Kuinka järjestää paperityötä

Ainoa aika, kun näytätte miettimään tärkeitä asiakirjojasi on silloin, kun niitä tarvitaan. Ja usein, et löydä niitä, kun tarvitset niitä, koska sinulla ei ole järjestäytynyttä ja keskitettyä järjestelmää tärkeiden asiakirjojen tallentamiseen ja / tai kun viimeksi tarvitsit niitä, yksinkertaisesti heitti sen takaisin merelle papereita kotitoimistossa sen sijaan, että se palautettaisiin sinne, missä se kuului.

Päästä alkuun

Kaikkien tärkeiden papereidenne levittäessäsi koko talosi, menetät paljon aikaa ja energiaa etsimään niitä. Olet myös vaarassa menettää osan niistä kokonaan. Mutta muutaman yksinkertaisen askeleen avulla voit järjestää tärkeät paperiasiakirjat tunnin kuluessa tänä viikonloppuna!

Tarvitset pienen kahden laatikon arkistokaapin tai kannettavan ripustustiedostokotelon, moniväriset roikkuvat tiedostot (6 eri väriä), manila-kolmannen leikkauksen ylä-välilehden kansiot ja tulenkestävä tallelokero (valinnainen). Tai voit ostaa suuren sideaineen ja välilehden. Kun olet saanut tavarat täällä, kuusi vaihetta, joita seuraatte paperityösi järjestämiseksi.

Kerää asiakirjat

Ennen kuin voit järjestää kaikki tärkeät asiakirjat, sinun on löydettävä ne. Joskus on helpompi sanoa kuin tehty.

Tarkista kotitoimistosi laatikoissa ja paperit, jotka on pinottu pöydälle tai pöydälle. Tarkista paperin paalut, jotka sekoittavat keittiön työtasot sekä keittiön laatikot ja korit. Katsokaa makuuhuoneesi pukeutujaa ja yöpöytää (olisit voinut jättää ne siellä aamulla ja unohdin niistä). Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, tarkista kukkaroasi tai salkkuasi tärkeistä asiakirjoista, joita olet vahingossa edelleen kuljettava.

Luokitella

Tärkeimmät asiakirjat kuuluvat johonkin seuraavista kuudesta ryhmästä. Lajittele kaikki kerätyt asiakirjat seuraavasti:

1. Home and Property Records - asuntolainat, kiinteistötoimet, kodin kunnostushankkeet ja kuitit, laitekäsikirjat ja takuut, kiinteistöverotiedot, kotivakuutukset ja käsikirjat
2. Auto Records - otsikot, huoltotiedot, vakuutukset ja tiedot, lainan tiedot ja maksutiedot
3. Terveystietueet - vakuutukset, sairausvakuutusetujen käsikirjat, lääketieteellisten etuuksien selitykset, lääkärilaskut, reseptilistat, joustavat menotiedot, lääketieteelliset kuitit, lääketieteelliset ohjeet, henkivakuutukset

1. Taloudelliset tiedotteet - pankkilaskelmat, veroilmoitukset, verovähennyskirjaukset, sijoitusrekisterit, lainaselvitykset, luottokorttitiedotteet
2. Elektroniikan tietueet - matkapuhelinsopimukset ja käsikirjat; myyntitulot ja takuut tietokoneille, kannettaville tietokoneille ja iPadille; kaapeli- ja Internet-suunnitelmat ja laskut; langattoman reitittimen myyntitodistus ja käsikirja
3. Henkilökohtaiset tiedot - syntymätodistukset, avioliittotodistus, avioerotodistus, säilytysasiakirjat, sosiaaliturvatiedot, immunisointitiedot, passit, sotilaspalvelurekisterit, kaste- ja vahvistustietueet, testamentit, hautaussuunnitelma ja hautaustiedot. Jos sinulla on lemmikkieläimiä, voit myös sisällyttää niiden tärkeitä asiakirjoja, kuten eläinlääkintä- ja rokotetietoja tähän luokkaan.

Etsi tärkeimmät asiakirjat

Suurin osa tärkeistä asiakirjoistasi voidaan tallentaa tavalliseen arkistokaappiin tai kannettavaan ripustustiedostoon. On joitakin. Se on kuitenkin säilytettävä paloturvallisessa tai ulkopuolisessa säilytyspaikassa, kuten tallelokerossa.

Vital asiakirjat ovat asiakirjoja, jotka olisivat erittäin vaikeita tai hyvin aikaa vieviä korvata. Ne voivat sisältää arkaluonteisia henkilökohtaisia ​​tietoja, jotka saattavat vaarantaa murtautumisen tai ryöstön sattuessa. Jos kotisi tuhoutui tulipalossa tai tulvissa, haluatte, että nämä elintärkeät asiakirjat pysyvät ennallaan.

Useimmille ihmisille seuraavien asiakirjojen katsotaan olevan elintärkeitä: sosiaaliturvatiedot, syntymätodistukset, vakuutukset sekä asiamiehen yhteystiedot, testamentit, omaisuusasiakirjat, autonimikkeet, passi ja kaikki sopimukset, jotka edellyttävät alkuperäistä allekirjoitusta.

Tee pääluettelo kaikista tärkeistä asiakirjoista, jotka asetat tulenkestävään turvallisuuteen tai ulkoiseen säilytysvaihtoehtoon.

Kopioi lompakko

Suurin osa meistä kuljettaa kriittistä tietoa lompakkoissamme joka päivä. Tiedätkö kaiken, mitä lompakossa on? Mitä tekisit, jos lompakko olisi kadonnut tai varastettu?

Tee kopiot kuljettajan ajokortista, luovuttajakortista, sairausvakuutuskortista, jäsenkorteista, kuten kuntosalin ruokakauppakortista, varastoklubista ja ennen kaikkea kaikista luotto- ja maksukorteista (kopioi edestä ja takaa). Pidä nämä kopiot muiden tärkeiden paperiasiakirjojen mukana:

Vaihe viisi: Luo yksinkertainen arkistointijärjestelmä

Mitä yksinkertaisempi arkistointijärjestelmä on, sitä todennäköisemmin sitä käytetään johdonmukaisesti. Ota jokaisen tärkeän asiakirjan luokka ja määritä se ripustustiedoston väriksi:

• Home and Property Records
• Auto Records
• Terveystietueet
• Taloudelliset tiedotteet
• Elektroniikan tietueet
• Henkilökohtaiset tiedot

Lisää asianmukainen määrä ripustustiedostoja arkistointijärjestelmääsi kussakin luokassa olevien asiakirjojen lukumäärän mukaan.

Käytä manila-kansioita ja luo kansio jokaiselle yksittäiselle dokumentille kussakin luokassa. Aseta kansiot sopivaan värilliseen ripustustiedostoon.

Jos ostit suuren kolmirengasliitännän ja välilehden, merkitse välilehdet yllä oleviin tietueisiin, paperin rei'itys lävistää kaikki asiakirjat ja järjestä ne. Jos paperit eivät saa olla paperireiän rei'itys, paperireiän rei'itys tulee kansioon ja asettaa asiakirjat kansioon.

Jos paperityö ei ole juuri sinun asia, tämä voi olla sinulle vapauttava hetki. Voit skannata kaikki nämä asiakirjat, tallentaa ne kiintolevylle ja silpoa kaikki. Mutta käytä omaa harkintavaltaasi, koska jotkut paperityöt jäävät paremmin tallennettuiksi. Käytä parasta tuomiota.

Jatkuva ylläpito

Nyt kun tärkeät paperit on järjestetty, pidä ne järjestäytyneinä. Joka kuukausi, kun maksat laskusi, toimita kaikki uudet asiakirjat arkistointijärjestelmän sopivaan osaan. Samalla etsiä asiakirjoja, jotka poistit järjestelmästä kuukauden aikana, jotka saattavat silti olla poissa arkistoinnista. Tee ne uudelleen. Tarkista vähintään kaksi kertaa vuodessa arkistoinnin asiakirjat, jotta voidaan selvittää, voidaanko niitä tyhjentää. Hyvä aikataulu seurata on ensimmäisen vuoden lopussa ja kunkin kouluvuoden lopussa.

Pienellä vaivalla voit saada pitkän aikavälin etuja järjestämällä tärkeitä paperiasiakirjoja.

Edited by Elizabeth McGrory.