Mikä on projektin laajuusasiakirjassa

Kun aloitat uuden aloitteen, projektin laajuusasiakirja on kriittinen tieto koko tiimillesi. Siinä määritellään lopputuote, joka toimitetaan asiakkaalle, kun se on toimitettava, ja millä hinnalla.

Tässä asiakirjassa määritellään olennaisesti työn rajat, niin että jokainen tiimin jäsen ja asiakas ymmärtävät kaiken, mitä hanke merkitsee. Aivan yhtä tärkeää, he ymmärtävät, mitä se tekee ei aiheuttaa.

Edut

Hankkeen laajuusilmoitus, joka jaetaan jokaisen tiimin jäsenen ja projektin asiakkaiden kanssa, on olennainen osa projektinhallintaa. Sen etuja:

• Kaikkien osallistujien yhteinen käsitys hankkeen odotetuista ominaisuuksista, laadusta ja ajoituksesta
• Keino kommunikoida projektin muiden sidosryhmien kanssa saadakseen tukea ja osallistumista
• Työkalu, jolla keskitytään tiimin ponnistuksiin asiakkaan tarpeiden täyttämiseksi

Lisäksi, jos ehdotetaan muutoksia, jotka ovat alkuperäisen soveltamisalan rajojen ulkopuolella, lausunnosta tulee perusta muutosten arvioimiseksi ja ehdottamiseksi. Jos kaikki sidosryhmät hyväksyvät muutokset, soveltamisalan lausuntoa voidaan tarkistaa.

Päästä alkuun

Projektipäällikön on etsittävä tiimin jäsenten, asiakkaiden, johtajan ja muiden keskeisten sidosryhmien panosta hankkeen aloitteesta tarvittavan tuotoksen ymmärtämiseksi ja kuvaamiseksi. Tätä kutsutaan usein toimitettavaksi.

Toimituksen kuvauksen on sisällettävä hankkeen kustannus tai hyväksyttävä kustannusalue. Siinä määritellään myös keskeiset piirteet ja toimituksen aikataulu.

Kun asiakkaan, projektipäällikön, projektiryhmän ja toimeksiantajan on sovittu, muutokset hankkeen ilmoitukseen on tehtävä huolellisesti valvotulla ja dokumentoidulla muutosprosessilla.

Cascading Impact

Kun laajuusilmoitus tai asiakirja on sovittu, jokainen tiimin osa käyttää sitä perustana omille arvioilleen työstä, ajoituksesta ja kustannuksista. Mitä tarkempi ja tarkempi soveltamisala on, sitä todennäköisemmin työryhmät tuottavat tarkkoja arvioita ja resurssivaatimuksia.

Poikkeukset voivat olla tärkeitä

Ei ole harvinaista, että hankekokonaisuutta koskevassa asiakirjassa luetellaan tiettyjä kohteita, jotka on jätettävä toimitettavaksi. Esimerkiksi urakoitsijan laajuinen asiakirja talon rakentamiseen voi edellyttää, että omistajan on hankittava ympäristöluvat, eivätkä ne ole talon rakennuttajan vastuulla.

Mikä voi mennä vikaan?

Selkeyden puute on yleinen hankkeen stressin ja epäonnistumisen lähde. Epämääräinen tai epäselvä soveltamisala-asiakirja jättää monia kysymyksiä keskusteluun ja tietämättömiä harkintakutsuja. Nämä voivat vaikuttaa projektin ominaisuuksiin, laatuun, ajoitukseen ja kustannuksiin.

Toinen haitta, jota on vältettävä, tunnetaan nimellä "laajuus". Jos laajuuslauseke on epämääräinen, asiakkaalle on kiusaus esittää vaatimuksia, jotka ovat alkuperäisten suunnitelmien tarkoituksen tai rajojen ulkopuolella.

Soveltamisalan säätäminen

Vaikka usein toteutettavat muutokset viivästyttävät hankkeen toteuttamista ja voivat lisätä merkittäviä kustannuksia, ne ovat joskus tarpeellisia ja kohtuullisia. Projektipäälliköt luottavat "muutoksenhallintaprosessiin", jossa yksilöidään pyydetyt muutokset, tarkistetaan kaikki vastaavat aika-, kustannus- ja työmäärän estimaatit ja arvioidaan uudelleen uudet riskit muutoksen vuoksi.

Projektipäällikkö ja johtaja sponsoroi yleensä lopullisen päätöksen soveltamisalan muuttamisesta vasta, kun tilanne on täysin analysoitu. Muutokset dokumentoidaan päätöslokiin ja välitetään sitten suuremmalle projektiryhmälle.