Säännöt sähköpostin etikettille työpaikalla

Vaikka et voi käyttää sähköpostia viestimään sosiaalisesti yhtä paljon kuin kerran, käytät silti sitä ammattimaisessa kirjeenvaihdossa. Jos olet vuorovaikutuksessa tällä tavalla kollegoiden, pomo, asiakkaiden ja asiakkaiden sekä mahdollisten työnantajien kanssa, noudata näitä kuutta sääntöä sähköpostin etikettiä varten.

1. Pidä mielessäsi Manners

Jopa maailmassa, jossa olemme kiirehtimässä tekemään asioita mahdollisimman nopeasti, jotta voimme siirtyä seuraavaan tehtävään, vie aikaa käyttää hyviä tapoja sähköpostiisi. Älä unohda sanoa "kiitos" ja "kiitos".

Osoittaessasi ihmisille, joita et tunne hyvin tai lainkaan, tai joiden kanssa sinulla on vain muodollinen suhde, käsittele heidät niiden nimen ja sukunimen mukaan, ellei he ole pyytäneet sinua tekemään muuten. Sano esimerkiksi "Dear Mr. White" tai "Dear Ms. Grey." Jos vastaat sähköpostiviestiin ja alkuperäisen viestin lähettäjä on allekirjoittanut sen vain etunimensä kanssa, voit olettaa, että on hyvä käsitellä niitä samalla tavalla.

2. Katso äänesi

Ääni on, miten voit kirjailijana ilmaista asenne sähköpostiviestissä. Se vaikuttaa siihen, miten se vastaanotetaan. Haluat yleensä varmistaa, että vastaanottaja kohtaa kunnioittavan, ystävällisen ja lähestyttävän. Et halua kuulostaa kovalta tai vaativalta. Lue viesti uudelleen useita kertoja ennen kuin lähetät viestin.

Kun kirjoitat jollekin, jolle olet aiemmin ilmoittanut, aloita sanomalla jotain ystävällistä, kuten "Toivon, että olet hyvin." Vaikka emojit saattavat auttaa sinua välittämään sävyä helpommin, pidättäydy käyttämästä niitä ammattimaisessa sähköpostissa, ellet kirjoita jollekulle, jonka kanssa sinulla on hyvin epävirallinen suhde. Älä koskaan käytä niitä kirjoittaessasi mahdolliselle työnantajalle.

Sähköpostin etiketti on aina huono, jos haluat kirjoittaa sähköpostiviestin tai osan suurista kirjaimista. Se saa sinut näyttämään kuin huudat.

3. Ole tiivis

Varattuilla ihmisillä ei ole aikaa tai taipumusta kuluttaa enemmän kuin minuutin lukemalla yksittäisiä sähköpostiviestejä. Jos haluat sallia vastaanottajan lukea viestisi nopeasti - ja silti ymmärtää sen - sinun on pidettävä se lyhyesti.

Älä kuitenkaan jätä pois asiaa koskevia yksityiskohtia. Varmista, että viestisi välittää selkeästi syyn kirjoittaa se ensin. Kukaan ei säästää aikaa, jos pääset edestakaisin, kun yrität selittää jätetyt tiedot.

4. Vältä tekstiviestien lyhentämistä

Vaikka haluat säästää aikaa, sinun ei pitäisi käyttää tekstiviestien lyhenteitä ammatillisessa sähköpostiosoitteessasi. Jos kirjoitat paljon, kuten monet ihmiset tekevät, saatat olla tottunut käyttämään jonkinlaista lyhytnimeä puhua ystävillesi.

Voit esimerkiksi käyttää "u", "ur" ja "plz" "sinä", "sinun" ja "kiitos" sijaan. Näillä lyhenteillä ei ole paikkaa liike-elämän kirjeenvaihdossa, ellei vastaanottaja ole joku, jonka kanssa sinulla on rento suhde.

5. Käytä Professional-sähköpostiosoitetta

Käytä nykyiseen työhön liittyviä viestejä aina käyttämällä sähköpostiosoitettasi, jonka työnantajasi on osoittanut. Sinun ei kuitenkaan pitäisi koskaan käyttää sitä lähettämään viestejä, jotka eivät liity työhön, esimerkiksi jos etsit uutta. Käytä sen sijaan henkilökohtaista sähköpostitiliä.

Jos sinulla ei ole henkilökohtaista tiliä, esimerkiksi sellaista, jonka Internet-palveluntarjoajasi on ilmoittanut palveluun, saat ilmaisen sähköpostitilin. Gmailin tai muun palvelun avulla voit määrittää ammattimaisesti kuuluvan osoitteen. Älä käytä mitään typerää tai viittaavaa. Ensimmäinen etu- ja sukunimesi tai täydellinen nimi ovat sopivia valintoja.

6. Älä unohda oikeinkirjoitusta ja kielioppia

On ehdottoman tärkeää, että korjaat sähköpostisi huolellisesti. Älä koskaan laiminlyö tätä kriittistä askelta riippumatta siitä, kuinka kiireinen olet. Asiat, jotka haluat olla tarkkaavaisia, ovat oikea oikeinkirjoitus ja oikea kielioppi. Tavallisten sanojen oikeinkirjoituksen lisäksi haluat myös kirjoittaa oikeita nimiä, kuten vastaanottajan ja yrityksen nimen.

Ole varovainen, kun luotat liikaa oikeinkirjoituksiin. He eivät välttämättä huomaa virheellisiä sanoja virheellisesti. Esimerkiksi oikeinkirjoittaja ei merkitse sanaa "" "lauseeseen" Minun täytyy kysyä sinulle ", vaikka tässä yhteydessä sen pitäisi olla" kaksi ". Tarkista oikeinkirjoitukset, joita et ole varma, käyttämällä ilmaista online-sanakirjaa, kuten Merriam-Webster.