Mitä työnantajia ei pidä säilyttää henkilöstötiedostoissa

Työnantajien ei pidä koskaan sijoittaa tiettyjä kohteita yleisiin henkilöstötietoihin. Henkilöstötiedostojen ja -tietueiden sisältö on yleisesti saatavilla henkilöstöhallinnon henkilöstölle, työntekijälle ja työntekijän johtajalle tai esimiehelle joissakin yrityksissä.

Joissakin tapauksissa käyttöoikeus on rajoitettu henkilöstön henkilöstöön, ja työntekijät voivat pyytää pääsyä heidän tietueisiinsa. Asianajajat voivat myös vaatia oikeusjuttujen ja Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) -hakemusten sisällön. Entinen työntekijä voi myös pyytää kopiota henkilöstötietojaan.

Paras käytäntö tekee henkilöstötiedostosta pääsyn vain henkilöstöhenkilöstön jäsenille. Henkilöstötiedostot on pidettävä lukittuna ja tallennettava tallennusalueelle, jonka avulla ne eivät pääse muille työntekijöille.

Työnantajan on huolehdittava siitä, että työntekijän henkilöstötietojen kaikki mahdolliset käyttötarkoitukset ja mahdolliset katsojat näkevät työntekijän henkilöstötietueissa puolueettoman ja tosiasiallisen dokumentoinnin työntekijän työhistoriasta.

Näin ollen haluat soveltaa näitä yleisiä ohjeita organisaation henkilöstötietoihin sisältyviin asiakirjoihin.

Työntekijöiden henkilöstötiedoston sisältöohjeet

Henkilöstötietojen on oltava tosiasiallisia.

Esimiehen tai henkilöstöhallinnon henkilöstön lausunnot; satunnaisia ​​muistiinpanoja; juoru; perusteettomia huhuja; muiden työntekijöiden esittämät kysymykset, raportit tai tattletale-väitteet, joita ei ole tutkittu; väitteet, joita ei ole tutkittu, tutkittu ja tehty; ja muut ei-tosiasialliset tiedot, kommentit tai muistiinpanot on jätettävä työntekijän henkilöstötiedostosta.

Yksi pahimmista esimerkkeistä loukkaavista kommenteista, joita henkilöstöhallinnon henkilöstötietoihin löydetty HR-johtaja löysi, sisälsi johtajan haastattelumerkinnät. Yksi totesi: "Mahdollisesti liian portaita ylös ja alas portaita pitkin." Kuvittele työntekijä, asianajaja ja jopa tulevat työntekijät ja esimiehet lukemassa näitä kommentteja.

Toisessa yrityksessä johtaja totesi, että johtajat ja muut olivat sijoittaneet työntekijän tiedostoihin, kuten "Mary on vihainen, koska hän ei saanut korotusta. Hän hidasti työnsä tarkoituksenmukaisesti saadakseen jopa hänen johtajansa kanssa." Katso ongelma?

Henkilöstörekisterit on määritettävä huolellisesti niiden sopiviin tiedostoihin.

Määritä yrityksesi henkilöstötietueiden protokolla, joka perustuu valtion ja liittovaltion lakiin, työlainsäädäntöön, kuten vuoden 1996 sairausvakuutuksen siirrettävyys- ja vastuullisuuslakiin (HIPAA) ja työnantajan parhaaseen käytäntöön.

Jatka sitten protokollan kanssa. Et halua löytää satunnaislääkärin tekosyitä, jotka on kiinnitetty henkilöstötiedostoon, kun ne kuuluvat lääketieteelliseen tiedostoon. Haluatko myös, että työntekijän myynninedistämistoimien palkka-aineistossa on perusteltu ja perusteltu.

Et myöskään halua kirjata palkkausta koskevaa päätöstä, johon sisältyy taustan tarkistus tai muistiinpanoja entisten työnantajien keskusteluista henkilöstötiedostossa.

Valvojat, esimiehet ja muut työntekijät, jotka asettavat asiakirjoja henkilöstötietoihin, tarvitsevat koulutusta.

Jokainen henkilö, jolla on pääsy ja joka voi sijoittaa asiakirjoja työntekijöiden henkilöstötiedostoon, tarvitsee koulutusta dokumentaation asianmukaiseksi kirjoittamiseksi.

Työntekijän tekoilmoituksessa, että työntekijä oli täydellinen kuolema, hän ei voita henkilöstösi mitään palkintoja. Mutta kouluttamattomat esimiehet ovat olleet tiedossa kirjoittamaan samanlaisia ​​lausuntoja ja sijoittamaan ne henkilöstön henkilöstötiedostoihin.

Parempi, rajoita tiedostojen käyttöoikeus HR-henkilöstösi henkilölle, joka on vastuussa tietueista ja tietää, mitä pitäisi ja ei pitäisi sijoittaa henkilöstötiedostoon.

Tasaa tiedot, jotka annat henkilöstön tietueisiin.

Sisällytä sekä työntekijän työllisyyshistorian myönteiset että negatiiviset näkökohdat. Henkilöstörekisterit korostavat liian usein kaikkia kielteisiä tapahtumia ja jättävät huomiotta jokaisen työntekijän kokemukset. Ajattele korotuksia, tarjouksia, huippuosaamisen palkintoja ja kopioita kiitoksesta ja kiitoksista.

Tunnista, että valvojan henkilökohtaiset muistiinpanot raportoivasta henkilökunnasta ja yhtiön virallisen henkilöstön tietueista ovat eroja.

Esimiehen muistiinpanot, joita käytetään suorituskyvyn parantamiseen, hankkeiden seurantaan ja tavoitteiden saavuttamiseen, sekä korotusten ja suorituskyvyn kehittämissuunnitelmien oikeudenmukainen määrittäminen, kuuluvat esimiehen yksityiseen tiedostoon, ei yrityksen virallisiin henkilöstötietoihin.

Tunnista myös tarve kouluttaa esimiehiä siitä, miten ne voivat tehdä muistiinpanoja ja ylläpitää asiakirjoja hallintatiedostossaan. Yksityisissä muistiinpanoissa sovelletaan samoja perusteita kuin tosiasioihin, ei lausuntoihin ja erityisiin esimerkkeihin, ei kuuloon.

Esimiehen yksityiset muistiinpanot voidaan hakea oikeusjuttuun, joten varovaisuutta on suositeltavaa myös yksityisissä seteleissä. Ei ole suositeltavaa, että esimiehet pitävät kopioita hallintotiedostojensa henkilöstötiedostossa olevista asiakirjoista.

Asiakirjojen ja haastatteluasiakirjojen palkkaaminen on hieman epätavallista.

Paras käytäntö on säilyttää erillinen tiedosto jokaiselle täytetylle sijainnille, joka sisältää kaikki asiakirjat, jotka liittyvät kyseisen aseman täyttämiseen työn lähettämisestä referenssitarkastuksiin. Hakijoiden ansioluettelot, kansikirjeet ja sovellukset kuuluvat tähän tiedostoon, paitsi että sinun tulee siirtää palkattu työntekijän hakemus henkilöstön henkilöstötiedostoon.

Tässä tiedostossa on viralliset tarkistuslistat ja lomakkeet, jotka pyrkivät mahdollisen työntekijän pätevyyden esittämiseen puolueettomasti ja tukevat päätöstä palkata pätevin ehdokas. Vuokrauspäällikön mielipiteet ja muistiinpanot, jotka tehtiin vuokrausprosessin aikana, eivät kuulu tähän tiedostoon.

Henkilöstö voi kerätä nämä muistiinpanot, jotta ne voivat säilyttää täydelliset asiakirjat työllisyyspäätöksestä, mutta ne eivät kuulu henkilöstötietoihin.

Faktiset asiakirjat työllisyyspäätöksistä.

Tämä dokumentaatio sisältää sellaisia ​​päätöksiä, kuten myynninedistämistä, siirtoa sivusuoritukseen ja palkankorotuksia ja ne kuuluvat henkilöstötietoihin. Valvojan tai henkilöstön mielipiteet työntekijästä eivät. Virallisia kurinpitotoimia koskevat asiakirjat, kuten kirjallinen varoitus, kuuluvat myös työntekijän henkilöstötiedostoon.

Erityisiä esimerkkejä asiakirjoista, joita ei pitäisi olla henkilöstötiedoissa

Seuraavia tietoja ei pidä sijoittaa henkilöstötietoihin. Asiakirjat voivat edellyttää erillistä tiedostoa, ne voidaan luokitella valvonta- tai hallintolomakkeeksi tai työnantaja ei pidä niitä lainkaan.

• Kaikki lääketieteelliset tiedot kuuluvat lääketieteelliseen tiedostoon.
• Palkanlaskennan tiedot kuuluvat palkanlaskentatiedostoon.
• Henkilöstötiedoissa ei pidä säilyttää asiakirjoja, jotka sisältävät työntekijän sosiaaliturvatunnuksia tai työntekijän suojattuja luokituksia, kuten ikä, rotu, sukupuoli, kansallinen alkuperä, vammaisuus, siviilisääty, uskonnolliset vakaumukset ja niin edelleen.
• Henkilöstön työn hallintaan, tavoitteiden asettamiseen, palautteeseen ja niin edelleen annettavaan valvontaan liittyvät asiakirjat tulisi jättää yksityiseen, esimiehen tai johtajan omaan kansioon.
• Tutkintamateriaalin, mukaan lukien työntekijöiden valitukset, todistajien haastattelut, työntekijöiden haastattelu, havainnot, asianajajan suositukset ja päätöslauselma, sekä seurantatoimet, joilla varmistetaan vastatoimet, tulisi sijoittaa tutkintatiedostoon, joka on erillinen henkilöstötietueista.
• Tiedoston työntekijä I-9-lomake I-9-tiedostoon tai -paikkaan, pois henkilöstön henkilöstötietueista.
• Aseta taustan tarkistukset, mukaan lukien rikoshistoria, luottotiedot ja niin edelleen, sekä huumeiden testauksen tulokset erillisessä tiedostossa, jonka esimiehet, johtajat ja työntekijä eivät voi käyttää. SHRM suosittelee joko tätä erillistä tiedostoa tai suosittelee, että nämä tiedot voidaan jättää myös työntekijän lääketieteelliseen tiedostoon.
• Työntekijöiden yhtäläisiä mahdollisuuksia koskevia tietoja, kuten itsetunnistuslomakkeita ja hallituksen raportteja, ei pidä säilyttää henkilöstötiedostossa eikä missään pääkäyttäjän käytettävissä.

Jos noudatat näitä ohjeita, organisaatiosi säilyttää tosiasialliset, tukevat työllisyyshistoriaa ja henkilöstötietoja asianmukaisissa paikoissa.

Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että annetut tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattua tarkkuutta ja laillisuutta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtioittain ja maittain. Pyydä oikeudellista apua tai apua valtion, liittovaltion tai kansainvälisten hallitusten varoista varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkinta ja päätökset ovat oikeat sijaintisi suhteen. Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua.