Projektinhallintasuunnitelman kirjoittaminen

Projektinhallintasuunnitelma on asiakirja, jossa esitetään, miten tiimi työskentelee projektin parissa. Siinä kuvataan hankkeen elinkaari ja se kattaa, miten työ toteutetaan, seurataan, ohjataan ja sitten virallisesti suljetaan.

Projektinhallintasuunnitelma on itse asiassa yleinen termi kaikille alihankkeille, joita tuotat projektille. Voimme määritellä projektinhallintasuunnitelman kaiken, mitä näissä suunnitelmissa käsitellään:

• Vaatimustenhallintasuunnitelma
• Soveltamisalan hoitosuunnitelma
• Aikataulun hallintasuunnitelma
• Laadunhallintasuunnitelma, jos sinulla on sellainen
• Kustannusten hallintasuunnitelma
• Riskienhallintasuunnitelma (jossa viitataan riskilokiin)
• Muutoshallintasuunnitelma
• Hankintojen hallintasuunnitelma, jos tarvitset hanketta varten
• Kokoonpanonhallintasuunnitelma on vain, jos aiot kirjoittaa yhden: et ehkä tuntuu, että se on välttämätöntä projektin kannalta
• Henkilöstöhallinnon suunnitelma

Projektinhallintasuunnitelmaan sisältyy myös tärkeitä tietoja hankkeen peruslinjoista, erityisesti laajuudesta ja aikataulusta. Tämä antaa sinulle viivan hiekkaan, johon voit viitata takaisin, jotta voit helposti nähdä, mikä on muuttunut, kun lopetat projektin ja verrataan suunniteltuja todelliseen suorituskykyyn.

Tämän jälkeen projektinhallintasuunnitelma on olemassa erillisenä asiakirjana. Seuraavassa on, mitä on tarkoitus sisällyttää ja miten viitata muihin osiin.

Projektinhallintasuunnitelman asiakirjan kirjoittaminen

Aloita asiakirja projektin nimellä ja päivämäärällä. Käytä mallia projektinhallintatoimistosta, jos sinulla on sellainen, jotta voit aloittaa tyhjästä.

Lisää sitten nämä osat:

Kynnysarvot ja perusviivat: Selvitä, miten peruslinjoja hoidetaan hankkeen aikataulun, laajuuden, kustannusten ja laatualueiden mukaisesti. Selvitä, mitkä ovat suunnitellut hyväksyttävät poikkeamat (esimerkiksi +/- 10 prosenttia) ja mitä teet, jos näyttää siltä, ​​että niitä rikotaan. Olet ehkä jo dokumentoinut ne hankkeen peruskirjaan.

Hallinto: Selvitä, mitä hankearviointeja, vertaisarviointeja ja muita hallintotoimenpiteitä sovellat projektinhallinnan elinkaaren aikana. Vähintään sinun pitäisi sisällyttää virallinen merkki jokaisen vaiheen lopussa. Tämä on yksi projektin sponsorin rooleista. Voit myös sisällyttää yksityiskohtiin laatuarviointeja, joita pidät, jos se sopii projektiin.

Metodologiapäätökset: Tämä on hyvä paikka kirjoittaa, mitkä projektinhallintamenetelmien bitit olet päättänyt olla tekemättä, koska se ei ole merkityksellinen. Voit esimerkiksi huomata, että et aio tehdä hankintamenettelyä koskevaa suunnitelmaa, koska hanke ei edellytä hankintoja.

Mitään muuta: Älä rajoitu näihin nimikkeisiin. Sisällytä kaikki muut, mitä mielestänne voisi olla merkityksellisiä hankkeen suunnittelulle, kuten yhteydet muihin yrityksen hankkeisiin, ulkoiset tekijät, jotka saattavat vaikuttaa suunnitteluun, jonka haluat tuoda jonkun huomion kohteeksi ja niin edelleen.

Tytäryhtiöiden suunnitelmat

Jos yhdistät kaikki projektiasiakirjat yhteen, se on valtava projektinhallintasuunnitelma. Tässä asiakirjassa on parasta sisällyttää linkkejä (tai ainakin kuvaus siitä, mistä asiakirja löytyy). Sitten, jos joku haluaa mennä ja lukea sitä, he voivat löytää sen ilman, että hankkeen hallintasuunnitelma on niin pitkään kestävä, ettei kukaan katso sitä ollenkaan.

Älä unohda yhdistää myös perusviivoihin. Tallenna projektisuunnitelman perusviiva, tallenna suunnitelmasi versio ja linkki siihen. Kustannusperusteena voit tallentaa budjettisuunnittelun version tänään ja linkittää siihen. Nämä asiakirjat ovat eläviä asiakirjoja, ja ne muuttuvat hankkeen siirtyessä eteenpäin, mutta säilytät nämä alkuperäiset tiedostot, jotta voit tarkastella niitä ja tehdä vertailun.

Lisää lopuksi versionhallinta projektinhallintasuunnitelmaan, jotta jos haluat päivittää sen, voit helposti nähdä, työskenteletkö uusin kopio.