Vertailujen käyttäminen projektinhallinnassa

Yksi projektin määrittävistä ominaisuuksista on, että se kestää tietyn ajan. Se voisi olla jotakin muutaman viikon ja useiden vuosien välillä, ja joissakin tapauksissa suurten rakennushankkeiden tai julkisten töiden osalta, vuosikymmeniä.

Projektipäälliköt käyttävät virstanpylväitä, jotta voidaan seurata etenemistä ja varmistaa, että keskeiset tulokset saavutetaan aikataulun mukaisesti.

Hankkeen virstanpylväs on tehtävä, jonka kesto on nolla ja joka merkitsee projektin saavutusta. Niitä käytetään keinona osoittaa eteenpäin liikkumista ja edistymistä ja näyttää ihmisille, mitä tapahtuu, vaikka heillä ei olisi yksityiskohtaisia ​​tietoja siitä, millaisia ​​tehtäviä hänellä on. Tältä osin ne ovat erittäin hyödyllisiä sidosryhmien viestinnässä ja odotusten asettamisessa.

Milloin käyttää projektin virstanpylväitä

Projektinhallinnan välitavoitteita käytetään merkitsemään:

• Merkittävien vaiheiden alkaminen
• Merkittävien vaiheiden päättyminen
• määräajat
• Kun tärkeä päätös tehdään
• Muut kiinteät ajankohdat, jotka vaativat nimenomaisesti

Kuinka usein asetetaan virstanpylväitä suunnitelmassasi

Koulutuskurssi saattaa suositella virstanpylväiden asettamista suunnitelmaan noin kerran kuukaudessa.Tämä on hieno ja hyvä nyrkkisääntö, mutta sinun on käytettävä ammattitaitoista tuomiota. Joillakin kuukausilla saattaa olla paljon toimintaa, ja tärkeitä kokouksia pidetään virstanpylväinä, tehdyinä päätöksinä ja yhden vaiheen ja toisen alkamisen päättymisenä.

Muina kuukausina saatat keskittyä toteutukseen hyvin vähän, jos mitään, että voit ripustaa virstanpylvään.

Raportointitarkoituksiin on hyödyllistä luoda syy olla virstanpylväs ainakin kerran jokaisessa raportointikierroksessa.

Miten välitavoitteet esitetään Gantt-kaaviossa

Välitavoitteet ovat yksi Gantt-kaavion osatekijöistä ja ne näkyvät kaaviossa timanttina. Niitä ei näytetä normaalina tehtävänä, koska niiden kesto on nolla: toisin sanoen ne eivät vie mitään aikaa. Gantt-kaavion suunnittelua varten ne vain tapahtuvat.

Jos et käytä Gantt-kaavioita, voit silti käyttää virstanpylväitä. Tässä on viisi vaihtoehtoa Gantt-kaavioille: voit silti sisällyttää virstanpylväitä suunnitelmaan näiden avulla.

Jos haluat pysyä henkilökohtaisesti järjestettynä ja projektinhallintaohjelmistosi ei ole täysin integroitu kalenteriin, voit kopioida ja liittää tärkeimmät päivämäärät päiväkirjaasi. Riippuen siitä, miten haluat työskennellä, tämä voi muistuttaa sinua siitä, mitä pitäisi tulla.

Miten nimetä virstanpylväät

Välitavoitteilla pitäisi olla selkeä kuvaus hankkeen aikataulusta, mutta ei sellaista, joka merkitsee, että ne ovat tehtävä. Joten niitä ei pitäisi kutsua ”Sopimukseen siirtymiseksi vaiheeseen 2”, mutta ”Vaihe 2 alkaa”. Jos haluat heijastaa pyrkimystä päästä sopimukseen siirtymisestä vaiheeseen 2, lisää tehtävä juuri ennen virstanpylvästä sen peittämiseksi.

Välitavoitteiden pitäisi kuvata ajankohtaa, jolloin ne edustavat tätä:

• Testausvaihe on valmis
• PID hyväksytty
• Sopimus allekirjoitettu

Monet projektipäälliköt päättävät laskea välitavoitteensa myös helpommaksi. Jos käytät työnjakoa, voit käyttää numeroa. Muussa tapauksessa on hyvä käyttää M1-, M2- ja niin edelleen, jotta saat selville, mitä viittaat. Selkeä nimeämisrakenne muuttuu tärkeämmäksi, kun virstanpylväiden määrä kasvaa, joten mieti, miten aiot tehdä tämän, jos projekti kestää useita kuukausia.

Kuinka saada virstanpylväät allekirjoitettu

Välitavoitteet ovat osa hankkeen aikataulua, joten kun aikataulusi on perustettu, kannattaa harkita välitavoitteesi.

Jos haluat muuttaa virstanpylväiden päivämääriä, sinun on käytettävä tavallisia muutoksenhallintamenetelmiäsi suunnitelmasi mukauttamiseksi. Tämä voi olla yhtä helppoa kuin keskustella projektisi sponsorin kanssa ja antaa heille tietää, miksi päivämäärät on muutettava, tai niin muodollinen kuin uuden suositellun aikataulun laatiminen ja sen saattaminen suunnittelukomiteaan ratifioimaan.

On parasta selvittää, mikä on virstanpylvään kirjautumisprosessi, jos sellainen on, ennen kuin tarvitset sitä, jotta et tuhlaa mitään aikaa, kun sinun on tehtävä muutos.

Tietoliikenteen välitavoitteiden käyttäminen

Välitavoitteet ovat hyödyllisiä viestinnässä ja raportoinnissa, koska ne edustavat suunnitelman vähimmäispisteitä. Toisin sanoen, jos otit kaikki muut tehtävät, voit silti nähdä, mitä tapahtui ja pitää hanke etenevän vain käyttämällä välitavoitteita.

Sinun pitäisi pystyä vetämään virstanpylväät ja asettamaan ne kojelautaan tai projektiraporttiin. Heidän pitäisi kertoa hankkeen tarinasta riittävän yksityiskohtaisesti, jotta he voivat vastata henkilöille, joita raportoitte, tavallisesti projektisi sponsorille tai muulle johtoryhmälle, kuten ohjausryhmälle (tai projektilautakunnalle). Joka kuukausi tai käyttämäsi raportointitaajuus voit näyttää, mitkä välitavoitteet on saavutettu.

Raportointi välitavoitteita vastaan ​​on melko suoraviivainen, ja se tehdään usein taulukossa. Luetteloit virstanpylvään kuvauksen, sen päivämäärän ja sen jälkeen uuden ennustetun päivämäärän. Kun virstanpylväs on saavutettu ja se voidaan merkitä täydelliseksi, lisää tämä päivämäärä myös. Toivottavasti se on sama kuin ennustettu päivämäärä, mutta hankkeet eivät aina toimi näin.

Tällainen taulukko tekee selväksi, mitä on suoritettu ja mikä on erinomainen. Voit suunnitella vastauksen kysymykseen: "Miksi emme osuneet tähän virstanpylvään?" Ennen kuin lähdet ja tapaat sponsorisi tai lähetät raportin.

Kun projektisuunnitelma on hyvin pitkä, ja sinulla on paljon virstanpylväitä, on helpompi hylätä valmiit välitavoitteet jokaisesta raportointikierroksesta. Ilmoita vain tulevat tai päätökseen tulevat kuukausi: ensi kuussa lähtee pois viime kuussa valmistuneista, joten et lisää jatkuvasti raportin pituudelle kertomalla ihmisille, että he jo tuntevat työnsä.

Välitavoitteet ovat todella hyödyllinen projektinhallintatyökalu suunnitteluun, aikatauluttamiseen ja raportointiin, ja niitä on helppo käyttää. Laita joku seuraavaan projektisuunnitelmaan, seuraa niitä ja löydät itsesi oppimisen, mikä taajuus toimii parhaiten.

Samoin kuin kaikki projektinhallinnassa, käytä niitä joustavasti saadaksesi haluamasi tulokset käyttämällä näitä vinkkejä ja ohjeita oman päätöksesi tiedottamiseksi.