Oikeudellinen vastaanottovirkailijan työn yleiskatsaus ja tehtävät

Oikeudelliset vastaanottovirkailijat ovat asianajotoimiston tai oikeudellisen osaston portinvartijoita. He työskentelevät etupisteessä asianajotoimiston aulassa tai odotusalueella, tervehtivät asiakkaita ja kävijöitä ja vastaavat saapuviin puheluihin. Koska vastaanottovirkailija on usein ensimmäinen henkilö, jonka kanssa asiakkaat ja kävijät ovat vuorovaikutuksessa, hän on tärkeä yrityksen kuva ja sen on oltava kiillotettu, ammattimainen ja muotoiltu.

Tämä työ on loistava tapa murtautua oikeudelliseen alaan, koska vastaanottovirkailijat voivat työskennellä asianajotoimistoissa, valtion virastoissa, yritysoikeudellisissa yksiköissä, yleisen edun mukaisissa tiloissa ja oikeustaloissa. tai asianajotoimistot. Ne, jotka ovat erinomaisia, mainostetaan usein muissa tehtävissä yrityksen sisällä, kuten oikeudellinen vastaanottovirkailija, oikeudellinen sihteeri tai paralegal. Oikeudellisilla vastaanottovirkailijoilla on myös mahdollisuus yhdistää asianajotoimiston henkilöstön kaikilla tasoilla - kopiohuoneen henkilökunnasta vanhempiin kumppaneisiin - sekä asiakkaita, vastakkaisia ​​neuvonantajia, lakimyyjiä ja muita kävijöitä.

Työtehtävät

Oikeudelliset vastaanottovirkailijoiden tehtävät vaihtelevat työympäristön ja käytännön tyypin mukaan. Pienemmissä toimistoissa oikeudellinen vastaanottovirkailija voi myös kaksinkertaistaa oikeudellisen sihteerinä yhden tai useamman asianajajan. Tyypillisiä oikeudellisia vastaanottovirkailijoiden tehtäviä ovat:

• Tervetuloa asiakkaita ja kävijöitä sekä vastaamalla kävijöiden tiedusteluihin
• Vastaaminen ja reitittäminen saapuvista puheluista monilinjajärjestelmässä
• Asiakkaiden ajoitus ja reititys
• Kokoustilojen ylläpito ja aikataulu
• Odotustilan, aulan tai muiden julkisten tilojen ylläpito
• Tarjoillaan kahvia tai teetä vieraille
• Tarvikkeiden tilaaminen
• Asiakirjojen skannaus, kopiointi, faksaus ja arkistointi
• Postin ja käsin toimitettujen pakettien kerääminen ja reitittäminen
• Työntekijän tunnistamisen ja vierailijan antamien tarkastusten tarkistaminen

Pienemmissä yrityksissä oikeudellinen vastaanottovirkailija voi käsitellä muita hallinnollisia tehtäviä, kuten laskutusta, tietojen syöttöä, tekstinkäsittelyä, uusien tapaustiedostojen luomista ja yksinkertaisen kirjeenvaihdon laatimista.

koulutus

Korkeakoulututkintoa vaaditaan yleensä. Jotkut työnantajat voivat mieluummin käyttää virallista koulutusta tai koulutusta sekä kokemusta asianajotoimistosta. Monet työnantajat tarjoavat työpaikalla tapahtuvaa koulutusta.

Skills

Oikeudellisilla vastaanottovirkailijoilla on oltava erinomaiset ihmissuhde- ja asiakaspalvelun taidot kommunikoida ylimmän tason asianajajien, kumppaneiden, asiakkaiden, vastakkaisten neuvonantajien, tuomioistuinten toimittajien, myyjien, henkilöstön ja muiden kanssa. Niiden on myös pystyttävä käyttämään monilinjaisia ​​puhelinjärjestelmiä ja toimistolaitteita, kuten tietokoneita, tulostimia, skannereita, kopiokoneita ja videoneuvottelulaitteita.

Vahvat kirjoitus- ja kielitaidot ovat tärkeitä tehokkaiden viestien ja kirjeenvaihdon ja raporttien laatimisessa. Oikeudellisten termien ja ammattikielen tuntemus sekä eri toimistomuotojen ja oikeudellisten asiakirjojen ymmärtäminen ovat myös ratkaisevan tärkeitä työn kannalta. Joidenkin lakisääteisten vastaanottovirkailijoiden, erityisesti pienten asianajotoimistojen työntekijöiden, on myös perehdyttävä tekstinkäsittelyyn, laskentataulukkoon, tietokantaan ja laskutusjärjestelmiin.

Henkilökohtaiset piirteet

Koska lailliset vastaanottovirkailijat ovat usein kävijän ensimmäinen yrityskontakti yrityksen tai yrityksen kanssa, ammatillinen ulkonäkö ja kiillotettu käyttäytyminen ovat tärkeitä. Muut työn edellyttämät henkilökohtaiset ominaisuudet ovat:

• Luottamuksellisuuden ja harkinnan kunnioittaminen
• Silmää yksityiskohdille
• Positiivinen, vaalea asenne
• Kärsivällisyys vaikeiden kävijöiden kanssa
• luotettavuus

Työ-elämän tasapaino

Useimmat lailliset vastaanottovirkailijat työskentelevät tavanomaisessa 40 tunnin työviikossa, vaikka satunnaista ylitöitä saatetaan tarvita. Koska vastaanottovirkailijat matkustavat tai työskentelevät harvoin viikonloppuisin tai iltaisin, tämä ammatti tarjoaa erinomaisen tasapainon opiskelijoille, vanhemmille ja muille, joilla on huomattavia tehtäviä työpaikan ulkopuolella. Eräiden työnantajien kanssa on saatavilla työnjakoa ja muita joustavia työjärjestelyjä.

Kiireellisen työympäristön luominen vaatii kiireisen asianajotoimiston vaatimuksia ja vuorovaikutusta vaikeiden henkilöiden kanssa sekä tiukkoja määräaikoja. Koska lailliset vastaanottovirkailijat istuvat usein pitkiä aikoja ja viettävät paljon aikaa näppäimistöllä, he voivat kokea silmänpään tai toistuvia liikehäiriöitä, kuten karpaalikanavan oireyhtymää.

korvaus

Oikeudelliset vastaanottovirkailijoiden palkat vaihtelevat yrityksen koon, maantieteellisen sijainnin, kokemuksen ja muiden tekijöiden mukaan. Vastaanottovirkailijoiden keskimääräinen tuntipalkka toukokuussa 2015 oli 20,77 dollaria. Koska lailliset vastaanottovirkailijat ovat erikoistuneita, lailliset vastaanottovirkailijat pyrkivät ansaitsemaan enemmän kuin koko vastaanottovirkailija. Pienissä yrityksissä ja maaseutualueilla kokematon oikeudellinen vastaanottovirkailija voi aloittaa vähimmäispalkasta. Korkeimmillaan New Yorkin tai Los Angelesin oikeudelliset vastaanottovirkailijat voivat ansaita yli 43 200 dollaria työtilastotoimiston (BLS) mukaan.

Keskimäärin 50 prosenttia ansaitsi 15,94–27,76 dollaria. Alin 10 prosenttia ansaitsi alle 12,86 dollaria ja korkein 10 prosenttia ansaitsi yli 35,05 dollaria. Vuosipalkat olivat 26,760 ja 72,890 dollarin välillä.

Kiireellisissä käytännöissä oikeudelliset vastaanottovirkailijat ansaitsevat usein tuloja, jotka ylittävät peruspalkansa ylityötunneilla.

Näkymät

Työntekijöiden ennustetaan kasvavan keskimääräistä nopeammin vastaanottovirkailijoiden keskuudessa. Työpaikkojen kasvu ja tarve korvata muut ammatit siirtävät työntekijät tai jättävät työvoiman, luovat suuren määrän työpaikkoja vastaanottajille, BLS-raportit.