Viitekirjan kirjoittaminen

On tärkeää tietää, miten kirjoitusviesti kirjoitetaan, koska melkein jokaiselta pyydetään viittausta jonkin aikaa uransa aikana. Olipa kyseessä työntekijä, ystävä tai joku, jonka kanssa olet työskennellyt, on tärkeää olla valmis kirjoittamaan tehokkaan suosituskirjan.

Lue alla vinkkejä viittausviestin kirjoittamisesta sekä mitä materiaaleja kysytään ehdokkaalle ja milloin sanoa ei (ja miten sanoa ei) kirjoittaa kirjeen jollekin.

Viitekirjeet tai suosituksen kirjeet

Viittauskirje, joka tunnetaan myös suosituskirjeenä, on kirje, jossa puhutaan jonkun työkokemuksesta, taidoista, asiantuntemuksesta, henkilökohtaisista ominaisuuksista ja / tai akateemisesta suorituksesta. Sen on kirjoittanut entinen työnantaja, kollega, asiakas, opettaja tai joku muu, joka voi suhtautua myönteisesti kyseiseen henkilöön.

Kun tarvitset viitekirjettä

Tarvitset viittauskirjeitä, tyypillisesti noin kolmea, milloin sovellat työpaikkoihin, harjoittelupaikkoihin, vapaaehtoispaikkoihin, korkeakouluihin ja jatko-opiskelijoiden ohjelmiin. Viittauskirje on positiivinen hyväksyntä taidot ja ominaisuudet, jotka ovat kirjoittaneet henkilön, joka tuntee työnne, luonne ja saavutukset.

Viitekirjeessä selitetään, miksi lukijan tulisi valita sinut ja mitä voit hakea mahdollisuudesta. Organisaatio voi pyytää kirjeitä, jotka harkitsevat yksilöä työskentelyyn tai hyväksymiseen laitoksessa, tai työnhakija tai hakija voi tarjota niitä.

Mikä on viittauskirjeessä

Viittauskirje on myönteinen hyväksyntä taidot ja ominaisuudet. Siinä selitetään, miksi lukijan tulisi valita sinut ja mitä voit saada hakemaanne tilaisuuteen.

ammatillisen viitekirjan yleensä kirjoittavat esimies, kollega, asiakas, opettaja tai professori, joka on hyvin perehtynyt saavutuksiin työtyyppisessä asetuksessa. Se sisältää tyypillisesti kuvauksen sijainnista ja vastuista, yrityksesi ajankohdasta ja kyvykkyydestäsi, pätevyydestänne ja organisaatiosi panoksista.

Merkki taihenkilökohtainen viitekirje voi kirjoittaa perheen ystävä, mentori tai naapuri, joka voi todistaa piirteistä, jotka tekisivät sinulle hyvän hakijan haluamallesi paikalle. Siinä selitetään, miten kirjailija tuntee sinut ja keskustelee henkilökohtaisista ominaisuuksistasi, joita ne soveltavat työasetuksiin.

Mitä tehdä ennen viitekirjan kirjoittamista

Ajattele ennen kuin sanot "Kyllä".Ennen kuin kirjoitat kirjeen, varmista, että tunnet, että voit kirjoittaa positiivisen referenssikirjeen tälle henkilölle. Jos et tunne henkilöä hyvin tai et usko, että voisit puhua erittäin hyvin henkilön taidoista tai kyvyistä, on hyvä palauttaa suosituspyyntö.

On parempi sanoa ei kirjoittamalla suositusta sen sijaan, että kirjoittaisit negatiivista viittausta henkilöön.

Voit olla epämääräinen, kun pyyntö poistetaan, yksinkertaisesti sanomalla "En tunne, että olisin paras henkilö, joka voisi kirjoittaa sinulle suosituksen." Jos mahdollista, ehdottaa, että joku muu kysyisi.

Pyytää tietoa. On hyvä kysyä henkilöltä jäljennös ansioluettelosta tai CV: stä, vaikka olisit tuntenut ne jo pitkään. Heillä voi olla uutta akkreditointia tai saavutuksia, ja haluat antaa mahdollisimman paljon ajankohtaisia ​​tietoja. Tämä auttaa myös antamaan suuntaviivat, joita käytät kirjeen laatimisessa.

Jos viitekirje on tiettyä työllistymismahdollisuutta varten, pyydä myös kopio työilmoituksesta. Vastaavasti, jos viittauskirje on tarkoitettu tietylle koululle tai ohjelmalle, pyydä lisätietoja koulusta. Mitä enemmän tietoa sinulla on, sitä helpompi on kirjoittaa kirje.

Hanki kaikki tiedot.Pyydettäessä tietoa ehdokkaasta saat kaikki tarvittavat tiedot kirjeen lähettämisestä. Pyydä, kenelle haluat lähettää kirjeen, kun määräaika on ja mihin muotoon kirjeen tulee olla. Kysy myös, onko olemassa mitään tietoja, joita koulu tai työnantaja haluaa sinun sisällyttävän kirjeeseesi.

Mitä sisällytetään viittauskirjeeseen

Jos ehdokas ei anna sinulle lomaketta, jolla voit kirjoittaa suosituksenne, kirjoita viittaus viralliseksi kirjeeksi. Viittauskirje tulee aloittaa sekä sinä että työnantajan yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti) ja sen jälkeen päivämäärä. Jos kyseessä on pikemminkin sähköposti kuin todellinen kirjain, kirjoita yhteystietosi kirjeen lopussa allekirjoituksen jälkeen.

Yhteystiedot ja tervehdys:Jos kirjoitat kirjeen yksittäiselle tai palkkaamiskomitealle, kirjoita heidän yhteystietonsa kirjeen yläreunaan ja tervehdykseen. Jos kirjoitat yleisen kirjeen, voit kirjoittaa "Kuka se koskee" tai aloita vain kirjeenne ensimmäisen kohdan kanssa.

Tervehdys: Aloita kirje "Hyvä herra / sukunimi. Sukunimi." Jos et tiedä työnantajan sukunimeä, kirjoita vain: "Hyvä palkkaamispäällikkö." Jos ehdokas on hakenut akateemista ohjelmaa, voit kirjoittaa "Hyvä hyväksymiskomitea".

Johdanto: Selitä suhde henkilöön, jolle kirjoitat kirjettä. Saatat sisältää, kuinka kauan olet tuntenut henkilön. Selitä, miksi kirjoitat kirjettä. Muista sisällyttää yrityksen, työn, koulun tai mahdollisuuden nimi, johon henkilö on hakenut. Esimerkiksi: "Olen ollut James Smithin valvojana XYZ-yhtiössä viimeisten viiden vuoden ajan. Olen iloinen voidessani suositella häntä ABC Companyn pääkirjanpitäjälle.

Kehon yleiskuvaus:Kirjeessä on erityisiä tietoja ehdokkaan henkilökohtaisista ominaisuuksista (luovuus, kärsivällisyys, luottamus jne.), Erityisosaamista (erinomaiset viestintätaidot, organisatoriset taidot jne.). Ole mahdollisimman tarkka.

Ensimmäinen kappale: Viitetiedon ensimmäisessä kohdassa selitetään yhteytesi henkilöön, jota suosittelet, mukaan lukien, miten tunnet ne ja miksi olet pätevä kirjoittamaan viittausviesti suositellaksenne työllistämis- tai jatko-koulua. Mainitse suhde (henkilökohtainen tai ammatillinen), jota sinulla on suositeltavan kanssa.

Toinen kohta (ja kolmas ja neljäs)

Viitetiedon keskiosissa on tietoja henkilöstä, jonka kirjoitat, mukaan lukien miksi he ovat päteviä ja mitä he voivat osallistua. Käytä tarvittaessa useampaa kuin yhtä kohtaa. Ole tarkka ja jaa esimerkkejä siitä, miksi tämä henkilö on pätevä ehdokas. Jos pystyt, liittäkää tietyt tapaukset, joissa olet havainnut henkilön menestyksekkäästi käyttämällä aseman edellyttämiä taitoja.

Yritä kuvailla ominaisuuksia ja taitoja, jotka liittyvät tiettyyn työhön, kouluun tai tilaisuuteen. Esimerkiksi, jos henkilö hakee työtä johtajana, keskity henkilön johtamiseen ja viestintätaitoihin.

Kirjeiden sulkeminen

Sulje kappaleessa tarjoamalla lisätietoja ja sisällyttäkää yhteystietosi (puhelin ja sähköposti), jotta voit antaa suullisen suosituksen tai vastata tarvittaessa lisäkysymyksiin. Saatat myös toistaa, että suosittelet tätä henkilöä "kokonaan" tai "varauksetta".

Allekirjoitus: Lopeta kirjain allekirjoituksellasi käsin ja sen jälkeen kirjoitettu nimi. Jos tämä on sähköpostiviesti, kirjoita vain kirjoittamasi nimi ja sitten yhteystietosi.

Suositus Letter Length, Format ja Font

Ennen kuin aloitat kirjeen kirjoittamisen: Pyydä ehdokasta lähettämään sinulle ansioluettelonsa, opintosuoritukset, ansioluettelot tai muut materiaalit, jotka auttavat sinua tarkasti kuvaamaan henkilöä. Voit myös pyytää kuvausta tilanteesta, johon hän on hakenut, ja tietoja yrityksestä. Mitä enemmän tietoa sinulla on, sitä helpompi on kirjoittaa vahva suositus.

Pituus: Suositusluettelon tulisi olla useampi kuin yksi tai kaksi kohtaa; Tämä lyhyt kirje viittaa siihen, että et joko tunne henkilöä hyvin tai et hyväksy niitä täysin. Haluat kuitenkin pitää kirjaa tiivis ja keskittyä muutamiin keskeisiin kohtiin, joten älä kirjoita useampia sivuja. Kolme tai neljä kohtaa, jotka selittävät, miten tunnet henkilön ja miksi suosittelet heitä, ovat sopiva pituus.

Muoto: Suositusviestin tulisi olla yksi kerrallaan, ja kunkin kohdan välillä on välilyönti. Käytä noin 1 tuuman reunoja sivun ylä-, ala-, vasen- ja oikealle puolelle ja kohdista teksti vasemmalle (useimpien asiakirjojen kohdistus).

font: Käytä perinteistä fonttia, kuten Times New Roman, Arial tai Calibri. Kirjasinkoon tulisi olla 10–12 pistettä, joten se on helppo lukea. Kirjasinkoon säätäminen on hyvä tapa säilyttää kirjain yhdelle sivulle.

Muokata:Muista lukea kirjeesi ennen lähettämistä. Sinulla voi olla joku muu muokata kirjainta, mutta piilottaa ehdokkaan nimen yksityisyyden säilyttämiseksi.

Viitekirjan näyte

Voit käyttää tätä viitekirjan esimerkkiä mallina. Lataa malli (yhteensopiva Google-dokumenttien ja Word Online -palvelun kanssa) tai lue alla oleva tekstiversio.

Lataa Word-malli

Viitekirjan näyte (tekstiversio)

Melissa Bradley

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1. syyskuuta 2018

Jim Lee

henkilöstöhallinto

Saber Marketing & PR

321 Business Ave.

Business City, NY 12345

Hyvä herra Lee, Olen innoissani suosittelemaan Sarah Jonesia digitaalisen markkinointipäällikön asemasta Saber Marketing & PR: ssä. A & B Media: n markkinointijohtajana minulla oli ilo työskennellä Sarahin esimiehenä, kun hän työskenteli täällä markkinointiosapuolena. Vastuullinen, täsmällinen ja äärimmäisen kirkas Sarah oli A & B Median parhaiden kykyjen joukossa, ja kannatan ehdottomasti hänen pätevyyttään ja taitojaan.

Olin jatkuvasti vaikuttunut siitä, mitä tietoa hän toi pöydälle, ja hänen omistautumisestaan ​​pysyä viimeisimmällä kentällä. Sarah yhdistää terävät analyysitaidot vahvaan intuitioon, ja tiesin aina voivani luottaa siihen, että hän täyttää määräajat ja ylittää odotuksemme. Kaksi vuotta hänen kanssaan hän saavutti lukuisia saavutuksia, sillä se lisäsi sosiaalisen median sitoutumistamme 20%: lla, alentamalla verkkosivustomme palautumisprosenttia 10%: lla, lisäämällä ROI-tuottoamme digitaalisissa kampanjoissa 15%.

Vaikka Sarahin ammattitaito oli A & B Medialle erittäin arvokas, hän oli myös hieno joukkueen pelaaja. Optimaalinen, mielenkiintoinen ja helppokäyttöinen Sarah oli todellinen ilo olla toimistossa ja edisti monia myönteisiä suhteita osastollamme sekä koko yrityksessä.

Sanoin, että olen erittäin luottavainen suositukselleni ja uskon, että Sarah sopii erinomaisesti Saber Marketing & PR: lle. Jos haluat puhua lisää kokemuksistani Sarahin kanssa, lähetä minulle sähköpostia osoitteeseen [email protected] tai soita minulle osoitteessa 555-555-5555.

Ystävällisin terveisin, Melissa Bradley

Markkinointijohtaja, A & B Media

Kirjeesi alustaminen

Jos lähetät kirjeen työnantajalle tai koululle, noudata varmasti asianmukaista kirjeitä. Tämä sisältää luettelon yhteystiedoistasi, päivämäärästä ja sen henkilön yhteystiedoista, joka vastaanottaa kirjeen (tyypillisesti vuokrausjohtaja) kirjeen yläreunassa. Lisää myös käsinkirjoitettu allekirjoitus fyysisen kirjeen alareunassa.

Jos kuitenkin lähetät tämän kirjeen sähköpostitse, sinun ei tarvitse sisällyttää mitään yhteystietoja tai päivämäärää kirjeen yläreunassa. Luettele sen sijaan yhteystietosi sähköpostin allekirjoituksen jälkeen. Varmista myös, että sinulla on selkeä, ytimekäs aihe, jossa luetellaan hakijan nimi, työ, jota he hakevat (tarvittaessa), ja kirjeen tarkoitus. Esimerkiksi aihealueella voi lukea: "Suositus etunimen sukunimelle - henkilöstöavustajatyö."

Käytä viitekirjan mallia

Jos et ole varma, mitä kirjoittaa, käytä viittauskirje-mallia ja muokkaa sitä sisällyttämällä tietosi. Malli on hyödyllinen tapa nähdä, miten kirjain muotoillaan ja mitä kirjaimeen sisällytetään.

Voit myös katsella lisää esimerkkiviitteitä ideoita varten, mitä haluat sisällyttää omaan kirjeeseesi. Muista kuitenkin vaihtaa kirjainta niin, että se koskee sitä henkilöä, jolle kirjoitat kirjainta.