Miten SWOT-analyysi suoritetaan

Julkaistu 11.7.2015

SWOT tarkoittaa:

vahvuudet

heikkoudet

Mahdollisuudet

vahvuudet

SWOT-analyysia käytetään tunnistamaan yrityksen, yksikön tai ryhmän tai tuotteen, palvelun tai ohjelman vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhkat. SWOT-analyysin avulla voit keskittyä tiettyihin alueisiin ja löytää toimia, jotka voivat auttaa vahvistamaan vahvuuksia, minimoimaan tai poistamaan heikkouksia, maksimoimaan mahdollisuuksia ja käsittelemään tai voittamaan uhkia.

SWOT-analyysi suoritetaan usein tiimin kanssa, ja sitä käytetään strategian tai strategisen suunnitelman tiedottamiseen ja (sisältyy liitteeseen tai liiteasiakirjoihin).

Joukkueet alkavat usein istunnon, jossa luodaan yhteinen visio, ja seurataan SWOT-analyysejä.

Katso miten tiimisi kohdistetaan yhteinen visio.

SWOT-analyysin suorittaminen:

1. Valitse yksilö SWOT-analyysin helpottamiseksi. Vaikka johtaja, tiimi tai projektipäällikkö voi johtaa omaa SWOT-analyysiä, on usein hyödyllistä käyttää itsenäistä ohjaajaa, jotta johtaja vapautuu täysimääräisesti ja että se ei ole puolueeton muiden panoksesta.

2. Aivotaa yrityksen tai yksikön vahvuuksia

Mene huoneeseen ja pyydä ideoita osallistujilta. Yrityksen tai yksikön vahvuuksia ovat muun muassa johtajuuskyky, päätöksentekokyky, innovaatio, tuottavuus, laatu, palvelu, tehokkuus, teknologiset prosessit ja niin edelleen. Tallenna kaikki ehdotukset flip chartiin. Vältä kaksoiskappaleita. Selvitä, että jotkin ongelmat saattavat näkyä useammassa kuin yhdessä luettelossa. Esimerkiksi yrityksellä tai yksiköllä voi olla vahvuus sellaisella alueella kuin asiakaspalvelu, mutta sillä voi olla myös heikkous tai puutteellisuus tällä alueella.

Tässä vaiheessa tavoitteena on kaapata mahdollisimman monta ideota flip chartsista. Vahvuuksien arviointi tapahtuu myöhemmin.

Katso 15 tapaa sadetta aivoriihi-istunnossa vinkkejä siitä, mitä välttää aivoriihi-aikana.

3. Yhdistä ideoita

Lähetä kaikki flip charts -sivut seinälle. Vaikka kaikki ponnistelut on voitu välttää päällekkäisten merkintöjen välttämiseksi, on olemassa joitakin ideoita, jotka ovat päällekkäisiä. Yhdistä kaksoispisteet pyytämällä ryhmää, mitä kohteita voidaan yhdistää saman aiheen alle. Vastusta kiusausta liioittelemaan - monien ideoiden kerääminen yhteen aiheeseen. Tämä johtaa usein keskittymättömyyteen.

4. Selvitä ajatukset

Siirry konsolidoidun luettelon kohdalle ja selitä kaikki kohteet, joihin osallistujilla on kysymyksiä.

On hyödyllistä toistaa jokaisen kohteen merkitys ennen sen keskustelua. Pidä kiinni vahvuuksien määrittämisestä. Rajoita ryhmää puhumasta ratkaisuista tässä prosessin vaiheessa.

5. Tunnista kolme vahvinta

Joskus kolme parasta vahvuutta ovat ilmeisiä eikä äänestystä tarvita. Tällöin vain testaa yksimielisyys. Muussa tapauksessa anna osallistujille muutama minuutti valita itsensä parhaiten. Anna jokaiselle tiimin jäsenelle äänestää kolme tai viisi ääntä (kolme, jos kysymysluettelo on kymmenen tai vähemmän, viisi jos se on pitkä).

Tunnista kolme parasta kohdetta. Jos on olemassa siteitä tai ensimmäinen ääni on epäselvä, keskustele erittäin arvostetuista asioista ensimmäisestä äänestyksestä ja äänestä uudelleen.

6. Yhteenveto vahvuuksista

Kun kolme suurinta vahvuutta on päätetty, tee yhteenveto yhdellä flip chart-sivulla.

7. Toista vaiheet 2-6 heikkouksien vuoksi

Samoin kuin vahvuuksiin, yrityksen tai yksikön heikkouden alueet ovat: johtamiskyky, päätöksentekokyky, innovaatio, tuottavuus, laatu, palvelu, tehokkuus, teknologiset prosessit ja niin edelleen.

8. Toista vaiheet 2-6 mahdollisuuksien mukaan

Mahdollisuuksien alueita ovat: kehittyvät markkinat, markkinoiden laajempi leviäminen, uudet teknologiat, uudet tuotteet tai palvelut, maantieteellinen laajentuminen, kustannusten alentaminen ja niin edelleen.

9. Toista vaiheet 2-6 uhkien varalta

Uhka-alueita ovat: uuden kilpailijan sisäänpääsy, lainsäädäntö tai määräykset, jotka lisäävät kustannuksia tai poistavat tuotteen, laskevan tuotteen tai markkinat jne.

SWOT-analyysin tekeminen on loistava tapa kehittää kuvaa siitä, missä olet ja missä sinun täytyy mennä. Näiden vaiheiden avulla voit saada tuloksia tehokkaasti tavalla, joka sisältää ja aktivoi tiimin.