10 Ajattomat ajanhallintatekniikat

Jokaisella on sama 24 tuntia päivässä, mutta jotkut ihmiset näyttävät olevan niin paljon tuottavampia kuin tuolloin. Jos et tunne tuottavuutta, tavallinen ratkaisu, joka tulee mieleen, on, että sinun täytyy hallita aikaa paremmin. Et voi todella ”hallita” aikaa, koska päivässä on 24 tuntia, tunnissa 60 minuuttia, 60 minuuttia sekunnissa ja se ei koskaan muutu.

Voit kuitenkin valvoa, missä ja miten viettää aikaa ja ryhtyä toimiin aikakustannusten vähentämiseksi tai poistamiseksi. Itse asiassa ajan hallinta on itse asiassa itsesi hallintaa.

Seuraavassa on kymmenen ajattomia tapoja hallita aikataulusi joka päivä, jotta saat mahdollisimman paljon aikaa.

1) Määritä ensisijaiset tavoitteet

Ilman tavoitteita saatat huomata, että olet taipuvainen ajamaan mitä tahansa kiireellisimpiä tai tuijottaa sinua kasvoihin. Kiiltävä esineitä ei ole haittaa. Tämän estämiseksi selvitä todelliset prioriteetit elämässäsi ja siirry heitä kohti asettamalla vuosittain, kuukausittain, viikoittain ja päivittäin tavoitteet tai toivotut tulokset. Sijoitetaan jokainen näistä seuraavista järjestelmistä:

• Tärkeys: (A = korkea, B = keskiarvo, C = alhainen)
• Kiireellisyys: (1 = korkea, 2 = keskiarvo, 3 = alhainen)

Työskentele aina kiireellisimpiä ja tärkeimpiä tavoitteita ja tehtäviä (A1) ja siirry sitten luettelon alaspäin.

2) Noudata 80/20 sääntöä

”80/20-sääntö”, joka tunnetaan myös nimellä Pareto-periaate, sanoo, että 80 prosenttia tuloksista on peräisin 20 prosentista teoistasi. Se on tapa tarkastella aikakäyttöäsi, priorisoida valitsemasi tehtävät tärkeimpien tavoitteiden mukaan. Keskityitkö 20 prosenttiin toimista, jotka tuottavat 80 prosenttia toivotuista tuloksista?

3) Opi sanomaan ei

Kun toiset pyytävät sinua, nämä tehtävät voivat olla heille tärkeitä, mutta ne ovat ristiriidassa tärkeimpien tavoitteiden kanssa. Varsinkin kun se on jotain, mitä haluat tehdä, mutta ei yksinkertaisesti ole aikaa, se voi olla hyvin vaikeaa sanoa ei.

Vaikka on hienoa olla joukkuepelaaja, on myös tärkeää tietää, milloin ja miten olla itsevarma ja anna henkilölle tietää, ettet voi käsitellä pyyntöään tällä hetkellä. Jos suostut ottamaan tehtävän, neuvottele määräaika, joka auttaa heitä saavuttamaan tavoitteensa uhraamatta omaa.

4) Viivytyksen voittaminen ”4D” -järjestelmän avulla

• Poista se: Mitkä ovat seuraukset siitä, että tehtävää ei tehdä lainkaan? Harkitse 80/20 sääntöä; Ehkä sitä ei tarvitse tehdä ensinnäkin.
• Siirrä se: Jos tehtävä on tärkeä, kysy itseltäsi, onko se todella jotain, jonka olet vastuussa ensinnäkin. Voiko joku muu antaa tehtävän? Katso ”10 asiaa, joita johtaja ei saa koskaan delegoida”.
• Tee se nyt: Tärkeän tehtävän lykkääminen luo vain ahdistusta ja stressiä. Tee se niin aikaisin kuin mahdollista.

• Lykätä: Jos tehtävä on sellainen, jota ei voi suorittaa nopeasti eikä ole ensisijainen kohde, lykkää sitä.

5) Syö Frog

Brian Traceyn kirjasta Syö tuo sammakko "Jos ensimmäinen asia, jota teet joka aamu, on syödä elävää sammakkoa, voit käydä läpi päivän tyytyväisenä tietäen, että se on luultavasti pahin asia, joka tapahtuu sinulle koko päivän."

Sammakot ovat päivittäisiä tehtäviä, jotka vaikuttavat eniten tavoitteiden saavuttamiseen, ja tehtävät, joita olet todennäköisimmin aloittamassa.

6) Vähennä kokousten määrää

Huonosti juoksevat kokoukset ovat aikahävittäjiä, jotka kerrotaan kokouksessa olevien ihmisten lukumäärällä. Katso “Kuinka johtaa tiimikokous.”

7) Lasipurkki: kiviä, kiviä, hiekkaa ja vettä

Luokittele tehtävät tällä tavalla ja käsittele ensin "kiviä". Jos pidät edelleen pieniä asioita (hiekkaa, kiviä ja vettä), ei tärkeitä strategisia kohteita, kiviä, niin purkki täyttää nopeasti ilman tilaa kallioille.

8) Poistetaan elektroniset aikajätteet

Jokaisella on tiettyjä häiriötekijöitä, jotka keskeyttävät ne ja vievät aikaa pois työstään. Onko sinun Facebook? Viserrys? Sähköpostin tarkistaminen? Jatkuva viestintä ystävien ja perheen kanssa? Lopeta niiden tarkistaminen niin usein erottamalla nämä tehtävät. Aseta aika, tarkista ja käsittele ne kaikki kerralla. Anna itsellesi 30 minuuttia ja palaa sitten tehtävään. Erä ne ja ota tauko kerran tai kahdesti päivässä vastaamaan.

9) Järjestä

Jotta voit hallita tehokkaasti aikaa ja olla tuottavaa joka päivä, sinun on luotava oikea ympäristö. Käyttökelvottomien häiriöiden poistaminen, tehokkaan arkistointijärjestelmän luominen, lähistöllä oleva paikka kaikille usein tarvittaville työkohteille ja työnkulun hallintatyökalujen käyttö tuottavan ympäristön luomiseksi.

10) Huolehdi terveydestäsi

Hyvä yöunet, terveellinen syöminen ja liikunta antavat sinulle energiaa, tarkennusta ja kestävyyttä, joka on tarpeen, jotta saat kaiken irti päivästäsi. Saattaa tuntua, että työ on tärkeämpää ja voit aina saavuttaa unen, ruoan ja liikunnan myöhemmin. Jos menetät terveytesi, et voi työskennellä tai tehdä paljon muuta asiasta, joten älä kurista itseäsi hoitamasta.