.

HR tukee heitä myös niiden tärkeimpien ja tärkeimpien tapahtumien kautta, kuten avioliitto, synnytys ja vakavan sairauden taistelu.

Mutta liian usein rutiinihallintopalvelut, kuten vastaaminen samoihin kysymyksiin uudestaan ​​tai yksinkertaisten tapahtumien suorittaminen, kuluttavat suurimman osan HR: n ajasta.

Vähennä hallinnollista työmäärää

Avain hallinnollisen työmäärän vähentämiseen on työntekijöiden kouluttaminen omavaraisemmiksi ja automatisoitavammiksi.Siitä voi olla apua palvelunhallinnan lähestymistavan soveltamisessa. Palvelunhallinta yksinkertaistaa rutiinihallintopalvelujen toimittamista ja vapauttaa aikaa keskittyä arvokkaisiin toimintoihin.

Tyypillisellä HR-organisaatiolla on todennäköisesti järjestelmiä työntekijöiden tietojen ja palkkaukseen liittyvien toimintojen hallintaan. Siinä ei kuitenkaan todennäköisesti ole automaattista järjestelmää työntekijöiden tiedustelujen ja pyyntöjen täyttämiseksi.

Mieti, mitä tapahtuu, kun työntekijä saa kutsun tuomaristoihin: mahdollisuudet ovat, että yritys käyttää edelleen fyysistä paperityötä tai joukkoa sähköpostiviestejä, jotka käsittelevät työntekijän pyyntöä työstä poissaolosta.

Koska työntekijöiden vuorovaikutusta seurataan tavallisesti sähköpostiviestien ja laskentataulukoiden avulla, työntekijäpyynnöt jäävät usein huomiotta. Silloin tapahtuu virheitä, jotka lisäävät turhautumista ja lisää työtä HR: lle.

Sähköpostiosoitteella ei ole helppoa nähdä, onko pyyntö pysähtynyt tai että prosessien pullonkaulat voidaan selvittää ja poistaa. Samoin on vaikea analysoida ja vastata työntekijöiden tarpeisiin - esimerkiksi tunnistamalla usein pyydetyt tiedot ja varmistamalla, että tämä on saatavilla verkossa.

Manuaaliset hallintoprosessit haittaavat työntekijöitä ja ovat valtavia HR-tiimien valumista. Äskettäin tehdyssä tutkimuksessa todetaan, että henkilöstöhallinnon työntekijät käyttävät keskimäärin 12 tuntia viikossa tavanomaisten työntekijäpuhelujen ja sähköpostien käsittelyssä.

Palvelunhallinnan lähestymistapa työntekijöiden tarpeisiin

Palvelunhallinnan lähestymistapa eliminoi näitä ikäviä, aikaa vieviä prosesseja. Se ei korvaa vain sähköpostiviestejä - se muuntaa HR: n toiminnan työntekijöiden kanssa.

Ajattele palveluhallintaa täydellisenä yhdistelmänä hallinnollisen avustajan ja projektipäällikön kanssa. Se reagoi välittömästi työntekijöiden pyyntöihin, etenee tapauksia, automatisoi toistettavia manuaalisia prosesseja ja jopa hallitsee monimutkaisia ​​osastojen välisiä toimintoja, kuten työntekijä onboarding ja off-boarding.

Palvelunhallinta ei koskaan unohda tai tekee virheitä, seuraa aina ihmisiä, joten asiat tehdään ja voit tietää, onko ongelma, jota se ei pysty ratkaisemaan. Se näyttää myös, missä työntekijät viettävät aikaa - niin voit optimoida resurssien käytön ja maksimoida tuottavuuden.

Palvelunhallinta ei korvaa nykyistä inhimillisen pääoman hallintajärjestelmääsi - se integroituu siihen ja täydentää sitä, mikä antaa sinulle näkyvyyttä ja valvontaa työstä, jonka luultavasti teette useimmiten sähköpostitse tänään.

Se tarjoaa myös saman tason näkyvyyttä työntekijöille. He voivat nähdä heidän kyselyjensä aseman sen sijaan, että he tuntisivat, että heidän pyyntönsä hävisivät mustaan ​​reikään pian niiden lähettämisen jälkeen.

Henkilöstölle, joka pystyy valvomaan pyyntöjen etenemistä, vähennetään merkittävästi turhautuneiden seurantakirjojen, puheluiden ja henkilökohtaisen vierailun määrää HR: ssä, mikä vähentää HR: n hallinnollista työmäärää.

Palvelunhallinnan lähestymistavan edut

Palvelunhallinta alkaa verkkopohjaisen HR-portaalin käyttöönotosta, jossa työntekijät voivat löytää HR-tietoja ja pyytää HR-palveluita. Ihannetapauksessa työntekijät voivat käyttää tätä portaalia työtietokoneissaan, kotitietokoneissa, kannettavissa tietokoneissa ja niiden älypuhelimissa ja tableteissa.

Tämän ansiosta he voivat hallita perustarpeitaan, kuten etuuksien rekisteröintiä tai tilanmuutoksen päivityksiä. Työntekijät valitsevat yksinkertaisesti ne palvelut, joita he tarvitsevat palvelukategoriosta tai etsivät tietoa portaalin tietopohjasta.

Kun työntekijä esittää pyynnön portaalin kautta, palvelunhallintajärjestelmä luo automaattisesti tapauksen ja paimentaa sen täydellisen toteutusprosessin kautta. Tähän kuuluu tapauksen määrittäminen oikeaan HR-asiantuntijaan, tapauksen automaattinen reitittäminen henkilöstä toiseen, kun jokainen täyttämisvaihe on valmis, ja ylläpitää koko tapaustietoa.

Voit myös laajentaa tätä palvelua muille osastoille. Palvelunhallintajärjestelmät voivat esimerkiksi määrittää automaattisesti IT-tilejä tai pyytää toimistotilaa uusille vuokralle osana onboarding-prosessia.

Palvelunhallintajärjestelmä ajaa loppupäähän toimivia HR-palveluita ja tietää, miten nämä prosessit toimivat. Se voi esimerkiksi kertoa sinulle automaattisesti, kun tapaus on pysähtynyt, joten voit ryhtyä toimiin.

Se luo myös laajan valikoiman KPI-arvoja ja muita prosessin mittareita, kuten kuinka hyvin tiimi vastaa työntekijöiden tiedusteluihin. Se voi jopa analysoida tietopohjaisten kyselyjen tyyppejä, joiden avulla on helppo tunnistaa ja täyttää kaikki sisällön aukot.

johtopäätös

HR-ammattilaiset päättävät jatkaa uraansa HR: ssä, koska he haluavat auttaa ihmisiä, eivät viettää päivänsä arkistopapereita, päivittää laskentataulukoita ja vastata sähköpostiviesteihin. Liian usein arkipäiväiset pyynnöt ja paperityöt vaimentavat tämän työn, mikä haittaa heitä ja työntekijöitä, joita he yrittävät auttaa.

HR on palveluntarjoaja ja voi katsoa esimerkkiä palveluntarjoajalta, IT-osastolta. IT on ottanut johtavan aseman monissa yrityksissä pyrittäessä soveltamaan palvelujohtamisen kurinalaisuutta automatisoimaan tietotekniikkapalvelupyyntöjen esittämistä ja täyttämistä.

Näiden tehtävien automatisointi mahdollistaa IT: n keskittymisen strategisempaan työhön, joka auttaa yritystä saavuttamaan laajemmat liiketoimintatavoitteet ja osoittamaan paremmin IT: n arvoa.

Palvelunhallinnan lähestymistapa on avain HR: lle, kun se nostaa profiiliaan yritysjohtajille tarjoamalla laadukkaampia palveluita ja lisäämällä työntekijöiden tyytyväisyyttä samalla vähentämällä omaa työmäärää. HR voi käyttää aikaa ja asiantuntemusta strategisempiin toimiin, jotka siirtävät liiketoimintaansa eteenpäin.