Projektin perusjohto 101: Mikä se on?

Projektinhallinta on yksi menestyvän liiketoiminnan tärkeimmistä osista. Se vaikuttaa tuloihin ja velkoihin, ja se vaikuttaa viime kädessä asiakkaiden tai asiakkaiden tyytyväisyyteen ja säilyttämiseen. Yrityksessänne voi olla vain yksi projekti kerrallaan, kun taas muut suuret yritykset ja yhteisöt saattavat käydä läpi useita hankkeita kerralla. Hankkeet ovat luonteeltaan väliaikaisia.

Projektit ovat keino kohti tavoitetta, ja tavoite saavutetaan lopulta. Yrityksesi saattaa siirtyä toiseen projektiin … tai ei. Se olisi voinut olla kertaluonteinen tavoite.

Hankkeet vaativat työvoiman kasvavaa tarvetta. Projektinhallintakeskus arvioi, että vuosien 2010–2020 aikana maailmanlaajuisesti lisätään yli 15 miljoonaa uutta projektinhallinta-asemaa.

Mikä on projektinhallinta?

Projektinhallinta ei ole koko yrityksen toiminta. Se on vain yksi segmentti, tietty hanke, jossa on yksityiskohtainen suunnitelma siitä, miten sinä ja yrityksesi aikovat saavuttaa tämän tavoitteen. Se on suunnitelma, joka on yksityiskohtaisesti kuvattu useissa vaiheissa, joista jokainen on yhtä tärkeä kuin muut. Sinun täytyy saavuttaa yksi, jotta siirrytte seuraavaan.

Ajattele projektinhallintaa tikkaana, jonka täytyy kiivetä. Et voi hypätä huipulle. Sinun täytyy ottaa se rungin äärimmäisen tehokkaaksi. Tiimisi on sovellettava niille annettuja työkaluja sekä asiantuntemustaan ​​ja tietämystään, jotta he voivat suorittaa jokaisen vaiheen ja siirtyä seuraavaan.

On helppoa sanoa, että haluat päästä kohtaan A, joten aiot ottaa 25 askelta tähän suuntaan. Mutta sinun on myös otettava huomioon aikaa koskevat näkökohdat projektisuunnitelmassasi, ja sinun on todennäköisesti toimittava budjetin sisällä. Voit indeksoida nämä 25 vaihetta tai lyödä. Se riippuu siitä, kuinka nopeasti sinun on päästävä sinne onnistuneesti hankkeen loppuunsaattamiseksi. Voit säästää rahaa matkustamalla jalka, tai voit vuokrata kuljettajan. Se riippuu hankkeen budjetista.

Ei ole olemassa yhtä kokoista lähestymistapaa, järjestelmää tai suunnitelmaa. Jokaisella projektilla, jonka te ja yrityksesi puuttuvat, on todennäköisesti aikataulu, tavoite ja budjetti. Siksi on niin kriittinen, että meillä on tajuinen, lahjakas projektipäällikkö, joka suorittaa näyttelyn.

Projektin elementit

Onnistuneen projektipäällikön on samanaikaisesti hallittava hankkeen neljä perusosaa. Nämä elementit liittyvät toisiinsa.

• laajuus: Tähän liittyy hankkeen koko, tavoitteet ja vaatimukset.
• resurssit:Tarvitset ihmisiä, laitteita ja materiaaleja.
• Aika: Tämä ei tarkoita vain sitä, kuinka paljon aikaa hanke kestää kokonaisuudessaan. Se on jaoteltava tehtävien kestoon, riippuvuuksiin ja kriittiseen polkuun.
• Raha:Pidä tiukasti kiinni kustannuksista, varautumisesta ja voitosta.

Tärkein elementti: Soveltamisala

Hankkeen laajuus on määritelmä siitä, mitä hankkeen odotetaan toteutuvan, ja ajan ja rahan budjetit, jotka on luotu näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Mahdollisissa muutoksissa hankkeen laajuudessa on oltava muutos talousarvioon, aikaan, resursseihin tai kaikkiin kolmeen.

Jos projektin laajuus on rakentaa rakennus, jossa on kolme widgetiä 100 000 dollarin budjetilla, projektinhallinnan odotetaan toimivan. Jos laajuus muutetaan rakennukseksi neljälle widgetille, projektipäällikön on hankittava asianmukainen aika-, raha- ja resurssimuutos.

voimavarat

Resurssien ymmärtämistä ja hallintaa on kolme: ihmiset, laitteet ja materiaalit.

Onnistuneen projektipäällikön on hallinnoitava tehokkaasti hankkeelle osoitettuja resursseja, mukaan lukien projektiryhmän jäsenet, myyjän henkilökunta ja alihankkijat. Hänen on varmistettava, että hänen työntekijöillään on tarvittavat valmiudet ja työkalut työn suorittamiseksi, ja hänen on jatkuvasti seurattava, onko hänellä riittävästi ihmisiä, jotta he voivat suorittaa hankkeen määräaikaan mennessä. Hänen tehtävänä on varmistaa, että jokainen ymmärtää tehtävän ja hankkeen määräajat.

Jokaisen työntekijäryhmän vanhempi jäsen raportoi projektipäällikölle, kun hän johtaa suoria työntekijöitä, mutta työntekijöillä voi olla myös linjapäällikkö, joka tarjoaa teknistä ohjausta. Matriisinhallintatilanteessa, kuten projektiryhmässä, projektipäällikön tehtävänä on tarjota linjajohtajille projektin suunta. Työvoiman alihankintasopimusten hallinnointi tarkoittaa yleensä, että alihankintana työskentelevät työntekijät hoitavat tiimin johtoa, joka puolestaan ​​hoitaa näitä työntekijöitä.

Projektipäällikön on usein hankittava laitteet ja materiaalit sekä hallittava niiden käyttöä niin, että joukkue voi toimia tehokkaasti. Hän vastaa siitä, että asianmukaiset laitteet ja materiaalit ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan.

Aika

Onnistuneen ajanhallinnan kolme elementtiä ovat tehtävät, aikataulu ja kriittinen polku.

Rakenna projektiaikataulu luetteloiden mukaan kaikki tehtävät, jotka on täytettävä. Jotkut on tehtävä peräkkäin, kun taas toiset saattavat olla päällekkäisiä tai tehdä samanaikaisesti. Määritä jokaisen tehtävän kesto. Määritä tarvittavat resurssit. Määritä edeltäjät - mitkä tehtävät on suoritettava ennen muita - ja seuraajat, tehtävät, jotka eivät voi alkaa vasta toisen tehtävän suorittamisen jälkeen. Tätä projektinhallinnan osaa kutsutaan joskus nimellä vesiputoushallinta koska yksi tehtävä seuraa toista enemmän tai vähemmän peräkkäisessä järjestyksessä.

Projektinhallintaohjelmisto voi yksinkertaistaa projektin aikataulun luomista ja hallintaa.

Joillakin tehtävillä on vähän joustavuutta tarvittaviin alkamis- ja loppupäiviin. Tätä kutsutaan "floatiksi". Muilla tehtävillä ei ole joustavuutta. Heillä on nolla kellua. Kaikkia tehtäviä sisältävää riviä nollapisteellä kutsutaan nimellä kriittinen polku. Kaikki tämän polun tehtävät - ja voi olla useita rinnakkaisia ​​reittejä - on saatava päätökseen ajoissa, jos hanke on määrä saavuttaa määräajassa. Projektinhallinnan avainaikojen hallinta on kriittisen polun seuranta.

Raha

Rahan hallinnan kolme näkökohtaa ovat kustannukset, varautumiset ja voitto.

Jokaisella tehtävällä on kustannus, onko se tietokoneohjelmoijan työtuntia tai kuutiometrin pihapiirin ostohinta. Kukin näistä kustannuksista arvioidaan ja lasketaan yhteen hankkeen talousarvion valmistelussa.

Jotkin arviot ovat tarkempia kuin toiset. Hankkeen talousarvioon olisi siksi sisällytettävä varautumismääräraha - talousarvioon varattu raha "vain siinä tapauksessa, että" kohteen tosiasialliset kustannukset poikkeavat suuresti arvioinnista.

Voitto on rahaa, jonka yritys haluaa tehdä tehtävän perusteella. Se on lisätty kustannuksiin.

Hankkeen budjetti koostuu siis arvioiduista kustannuksista, lisäkustannuksista ja mahdollisesta voitosta. Projektipäällikön tehtävänä on säilyttää todelliset kustannukset arvioituun hintaan tai sen alapuolelle ja maksimoida yrityksen ansaitsema voitto projektista.

Projektinhallinta on taide ja tiede

Onnistunut projektinhallinta toteutuu käytännössä. Nämä ajatukset voivat antaa sinulle perustiedot projektinhallinnasta, mutta pitää sitä vain alussa. Jos työsi tai urasi sisältää projektinhallinnan, ja jos haluat parantaa taitojasi, keskustele onnistuneiden projektipäälliköiden kanssa, lue ja käy. Projektinhallinta voi olla erittäin palkitsevaa uraa.