Vaiheet, joilla voit mukauttaa kommunikointiasi jokaiselle yleisölle

Jos toivot kommunikoida ihmisten kanssa tavalla, joka jakaa tietoja ja erityisesti muuttaa käyttäytymistä ja jolla on vakava vaikutus, sinun täytyy tietää yleisösi. Se on hyvän viestinnän perusperiaate. Ymmärtää puhuvien ihmisten näkökulma auttaa sinua tulemaan paremmin esimiestyöhön ja henkilöstöasiantuntijaksi.

Tunne yleisösi. Tiedä mitä he välittävät. Tiedä, mitä he haluavat kuulla. Ja tietäen niitä ja keskittämällä viestisi voit näyttää heille, että olet resurssi. Voit osallistua yleisöön ja vaikuttaa enemmän.

Ongelma? Yleisön tunteminen vie aikaa, ja on aina helpompaa tehdä aivojen kaatopaikka kaikista niistä asioista, joita tiedät tai haluat kertoa yleisölle aiheesta. Kriittinen ajatus siitä, mitä yleisö haluaa tai tarvitse kuulla, on kovempi.

Monet HR-ammattilaiset joutuvat antamaan yleisölle kaiken, mitä heidän pitäisi tietää tai tehdä esityksen esittelyssä. Tiedät, että olet joutunut tähän ansaan, kun huomaat, että luodit pisteitä dioihin sen sijaan, että olisit ajatellut:

• mitä yleisö todella välittää,
• mitä tärkeimmät kohdat ovat, ja
• miten kartoittaa ne selkeäksi tarinaksi, joka luo mielenkiintoisen keskustelun.

Toinen loukku monet HR-ammattilaiset joutuvat toistamaan saman esityksen päivittäin eri yleisöille. Ongelmana on, että eri yleisöt välittävät ja reagoivat eri asioihin, joten jos haluat osallistua, sinun on mukautettava viestisi aina, kun puhut.

Näin varmistat viestisi mukauttamisen, leikataksesi kohinaa ja pitämällä yleisösi yhteydessä siihen, mitä olet kertonut heille riippumatta siitä, kuka tai missä he ovat. Nämä viisi keskeistä muistutusta varmistavat, että sanasi saavuttavat ansaitsemansa vaikutuksen - kun voitat yleisönne täyden huomion ja sitoutumisen.

Tiedä, mitä yleisösi hoitaa

Yleisösi ei välitä siitä, mitä sanot, kunnes olet osoittanut, että välität niistä. Kun suunnittelet esitystäsi, kysy, mitkä ovat odotetun yleisön haasteet ja tarpeet? Mitkä ovat kolme tai neljä pääkysymystä tai kysymyksiä heidän mielestään aiheesta?

Jos et tiedä, kysy muutamilta, jotka osallistuvat esitykseen, kysy osaston johtajalta, tai jos tietoja ei ole saatavilla, tee paras arvaus.

Käynnistä sitten esitys muistuttamalla yleisösi heidän tunnistetuista ongelmistaan. Sano: ”Tiedän, että useat teistä ovat miettineet etuja koskevista vaihtoehdoistamme, tai” Kuvittelen, että nämä kolme asiaa ovat mitä todella haluat päästä pois tästä työpajasta. ”

Kun puhut ensin yleisöstäsi ja heidän ongelmistaan ​​ja tarpeistaan, joita puhutte, osoitatte, että välität niistä. Se tekee ihmiset haluavat kuunnella.

Kartta tärkeimmät kohdat yleisölle

Useimmat HR-esitykset tuntuu informaatiomurhalta, ei selkeältä tarinalta, jossa on joukko pääkohtia. Henkilöstön ammattilaiset tietävät yleensä paljon enemmän kuin muut ihmiset haluavat tai tarvitsevat tietää mitä tahansa aiheen.

Kirjoittajat Chip ja Dan Heath, heidän kirjansa "Made to Stick" kutsui tätä "tiedon kiroukseksi". Milloin viimeksi tuntui, että esitys oli liian lyhyt tai kattoi liian vähän tietoa? Luultavasti harvoin jos koskaan.

Ihmiset, jotka erottuvat esittelijöinä, ne, jotka ovat kuulleet ja joilla on vaikutusvalta, alkavat tunnustamalla yleisön ongelman, jota he auttavat ratkaisemaan. Sitten, kun he valmistelevat esitystään, he erottelevat täytyy tietää tietävästä.

Ota puolet mihin tahansa valmistautumisaikaan, jona sinun on keskityttävä esityksesi sydämeen ja mitä yleisösi tarvitsee tietää, mikä auttaa heitä. Paras tapa rikkoa "kirouksen osaaminen" on keskittyä siihen, mikä on tärkeintä sekä teille että yleisölle.

Kartta esitystapaan näytetään taululle tai paperille tai käytä joukkoa tarroja. Mikä pisteiden sarja on paras? Onko järjestyksessä pisteitä, jotka ovat järkevämpiä yleisölle? Miten pisteesi liittyvät toisiinsa? Tee niistä selväksi. Jos he eivät, kerro ihmisille: ”Tässä on täysin erilainen, mutta tärkeä aihe.”

Kerro tarinoita ja käytä esimerkkejä Yleisösi löytää relatable

Sen lisäksi, että yritetään esittää liian monta asiaa kerrallaan, liian usein HR-esitykset kuulostavat abstraktilta ja eivät liity yleisön jokapäiväiseen elämään ja työhön. Silloin tapahtuu, että ihmiset virittävät, istuvat keskustelun kautta, ottavat sen huomioon, eivätkä tee mitään. Tämä tekee esityksestä tuhlata aikaa ja omaa.

Jotta heidät voitaisiin yhdistää, he tarvitsevat toimia, jotka tarvitsevat tarinoita ja esimerkkejä. Ihmisen aivot on kytketty liittymään tarinoihin ja muistamaan niitä. Joten peitä vähemmän pisteitä - parempi - monilla esimerkeillä. Ja, jos mahdollista, tee esimerkkejä osastolta ja heidän päivittäisestä kokemuksestaan ​​työssä.

Kerro kertomuksia siitä, miten käytät jaettua ajatusta. Kerro tarinoita riippumatta siitä, miten ratkaista korvausongelma, miten antaa palautetta, miten voisit rekisteröityä visio-suunnitelmallesi tai miten uusi organisaatio eroaa vanhasta. Tee silta selväksi aiheesi ja heidän elämänsä ja etujensa välillä.

Näytä, älä vain kerro yleisölle

Kuva on tuhannen sanan arvoinen monissa tapauksissa. Videot ovat tulossa normiksi tehokkaalle viestinnälle. Tässä käytettävissä olevien videotyökalujen päivässä liian paljon tekstiä käyttävät esittelijät käyttävät usein tekosyitä. He sanovat: "Minun täytyy kuitenkin välittää hyvin erityisiä tietoja." Tai "Yleisöni pystyy paremmin sulattamaan tämän monimutkaisen ajatuksen, jos kirjoitan sen alas." Ei, et, älkää, eivätkä he.

Leikkaa teksti, ellei tavoite ole tuhota, vieraannuttaa ja heikentää yleisöäsi, eikä sillä ole mitään vaikutusta pahimmassa tapauksessa. Lähetä se seuraavassa sähköpostiviestissä tai jaa se Google-dokumentissa. Visuaalit, joita käytät, tukevat tarinaa, eivätkä tule käsikirjoitukseksi. Kun sinulla on selkeät pääkohdat ja hyvä virtaus, jota tukevat tarinat ja esimerkit, vain silloin sinun pitäisi käynnistää esitystyökalu.

Muuten päädyt kalvojesi muistiinpanoihin, joissa on kaksoistulli. Tällöin sinun olisi pitänyt lähettää sähköpostiviestit juuri sen sijaan, että hukutat yleisön aikaa.

Räätälöi ja paranna tuntemalla yleisösi

Kun olet luonut hyvän esityksen, joka tukee visuaalisesti pääviestiäsi, sinulla on vapaus räätälöidä se jokaiselle palvelevalle yleisölle. Voit tehdä pisteesi ja kysyä ääneen: ”Miksi sinun pitäisi huolehtia tästä?” Ja räätälöidä vastauksesi yleisölle, joka on edessäsi. Mitä markkinointiryhmän jäsenet välittävät, voivat olla hyvin erilaisia ​​kuin kehitystyöntekijöiden tarpeet.

Vuosien ajan koulutuksen ja esitysten järjestämisessä johtajille kymmenissä organisaatioissa, kuten Apple, Oracle, SAP ja T-Mobile, yksinkertaisen sanomajoukon voima on kiristynyt. Kun viestit tuettiin yksinkertaisilla kuvilla ja ne toimitettiin keskittyneellä juontajalla, joka voisi tehdä selkeitä pisteitä ja liittää ne yleisön arkeen, viestintä tapahtui. Eikö tämä ole esittelypiste?

----------------------------------------

Tobey Fitch on Fitch Associatesin toimitusjohtaja. Hän on aiemmin osallistunut julkaisuihin, kuten yrittäjä.