Suunnittele projekti projektinhallinnan perustyökalujen avulla

Työelämämme on yhä enenevässä määrin hankkeiden maailma. Projektit ovat, miten kehitämme uusia tuotteita, toteutamme strategisia aloitteita ja teemme kaikkemme, mikä on organisaatiossa uusi.

Määritelmän mukaan hankkeet ovat väliaikaisia ​​ja ainutlaatuisia aloitteita, toisin kuin säännöllinen toiminta. Vaikka monet yritykset luottavat koulutettuihin, sertifioituihin projektipäälliköihin johtamaan aloitteitaan, hankkeen taitoja tarvitaan yhä enemmän kaikille ammattilaisille. Tässä artikkelissa käsitellään projektin suunnittelua ammattilaisille, jotka ovat kiinnostuneita ottamaan käyttöön hyvin ammattitaitoisia projektipäälliköitä.

Ota aikaa määritellä ja suunnitella projektisi

Projektipäälliköt ymmärtävät, että suunnittelussa käytetään paljon osaa koko hankkeen kestosta. Monilla meistä on taipumus kiirehtiä työn aloittamiseen, joka hankkeiden maailmassa on samanlainen kuin ohitetaan ohjeet siitä uudesta huonekalusta, jonka olet ostanut yhdeltä niistä "koota itse" vähittäiskauppiaille. Mahdollisuudet ovat, kiire tehdä työtä lukematta ohjeita luo joitakin vakavia ongelmia jossakin vaiheessa yrityksesi.

Sen sijaan, että kiirettäisit suoraan työhön, on tärkeää asettaa muutamia kriittisiä kysymyksiä:

1. Mitä oikein luot? Ole mahdollisimman tarkka.
2. Milloin se on täytettävä?
3. Mitä resursseja (ihmiset, laitteet ja budjetti) sinulla on pääsy hankkeen loppuun saattamiseen?

Edellä mainitut kolme kohtaa ovat laajuuslausuman perustekijöitä. Jokainen projektipäällikkö pyrkii selventämään soveltamisalaa ennen työn aloittamista.

Yrityslomakohde-aloitteen määrittely

Yrityksen lomaosapuolen otoksen kattavuusilmoitus voidaan lukea seuraavasti:

Tavoitteenamme on suunnitella ja toimittaa yrityksen lomajuhla 100 työntekijälle ja niiden merkittäville muille ennen joulukuun loppua, ja hinta ei ylitä 10 000 dollaria. Suunnittelumme ja koordinointimme koostuvat neljästä jäsenvaliokunnasta, jota valvoo toimitusjohtaja.Juhlissa on avoin baari, päällystetty ateria, jälkiruoka ja viihde.

Ainoastaan ​​yksinkertainen mutta tärkeä lausunto antaa aikaa käsitellä voimakkaita ohjeita projektissa mukana olevalle tiimille. Kaikki ymmärtävät hankkeen luonteen, aikataulun, resurssit ja budjetin.

Katkaise laajuus alaspäin erillisiin työkappaleisiin

Projektipäälliköt luovat jotakin, jota kutsutaan työnjaon rakenteeksi, kuvaamaan selkeästi, kannattavina termeinä kaikkea projektin työtä, joka jonkun on täytettävä tietyssä aikataulussa. Tilanne saattaa sisältää:

• Tunnista sijainti.
• Vahvista huoneen saatavuus ja lukitse se talletuksella.
• Valitse ruokavaihtoehdot.
• Vahvista palkki ja mitä palkki sisältää.
• Tunnista jälkiruokavaihtoehdot.
• Luo ja jaa kutsuja elintarvikkeiden valinnoilla.
• Viimeistele elintarvikkeiden valinnat palautettujen kutsujen perusteella.
• Päätä viihdetyypistä.
• Tarkista viihde- ja valintamahdollisuudet.
• Vahvista ruokasali.
• Osta pöytälahjoja vieraille.
• Koordinoi ja toimita tapahtuma.

Projektipäälliköt kehittäisivät tämän työn työn jakautumista ottamatta huomioon resursseja tai ajoitusta, mutta enemmän aivoriihi-muodossa. Kun kaikki projektin laajuuden saavuttamiseksi tarvittavat työt on tunnistettu, on aika laittaa se järjestykseen, määrätä vastuut ja kysyä aika- ja kustannusarvioita tiimin jäseniltä.

Projektisuunnitelman luominen työn jakautumisesta

Kun olet suorittanut edellisen sivun mukaisen yksinkertaisen työnjaon, sinun on nyt:

• Vahvista, että kaikki tärkeimmät kohteet, jotka ovat hankkeen soveltamisalan saavuttamiseksi, on tunnistettu.
• Vahvista, ketkä käsittelevät mitä työn kohteita ja luovat vastuullisuusmatriisin, jossa kuvataan vastuullisen osapuolen tärkeimmät työtehtävät.
• Pyydä, että jokainen tiimin jäsen tarkistaa tehtävänsä, tunnistaa aikarajat ja kustannusarviot, merkitsee määräajat, tiivistää resurssitarpeet ja varmistaa, että he ovat arvioineet perusteellisesti työnsä, josta ne ovat vastuussa.

Kun edellä mainitut vaiheet on saatu päätökseen, projektiryhmän tulisi työskennellä yhdessä järjestääkseen tapahtumat asianmukaisessa järjestyksessä, huomaten mahdolliset konfliktit resursseihin tai mahdollisiin ajoitushaasteisiin. Projektipäällikkö suorittaisi tämän vaiheen kehittämällä verkkokaavion, laskemalla kriittisen polun ja suunnittelemalla resursseja usein tietokoneohjelmiston avulla.

Pienemmälle projektille, joka käyttää epävirallisia menetelmiä, yksinkertainen post-it note -tyyppinen lähestymistapa, jossa elementit järjestetään järjestyksessä, voi olla kaikki tarpeellinen. Tämän prosessin avulla voit kehittää täydellisen kuvan askelista ja aikarajoista suuren lomajuhlan suunnitteluun ja toimittamiseen!

Anna työn aloittaa

Nyt kun olet viettänyt aikaa projektin asianmukaiseksi määrittelemiseksi, tunnistamaan tärkeimmät tehtävät, järjestä tehtävät ja arvioinut aika- ja resurssivaatimukset, olet valmis ottamaan ryhmän työhön niiden määrättyihin tehtäviin. Tehtäväsi epävirallisena projektipäällikkönä on seurata työtä, tukea tiimin jäseniä ja auttaa tunnistamaan ja ratkaisemaan haasteita niiden tapahtuessa. Hyvä projektipäällikkö kokoontuu säännöllisesti tiimin jäsenten kanssa edistymisen arvioimiseksi ja uusien riskien tunnistamiseksi.

Bottom Line

Edellä esitettyjä lähestymistapoja voidaan soveltaa mihin tahansa projektitilanteeseen osastollasi tai liiketoimintayksikössäsi. Kehitä selkeä laajuus, tunnista työ, määritä resurssit, kehitä arvioita ja aikataulu, ja seuraa ja ohjaa työtä. Ammattitaitoiset projektipäälliköt tunnustavat ja arvostavat käytäntöjä työpaikallasi, ja tulokset tulevat olemaan paljon parempia kuin vain hyppääminen työhön ilman sitä ajatellen.