Miten pidät yrityksen ja työntekijöiden tiedot turvallisesti

Juuri nyt yrityksesi yrityksessä saattaa olla luottamuksellisia yritystietoja joko epärehellisesti tai vahingossa.

Uutissamme käytännöllisesti katsoen joka viikko olet lukenut suuria, tunnettuja yrityksiä, jotka kärsivät arkaluonteisten yritystietojen menettämisestä työntekijöiden käsissä. Koska henkilöstöhallinnon yksiköt ovat usein avainasemassa arvokkaaseen yritystietoon ja työntekijöihin liittyviin tietoihin, tietosuojarikkojen riski on HR: lle ainutlaatuinen haaste.

Onneksi yksinkertaisten ja tehokkaiden sisäisten uhkienhallintamenettelyjen avulla henkilöstö voi auttaa estämään työntekijöiden informaation vuotamista tapahtumasta heidän yritykselleen. Nämä menettelyt suojaavat työntekijöiden luottamuksellisinta ja arvokkainta tietoa luvattomien osapuolten altistumiselle.

• Ole tietoinen siitä, missä kriittiset työntekijätiedot ja yritystiedot sijaitsevat ja kenellä on pääsy niihin.
• Kehitetään kaikille työntekijöille hyväksyttävä käyttöpolitiikka, jossa hahmotellaan asianmukaisesti yritysten omaisuutta ja työntekijöiden tietoja. Politiikassa olisi myös esitettävä yrityksen menettelytavat, kun rikkominen tapahtuu.
• Noudata johdonmukaisesti politiikkoja ja menettelyjä.
• Tarkistetaan ja tarkistetaan säännöllisesti olemassa olevia toimintalinjoja varmistaaksesi, että kaikki tarvittavat politiikan muutokset ja lisäykset on käsitelty.
• Varmista, että yritykselläsi on sisäinen tapausvastaussuunnitelma ja tarvittavat resurssit yrityksen sisällä, jotta voit käsitellä työntekijöiden informaation tai yrityksen tietojen menetyksen tai luvattomien työntekijöiden tai ulkopuolisten pääsyä.

Mitä ei tehdä, jos tietojen rikkominen tapahtuu

Jos pahin tulisi tapahtua ja yrityksesi kokee tilanteen, jossa arkaluonteiset tiedot vuotavat tai häviävät, älä kuulu saaliiksi tavallisiin virheisiin, kuten työntekijän tietokoneen kääntämiseen tarkistaaksesi. Tietokoneen tai siihen liittyvän elektronisen laitteen kytkeminen päälle voi tuhota mahdolliset todisteet.

Tässä on kymmenen yleistä tapaa, jolla tietokoneen rikostekninen tutkimus on vaarassa. Yrityksen työntekijät:

Käynnistä tietokone

Koteloon liittyvän tietokoneen kytkeminen päälle voi korvata arkaluonteiset tiedostot, jotka voivat olla tärkeitä yrityksesi tapauksessa ja muuttaa tärkeitä aikaleimoja. Kompromisseja käyttäviä tietokoneita ei pitäisi käyttää lainkaan, ja ne on säilytettävä turvallisessa paikassa, kunnes se voidaan luovuttaa tietokonepoliittiseen asiantuntijaan.

Sammuta asiaankuuluva tietokone

Jos tietokone on käynnissä silloin, kun se havaitaan olevan merkityksellinen tietosuojaan tai tutkimukseen, se on kytkettävä pois päältä siten, että se vahingoittaa mahdollisimman vähän mahdollisia todisteita. Ainoa henkilö, joka pitäisi sammuttaa epäillyn tietokoneen, on sertifioitu tietokonepoliittinen asiantuntija tai tietotekninen työntekijä tällaisen asiantuntijan valvonnassa.

Selaa tietokoneessa olevia tiedostoja

Vastusta kiusausta snoopille, jopa parhaiden aikomusten avulla. HR voi tietää tarkalleen, mistä etsiä, mutta se on etsivä teko, joka aiheuttaa ongelmia värittämättömien todisteiden hakemisessa. Tiedostojen selaaminen saattaa aiheuttaa tiedostojen muuttumisen, mikä voi tehdä mahdottomaksi kertoa, milloin tärkeä tiedosto on poistettu tai kopioitu yrityksen verkosta.

Tietokonepoliittisen asiantuntijan käyttäminen epäonnistui

Yrityksen IT-osasto ei ole tietokonepoliittinen osasto. Itse asiassa IT-henkilöstön pyytäminen suorittamaan jopa rutiinitarkastuksia järjestelmän tiedostoihin voi tuhota mahdolliset todisteet. Kaikkien arkaluonteisten tietojen käsittelyä varten olisi säilytettävä ammattimaisesti koulutettu tietokonepoliittinen asiantuntija.

Kaikkia osapuolia ei oteta mukaan

Sisäisen neuvonantajan, tietotekniikkapalvelun ja jokaisen yritystoiminnan harjoittajan tulisi olla mukana sähköisessä löytämisessä. Kaikkien osapuolten ottamatta jättäminen voi johtaa unohdettuihin tai kadonneisiin tietoihin.

Ei opi Lingoa

Tietoteknisten asiantuntijoiden käyttämä laajennettu sanastoa saattaa sekoittaa jopa tekniset taidot. Se kannattaa tutustua uuteen kieleen.

Älä tee rikosteknistä kuvaa tietokoneesta

Kuvankäsittely on prosessi, jossa luot täydellisen kaksoiskappaleen kiintolevyltä. Tämä tehdään alkuperäisten materiaalien täydellisen ja tarkan kopion kopioimiseksi ilman, että vaarana on virheellisiä tai huomaamatta jääneitä tietoja.

Kopioi tiedot "Leikkaa ja liitä" tai "Vedä ja pudota" -menetelmiin

On totta, että voit ostaa 80 dollarin ulkoisen USB-kiintolevyn ja kopioida tiedot siihen. Tämä prosessi ei kuitenkaan säilytä kohdistamatonta tilaa (missä poistetut tiedostot sijaitsevat) ja muuttaa tiedostojen aikoja ja muita kopioitujen tiedostojen tietoja.

Odota, että säilytät todisteet

Mitä pidempään tietokone on käytössä ilman säilytystä, sitä todennäköisemmin yrityksen tilannetta koskevat tiedot saattavat muuttua pysyvästi tai korvata. Säilytä sähköiset tiedot aina, kun olet sitä mieltä, että oikeudenkäynti on mahdollista.

Epäonnistui säilyttämään asianmukainen säilytysketju

Jos ei dokumentoida sitä, kenellä oli mahdollisuus tutustua sähköisiin todisteisiin väitetyn tapahtuman jälkeen, saattaa olla ongelmia tiellä. Vastakkaiset osapuolet voivat syventää reikiä keräys- ja säilytysprosessissa. He voivat väittää, että tietoja olisi voitu muuttaa laitteessa, kun tietokonetta ei ole tallennettu turvallisesti ja käyttämättä.

Voit suojata yrityksen tietojen ja työntekijöiden tietojen eheyden oikeudenkäyntiä, palauttamista ja tietojen häviämistä vastaan. Noudata vain sääntöjä, jotka on jaettu täällä ylläpitääkseen eheyden ja vaarantamatta sähköisten laitteiden ja niiden tallennettujen tietojen käytettävyyttä.

-------------------------------------------------

Jeremy Wunsch on HelioMetricsin perustaja.