Mikä on henkilöresurssien tietojärjestelmä?

Henkilöstötietojärjestelmä (HRIS) on ohjelmisto tai online-ratkaisu henkilöresurssien, palkanlaskennan, hallinnon ja kirjanpidon toimintojen tietojen syöttämiseen, tietojen seurantaan ja tietotarpeisiin. Se on hyödyllinen kaikille prosesseille, joita haluat seurata ja joista voitte kerätä hyödyllisiä ja tarkoituksenmukaisia ​​tietoja.

Normaalisti pakattu tietokantaan, satoja yrityksiä myy jonkinlaista HRIS-järjestelmää ja jokaisella HRIS: llä on erilaiset ominaisuudet. Valitse HRIS huolellisesti yrityksesi tarpeiden mukaan. Koska HRIS on tullut yhä hienostuneemmaksi, valinta on tullut tarpeeksi HR-osaston käytännölliseen lamaamiseen.

Tietotekniikkayrityksen, jossa on tietokoneasiantuntijoita, katsominen kulkee kolmen eri HRIS-järjestelmän läpi kymmenen vuoden aikana, ennen kuin se lopulta ratkaisee nykyisen järjestelmänsä, oli niiden monimutkaisuus. Siksi HRIS: n valitseminen on merkittävä yritys yritykselle.

Keskeiset näkökohdat, kun tarkastelet HRIS-vaihtoehtoja

HRIS-järjestelmän valinta on stressaavaa tilannetta, koska niin monta vaihtoehtoa on olemassa. Valitsemalla vaihtoehdot, jotka sopivat parhaiten yrityksesi tarpeisiin, on haastavaa. Kunkin järjestelmän antamien tietojen välittäminen on myös haastavaa.

Myyjät ovat usein tilattuja myyjiä, jotka suullisesti voivat kertoa teille, että järjestelmä vastaa tarpeitasi. Varmista, että tarkistat tämän useilla eri lähteillä, kuten nykyisillä asiakkailla, online-keskusteluryhmillä, LinkedInillä, muilla SHRM-jäsenillä ja Google-arvosteluilla.

Nämä ovat muita tekijöitä, jotka on otettava huomioon, kun valitset HRIS-toiminnon.

• Muista, että vaikka yrityksesi olisi vain muutama henkilö tänään, sillä voi olla kaksi kertaa enemmän tai jopa 10 kertaa enemmän työntekijöitä kuin tulevaisuudessa, joten valitse järjestelmä, joka voi kasvaa yrityksesi kanssa.
• Toinen keskeinen tekijä, joka sinun on otettava huomioon, on se, että monet HRIS-järjestelmät pystyvät saavuttamaan vain osan automatisoinnin tarpeesta. Näissä tapauksissa haluat varmistaa, että lisävarusteiden tai muiden järjestelmien komponentit toimivat yhdessä virheettömästi. Jälleen, älä ota myyjän sanaa järjestelmistä, jotka toimivat yhdessä. Tee tutkimuksesi.

• Tarkista myös, millaisia ​​koulutuksia ja jatkuvaa tukea henkilökunta on käytettävissä. Sinun on myös varmistettava, että myyntikonsultin lupaukset koulutuksesta ja seurannasta oston jälkeen on kirjoitettu suoraan sopimukseenne HRIS-ostoksesta. Tarkista myös muiden organisaatioiden kanssa, että valitulla yrityksellä on jatkuvaa ja hyödyllistä tukea.

Paremman HRIS-valinnan odotettu toiminta

Henkilöstöresurssien tietojärjestelmät (HRIS) tarjoavat yleensä yleisesti:

Kaikkien työntekijöiden tietojen hallinta:

Tiedot, kuten nimet, nimikkeet, osoitteet ja palkat, ovat perustiedot. Palkka- ja asemahistoria, raportointirakenteet, suorituskyvyn arviointihistoria ja muut kriittiset työntekijätiedot.

Yritysasiakirjat:

Tämä sisältää kuten työntekijöiden käsikirjat, hätätilanteiden evakuointimenettelyt ja turvallisuusohjeet.

Edut hallinto:

Haluat etuja hallintaan, mukaan lukien ilmoittautuminen, tilamuutokset ja henkilötietojen päivittäminen. Ihanteellisessa järjestelmässä voit antaa työntekijöille mahdollisuuden etsiä ja tarkistaa omia tietojaan, mukaan lukien lomien seuranta.

Täydellinen integraatio palkkalistoilla:

Tämä integrointi kattaa myös muut yrityksen rahoitusohjelmistot ja kirjanpitojärjestelmät. Kun ne on kytketty, voit varmistaa, että maksutarkastukset ovat oikein. Ei ole koskaan irrottautunut siitä, mikä on virallinen palkkataso, ja siitä, mitä palkkalistoilla on. Jos järjestelmät eivät integroitu, palkkaa on helppo päivittää yhdessä järjestelmässä eikä toisessa.

Hakijan seuranta ja uudelleenhallinta:

Kun järjestelmä on saumaton, rekrytoija voi napsauttaa palkattua painiketta ja kaikki hakijan tiedot siirretään työntekijöiden puolelle. Tämä säästää niin paljon aikaa, koska tiedonsiirto ja paperityöt katoavat käytännössä.

Jos hakija esittää omia tietojaan, voit varmistaa tarkkuuden. Jos tarjouskirje luodaan samasta järjestelmästä kuin palkkajärjestelmä, palkka sopii täydellisesti ja väärinkäsityksiä ei ole.

Suorituskyvyn kehittämissuunnitelmat:

Ei ole vain tarpeeksi suunnitelmia, jos ne tallennetaan keskusjärjestelmään, niin he voivat seurata työntekijää helposti paikasta toiseen. Vanhempi johtaja voi tehdä raportteja nähdäkseen, missä ihmiset ovat ja mitä heidän yksittäiset pomonsa suunnittelevat tulevaisuuden suunnittelussa.

Kurinpitotoimet:

On tärkeää seurata, kuka on keskeytetty, alentunut tai joilla on ollut muita kielteisiä toimia, joita heitä vastaan ​​havaittiin - myös sen jälkeen, kun työntekijä lähtee organisaatiosi. Kun yritys kutsuu ja pyytää entistä työntekijäviittausta, HR-osaston pääkäyttäjällä on helppo etsiä ja raportoida, onko henkilö oikeutettu kuntoutukseen.

Harjoitustietueet:

Tämä on erityisen tärkeää yrityksessä, jossa tarvitaan sertifiointeja ja lisenssejä. Muissa yrityksissä koulutustietueilla ei välttämättä ole tällaista merkitystä, mutta saatat silti huomata, että tietojen saaminen on hyödyllistä, kun kehität työntekijöitäsi.

Yhteenvetona voidaan todeta, että HRIS, joka palvelee yrityksiä tehokkaimmin, seuraa näitä tietoja:

• läsnäolo ja PTO-käyttö,
• maksaa korotuksia ja historiaa,
• maksaa palkkaluokkia ja positioita,
• suorituskyvyn kehittämissuunnitelmat,
• koulutusta,
• kurinpitotoimet,
• henkilökohtaiset työntekijätiedot ja joskus
• johdon ja avainhenkilöiden perimissuunnitelmat,
• - suuri potentiaalinen työntekijän tunnistaminen, ja -. t
• hakijan seuranta, haastattelu ja valinta.

Oikean HRIS-järjestelmän edut

Tehokas HRIS tarjoaa tietoa lähes kaikesta, mitä yrityksen on seurattava ja analysoitava työntekijöistä, entisistä työntekijöistä ja hakijoista. Yrityksen on valittava henkilöstötietojärjestelmä ja mukautettava se tarpeidesi mukaan. Jos yrityksesi on kasvuradalla, valitse järjestelmä, joka voi kasvaa kanssasi.

Perus HRIS-järjestelmän toteuttaminen on melko edullista, mutta varmista, että mikä tahansa toteutus vastaa yrityksen todellisia tarpeita. Haluatko pystyä käyttämään liikevaihtoraportteja? Lisää organisaatiokaavioita?

Anna johtajille sähköinen pääsy aiempiin suorituskyvyn arviointeihin? Haluatko, että kaikki on tehtävä HR-yksikön kautta tai haluaisitko johtajien päästä itse tietoihin?

Asianmukaisen henkilöstöhallinnon avulla henkilöstöhallintohenkilöstö antaa työntekijöilleen mahdollisuuden päivittää ja korjata omia etujaan, mikä vapauttaa henkilöstöhallinnon henkilöstöä strategisempiin tehtäviin. Lisäksi helpotetaan työntekijöiden johtamiseen, tietämyksen kehittämiseen, urakehitykseen ja kehitykseen sekä tasa-arvoiseen kohteluun tarvittavia tietoja.

Lopuksi johtajat voivat käyttää tietoja, joita he tarvitsevat laillisesti, eettisesti ja tehokkaasti niiden raportoivien työntekijöiden menestykseen. He voivat käyttää omia raporttejaan ja syöttää järjestelmään suunnitelmia peräkkäin auttamiseksi.

Henkilöstötietojärjestelmä (HRIS) on ohjelmisto tai online-ratkaisu henkilöresurssien, palkanlaskennan, hallinnon ja kirjanpidon toimintojen tietojen syöttämiseen, tietojen seurantaan ja tietotarpeisiin.

Normaalisti pakattu tietokantaan, satoja yrityksiä myy jonkinlaista HRIS-järjestelmää ja jokaisella HRIS: llä on erilaiset ominaisuudet. Valitse HRIS huolellisesti yrityksesi tarpeiden mukaan.

Lisää HRIS-ohjelmasta

• Miten valita henkilöresurssitietotekniikka
• Hakijan seurantaohjelmisto
• Henkilöresurssien hallintajärjestelmän ratkaisu